Формы первичных документов бухгалтерского учета

При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятия их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив [41, 75, 76, 80]. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.

Чтобы облегчить решение данной задачи, усилиями Госкомстата РФ и Центрального Банка РФ разрабатываются и внедряются альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. В настоящее время действуют первичные учетные документы по следующим разделам учета:

по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

по учету труда и его оплаты;

по учету основных средств и нематериальных активов;

по учету материалов;

по учету безналичных расчетов;

по учету работ в капитальном строительстве;

по учету работы строительных машин и механизмов;

по учету работ в автомобильном транспорте;

по учету кассовых операций;

по учету торговых операций;

по отражению результатов инвентаризации.

Наиболее значимые и часто употребляемые формы первичных документов в коммерческих организациях представлены в табл.4.3. К сожалению, в последнее время участились случаи внесения не оправданных изменений в уже утвержденные и получившие широкое хождение первичные документы, что наносит заметный материальный ущерб фирмам.

Таблица 4.3. Унифицированные формы первичных документов

│ N │ Наименование унифицированной формы │ Код │

По учету личного состава

│ 1 │Приказ (распоряжение) о приеме на работу │ Т-1 │

│ 2 │Личная карточка работника │ Т-2 │

│ 3 │Штатное расписание │ Т-3 │

│ 4 │Учетная карточка научного, научно-педагогического работника│ Т-4 │

│ 5 │Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу│ Т-5 │

│ 6 │Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику │ Т-6 │

│ 7 │График отпусков │ Т-7 │

│ 8 │Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового до-│ Т-8 │

│ │говора (контракта) с работником │ │

│ 9 │Приказ (распоряжение) о направлении работника в командиров-│ Т-9 │

│10 │Командировочное удостоверение │ Т-10 │

│11 │Служебное задание для направления в командировку и отчет о│ Т-10а │

│12 │Приказ (распоряжение) о поощрении работника │ Т-11 │

По учету использования рабочего времени и расчетов с

персоналом по оплате труда

│13 │Табель учета использования рабочего времени и расчета зара-│ Т-12 │

│14 │Табель учета использования рабочего времени │ Т-13 │

│15 │Расчетно-платежная ведомость │ Т-49 │

│16 │Расчетная ведомость │ Т-51 │

│17 │Платежная ведомость │ Т-53 │

│18 │Лицевой счет │ Т-54 │

│19 │Лицевой счет │ Т-54а │

│20 │Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику │ Т-60 │

│21 │Записка-расчет при прекращении действия трудового договора│ Т-61 │

│ │(контракта) с работником │ │

│22 │Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору│ Т-73 │

│ │(контракту), заключенному на время выполнения определенной│ │

По учету кассовых операций

│23 │Приходный кассовый ордер │ КО-1 │

│24 │Расходный кассовый ордер │ КО-2 │

│25 │Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров │ КО-3 │

│26 │Кассовая книга │ КО-4 │

│27 │Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств │ КО-5 │

│28 │Журнал кассира-операциониста │ КМ-4 │

│29 │Авансовый отчет │ АО-1 │

│30 │Акт инвентаризации наличных денежных средств │ИНВ-15 │

│31 │Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов│ИНВ-16 │

По учету безналичных расчетов

По учету основных средств и нематериальных активов

│40 │Акт (накладная) приемки-передачи основных средств │ ОС-1 │

│41 │Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и│ ОС-3 │

│42 │Акт на списание основных средств │ ОС-4 │

│43 │Акт на списание автотранспортных средств │ ОС-4а │

│44 │Инвентарная карточка учета основных средств │ ОС-6 │

│45 │Акт о приемке оборудования │ ОС-14 │

│46 │Акт приемки-передачи оборудования в монтаж │ ОС-15 │

│47 │Акт о выявленных дефектах оборудования │ ОС-16 │

│48 │Карточка учета нематериальных активов │ НМА-1 │

По учету материалов

│49 │Доверенность │ М-2 │

│50 │Доверенность │ М-2а │

│51 │Приходный ордер │ М-4 │

│52 │Акт о приемке материалов │ М-7 │

│53 │Лимитно-заборная карта │ М-8 │

│54 │Требование-накладная │ М-11 │

│55 │Накладная на отпуск материалов на сторону │ М-15 │

│56 │Карточка учета материалов │ М-17 │

│57 │Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при│ М-35 │

│ │разборке и демонтаже зданий и сооружений │ │

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов

│58 │Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов │ МБ-2 │

│59 │Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов │ МБ-4 │

│60 │Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохрани-│ МБ-7 │

│61 │Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов│ МБ-8 │

│ По учету работ в капитальном строительстве │

│62 │Акт о приемке выполненных работ │ КС-2 │

│63 │Справка о стоимости выполненных работ и затрат │ КС-3 │

│64 │Общий журнал работ │ КС-6 │

│65 │Акт о сдаче в эксплуатацию временных (нетитульных) сооруже-│ КС-8 │

│66 │Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений │ КС-9 │

│67 │Акт приемки законченного строительством объекта │ КС-11 │

│68 │Акт приемки законченного строительством объекта приемочной│ КС-14 │

Законодательство разрешает по необходимости использовать в практике бухгалтерского учета первичные документы, разрабатываемые предприятиями самостоятельно для собственных нужд. В таких документах должны присутствовать упомянутые выше (см. п.3.1 и 4.9) обязательные реквизиты. В них можно включать дополнительные позиции, имеющие определенный экономический смысл и позволяющие облегчить ведение бухгалтерского учета.

