Где хранятся первичные документы обособленного подразделения

Аудиторские ведомости», 2011, N 10

Разъясняются правила ведения документооборота в организациях, имеющих обособленные подразделения. Приводятся примеры из практики.

Структурные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами. Так, руководитель филиала или представительства назначается головной организацией и действует на основании доверенности. Чтобы подтвердить его полномочия, одних указаний в учредительных документах и положении о филиале или представительстве недостаточно (п. 20 Постановления Пленума ВС РФ N 6 и Пленума ВАС РФ N 8 от 01.07.1996). Поэтому следует оформить доверенность руководителю филиала или представительства.

Цель, задачи и функции структурных подразделений определяются создавшей их головной организацией. Она организует в них рациональный документооборот, бухгалтерский и налоговый учет, которые должны быть отражены в ее учетной политике.

Кроме того, не следует забывать, что, осуществляя финансово-хозяйственную деятельность, филиал, как и представительство, не имеет права заключать договоры от своего имени. Ответственность по обязательствам структурного подразделения несет юридическое лицо, т.е. головная организация (ст. 56 ГК РФ). Поэтому договор заключается от имени организации.

В любом документе должны сначала указываться реквизиты организации, а затем уже филиала. Например, в счете на оплату по договору, которую осуществляет филиал, указывают сначала головную организацию, а в качестве плательщика — филиал.

Правила оформления счетов-фактур в случае, когда расчеты с покупателями и заказчиками осуществляет структурное подразделение, покажем на конкретном примере.

Заметим, что со 2 сентября 2010 г. при реализации товаров обособленным подразделением применяется новая форма счета-фактуры.

Допустим, что счет-фактура имеет следующий вид.

Если продавцом товаров (работ, услуг) выступает обособленное подразделение российской организации, то стр. 2 и 2а счета-фактуры продавца заполняются в общем порядке с указанием наименования головной организации и ее местонахождения в соответствии с учредительными документами.

В стр. 3 — полное или сокращенное наименование реального грузоотправителя. При этом наименование грузоотправителя в счетах-фактурах должно соответствовать условиям договора поставки товара (Письма Управления ФНС России по г. Москве от 19.05.2009 N 16-15/049391, от 23.01.2008 N 19-11/005123). При выполнении работ, оказании услуг в этой строке ставится прочерк. Остальные графы счета-фактуры заполняются обычным образом.

Счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания номеров в целом по организации. Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения. Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета, единых