Примечание. В составе унифицированных первичных документов сохранен специальный раздел, отведенный ранее для категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Форма первичных учётных документов

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

  • 1. Назначению.
  • 2. Порядку формирования.
  • 3. Способу использования.
  • 4. Статусу в системе информационного обеспечения.
  • 5. Месту составления.
  • 6. Количеству учетных операций.
  • 7. Оформлению однородных операций.
  • 8. Способу заполнения.

Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам относятся:

  • — наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;
  • — наименование организации — автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).
  • — дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,
  • — указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,
  • — измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),
  • — содержание хозяйственной операции,
  • — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
  • — личные подписи указанных лиц.
Это интересно:  Какие документы нужны для соц стипендии

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных законодательных положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах» возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448. В названном Постановлении также предусмотрено, что при всём этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1998. N 17.

утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции.

При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации;

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер — цифровое или буквенно — цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

Согласно Закону № 402-ФЗ с 1 января 2013 года можно не использовать унифицированные формы первичных учетных документов. Однако формы первичных документов, которые принятые на основании других федеральных законов, остались обязательными.

По учету кадров. Например:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

N Т-2 «Личная карточка работника»;

N Т-3 «Штатное расписание»;

N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

N Т-7 «График отпусков»;

N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;

N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

N Т-10 «Командировочное удостоверение».

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:

N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»;

N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени»;

N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;

N Т-51 «Расчетная ведомость»;

N Т-53 «Платежная ведомость»;

N Т-54 «Лицевой счет»;

N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;

N Т-61 «Записка расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;

N Т-73 «Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы».

По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ.

Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N КС-2 «Акт о приемке выполненных работ»;

N КС-6а «Журнал учета выполненных работ».

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 Бухгалтерский учет. 1999. N 12. утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N МХ-1 «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение»;

N МХ-2 «Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение».

По учету торговых операций.

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 Финансовая газета. 1999. N 5. утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).

По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин. Например:

N КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;

N КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию».

По учету торговых операций (общие). Например:

N ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;

N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей».

По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:

N КР-7 «Справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит».

По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:

N КОМИС-1 «Перечень товаров, принятых на комиссию».

По учету операций в общественном питании. Например:

N ОП-1 «Калькуляционная карточка»;

По учету кассовых операций

Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 Российский налоговый курьер. 2000. N 11. утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).Например:

N КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

N КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

N КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

N КО-4 «Кассовая книга».

Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 Финансовая газета. 2001. N 36. утверждена форма N АО-1 «Авансовый отчет» (введена в действие с 1 января 2002 г.).

Периодичность инвентаризации организация устанавливает самостоятельно.

По товарам и материалам в крупной организации удобно проводить инвентаризацию ежемесячно.

По дебиторской и кредиторской задолженностям — один раз в квартал.

Инвентаризация является обязательной перед составлением годовой отчетности.

Если при инвентаризации выявили пересортица, то излишки в налоговом учёте признаются доходом организации.

Недостачу учесть в расходах нельзя.

По учету результатов инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств»;

N ИНВ-1а «Инвентаризационная опись нематериальных активов». В частности, документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом, является транспортная накладная, форма которой утверждена Правительством РФ.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Собственные формы первичных документов используются при условии, что в них будут содержаться все обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ.

По-прежнему обязательны для применения формы первичных учетных документов, введенные уполномоченными органами на основании других федеральных законов. Это относится к документам, которые подтверждают перевозку грузов.

Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем по форме согласно приложению № 4, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.

По учету работы строительных машин и механизмов. Например:

N ЭСМ-1 «Рапорт о работе башенного крана»;

N ЭСМ-2 «Путевой лист строительной машины».

По учету работ в автомобильном транспорте: Например:

N 3 «Путевой лист легкового автомобиля»;

N 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля»;

N 1-Т «Товарно-транспортная накладная».

Обязательные реквизиты путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Маршрут поездки формально в их число не входит. Но, по мнению чиновников, указывать его необходимо. Фразу «поездки по городу» писать нельзя. Чтобы у проверяющей стороны не возникало претензий, надо приводить в путевых листах конкретные пункты назначения, например поставщик, склад, банк и т. д.

По расходам на горюче-смазочные материалы принять налог к вычету без проблем можно только при наличии счета-фактуры.

Если же есть кассовый чек, в котором указано «в том числе НДС«, то налоговые инспекторы обычно требуют выделить эту сумму расчётным путем. В расходах ее не надо учитывать.

Это интересно:  Документы на снилс для ребенка в мфц

По учету основных средств.

Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 Финансовая газета. 2003. N 11. утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:

N ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

N ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;

N ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

N ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств».

По учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.

Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г.).

По учету нематериальных активов:

N НМА-1 «Карточка учета нематериальных активов».

По учету материалов. Например:

N М-2 «Доверенность»;

N М-4 «Приходный ордер»;

N М-7 «Акт о приемке материалов»;

N М-11 «Требование-накладная»;

N М-17 «Карточка учета материалов».

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

N МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

По учету работ в капитальном строительстве. Например:

Утверждаем формы первичных учетных документов

Мы разработали бухгалтерскую учетную политику. Правильно ли мы понимаем, что утверждать в ее составе нужно все применяемые нами формы первички: как разработанные самостоятельно, так и применяемые по унифицированным формам?

Формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно, нужно привести в качестве приложений к бухгалтерской учетной политике п. 4 ПБУ 1/2008 . Туда должны попасть:

  • разработанные вами формы документов, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм;
  • унифицированные формы, которые ваша организация дополнила своими реквизитами.

Если же вы будете использовать формы документов, утвержденные Росстатом (Госкомстатом), не внося в них никаких изменений, то делать их приложением к учетной политике не надо. В этом случае достаточно указать, что первичные учетные документы вы составляете по унифицированным формам. Это можно сделать, добавив, например, такую фразу:

«Для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни организацией применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные:

  • Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств”;
  • Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”;
  • Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций” и др. ».

Впервые учетную политику и приложения к ней утверждают приказом руководителя в течение 90 дней со дня внесения сведений о создании организации в ЕГРЮЛ. Затем не надо каждый год утверждать новую учетную политику или издавать приказ о продлении действия старой. Если нужно, учетную политику можно изменить или дополнить ст. 313 НК РФ; пп. 4, 8, 9, 10 ПБУ 1/2008 .

Бухгалтерскую учетную политику и учетную политику для целей налогообложения можно составить: в виде двух отдельных документов либо в виде одного документа с двумя разделами (один — по вопросам бухгалтерского учета, а другой — по вопросам налогового).

Вариант приказа об утверждении бухгалтерской учетной политики:

Общество с ограниченной ответственностью «Белый лебедь»
ПРИКАЗ № 10
об учетной политике

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

1. Утвердить Положение об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета на 2016 г. (далее — Положение) (приложение к настоящему Приказу), в том числе альбом форм первичных учетных документов, являющийся приложением к Положению.

2. Настоящий Приказ вступает в силу с 27 июня 2016 г.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Петрову Ольгу Константиновну.

Формы первичных учетных документов

Закон о бухучете требует, чтобы все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами (ст. 9). Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Унифицированные формы

Госкомстатом России в развитие упомянутого постановления Правительства России утверждены Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, а также альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета. В таблице приведен перечень этих постановлений.

Объект бухгалтерского учета

Постановление Госкомстата России

Основные средства

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств

Нематериальные активы, материалы,

работы в капитальном строительстве

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве

Продукция и МПЗ в местах хранения

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения

Учет торговых операций

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций.

Работы строительных машин и механизмов, работы в автомобильном транспорте

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте

Сельскохозяйственная продукция и сырье

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья

Денежные средства в кассе, результаты инвентаризации

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»

Денежные средства, выданные под отчет

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»

Труд и его оплата

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

Отметим, что постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. А именно:

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций;

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и в комиссионной торговле;

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании.

Из ранее утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а в настоящее время продолжают действовать формы по учету нематериальных активов, материалов, а также работ в капитальном строительстве.

карточку учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2)

ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма № МБ-7).

Поэтому при списании полностью с амортизированных учтенных в составе основных средств бывших МБП, при их непригодности для дальнейшего использования, утере логично воспользоваться следующими унифицированными формами, разработанными для МБП:

актом выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-4);

актом на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8).

Вышеупомянутые формы, на наш взгляд, вполне уместно использовать при учете инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

Ещё раз подчеркнем, что унифицированные формы первичной учетной документации, которые содержатся в альбомах форм, являются обязательными.

Вместе с тем в некоторых случаях организациям бывает недостаточно показателей, которые содержат эти формы, так как они не могут учесть всех видов деятельности организации, особенности технологических циклов, их структуры. В связи с этим Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрено, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому для отражения хозяйственных операций организации вправе дополнять их по своему усмотрению. Но это не касается унифицированных форм по учету кассовых операций.

Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:

все реквизиты утвержденных комитетом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа;

удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения в унифицированные формы первичных документов должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Это интересно:  Какие документы передаются покупателю при продаже квартиры

Организации же, занимающиеся производством бланков унифицированных форм первичной учетной документации, при их изготовлении для удобства размещения и обработки необходимой информации могут вносить изменения в части:

расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов.

Помимо унифицированных форм первичных документов, утвержденных Госкомстатом России, существуют также и «ведомственные» формы первичных документов.

Так для перевозки грузов железнодорожным транспортом используется транспортная железнодорожная накладная, форма которой утверждена приказом МПС России от 18.06.03 № 39 (этим же приказом утверждены и правила её заполнения).

Самостоятельно разрабатываемые формы

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).

Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п.

Пример 1 27 сентября 2004 года ООО «Инткомплекс» были осуществлены затраты на представительские расходы. Для списания израсходованных материально-производственных запасов использован первичный документ, самостоятельно разработанный организацией.

АКТ № 41

об отнесении затрат на представительские расходы

г. Москва 27 сентября 2004 г .

Мы, нижеподписавшиеся, финансовый директор Слуднов Р. М., главный бухгалтер Державец Н. В., начальник отдела Рыков В. В. настоящим Актом подтверждаем целесообразность отнесения к представительским расходам, связанным с коммерческой деятельностью, затрат на организацию приема представителей ОАО «Пасат» (г. Тула) .

Прием состоялся 27.09.04 в офисе ООО «Инткомплекс» по адресу: г. Москва, Ленинградский проспект, д. 47, оф. 410 в соответствии с Программой деловой встречи, утвержденной 20.09.04.

Во время встречи обсуждались вопросы по дальнейшей поставке продукции в рамках договора № 25/04-к от 29.03.04.

от ОАО «Пасат»: генеральный директор Быков И. В., заместитель директора Шеранков Д. Ю., начальник отдела Мурзин К. Л., ведущего специалиста Роман А. Л.;

от ООО «Инткомплек»: генеральный директор Слухов М. Д., финансовый директор Слуднов Р. М., начальник отдела Рыков В. В.,

Во время встречи были израсходованы следующие материально-производственные запасы:

Буженина – 198 гр

Виноводочные изделия – коньяк «Арарат»

ИТОГО:

415,00 руб.

Чеки, подтверждающие приобретение указанных материально-производственных запасов, прилагаются к авансовому отчету Сурковой В. В. № 98 от 27.09.04. Затраты произведены в пределах сметы, прилагаемой к Программе деловой встречи.

В процессе приема был использован электрический чайник «Tefal» первоначальной стоимостью 980 рублей (учтенный в составе основных средств), посуда стоимостью 450 руб. (учтенная в составе хозяйственных принадлежностей).

Финансовый директор ______________________ Р. М. Слуднов

Главный бухгалтер ______________________ Н. В. Державец

Начальник отдела ______________________ В. В. Рыков

Конец примера 1

Среди самостоятельно разрабатываемых первичных документов необходимо упомянуть и бухгалтерскую справку. Для бюджетных организаций форма бухгалтерской справки утверждена приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н — форма № 433. К этой форме могут обращаться и бухгалтеры коммерческих организаций. Однако ничто не мешает организации на её основе разработать более удобную для использования форму.

Отметим, что бухгалтерия вынуждена довольно часто обращаться к этому документу. Любая исправительная запись на счетах бухгалтерского учета, различные расчеты, начиная от расчета сумм ежемесячной амортизации до начислений сумм налогов, пени, штрафов, перерасчет налоговых обязательств и т. п. должны оформляться такой справкой.

В соответствии с требованиями налоговиков ранее принятый к вычету НДС по недостающему товару – 954 руб. (5300 руб. х 18%) восстанавливается. Эта величина увеличивает сумму недостачи до 6254 руб. (5300 + 954).

Администрацией принято решение об удержании причитающейся сумму в течение трех месяцев с учетом ограничения, установленного статьей 138 ТК РФ.

Вид составленной бухгалтерской справки представлен ниже.

Организация ООО «Инткомплекс»

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 17

22 сентября 2004 г .

Начисление задолженности Сокольник В.П. по недостаче товаров и удержание причитающейся

причина составления справки, обоснование бухгалтерских записей

_______________________________________ суммы _________________________________

расчеты сумм, отражаемых на счетах бухгалтерского учета

Отражена стоимость недостающего товаров

Восстановлен НДС по недостаче товаров

Восстановленный НДС учтен в сумме недостачи

Начислена задолженность работника

Частично погашена задолженность

Частично погашена задолженность

Задолженность погашена полностью

Бухгалтер _________________ В.В. Серикова

подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер _________________ Н.В. Державец

подпись расшифровка подписи

Конец примера 2

С введением налогового учета важность бухгалтерской справки возросла. В совокупности с другими первичными документами бухгалтерская справка является основанием для внесения записей в аналитические регистры налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Формы для налогового учета

При исчислении налога на прибыль полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов, отвечающих требованиям, предусмотренным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Среди них упомянуто и документальное подтверждение затрат. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Подтверждением данных налогового учета могут являться первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ).

Понятие «первичный учетный документ» законодателем в Налоговом кодексе РФ специально не раскрыто. Поэтому исходя из нормы пункта 1 статьи 11 НК РФ, устанавливающей, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства (если иное не предусмотрено НК РФ), используемые в налоговом учете первичные документы должны соответствовать требованиям, предъявляемым к ним в бухгалтерском учете.

Это подтвердили и налоговики в Методических рекомендациях по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (утв. приказом МНС России от 20.12.02 № БГ-3-02/729). В документе приводится, что порядок оформления первичных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти. Этим органам в соответствии с законодательством РФ предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.

Однако не всегда типовая унифицированная форма первичного учетного документа, используемая в бухгалтерском учете, будет позволять учесть все необходимые данные для налогового учета. В этом случае в форму можно внести дополнительные строки и графы, для отражения недостающих показателей.

Пример 3 При учете объекта основных средств в амортизируемом имуществе типовая межотраслевая форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» (утв. постановлением Госкомстата России от 27.01.03 № 7), не содержит информации:

об амортизационной группе, в которую входит основное средство;

о методе начисления амортизации по основному средству.

Если срок полезного использования основного средства в налоговом учете отличается от срока полезного использования, определенного для целей бухгалтерского учета, то необходимо и его указать.

При нелинейном методе начисления амортизации необходимы также данные по:

сумме начисленной амортизации по основному средству;

остаточной стоимости основного средства;

базовой стоимости основного средства и сумме месячной амортизации по таким основным средствам.

Следовательно, организации необходимо соответствующим образом доработать карточку или же самостоятельно разработать дополнительный аналитический регистр налогового учете, предусматривающий внесение упомянутых данных.

Конец примера 3

Владимир УЛЬЯНОВ
Аудитор

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Статья написана по материалам сайтов: studwood.ru, glavkniga.ru, www.klerk.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector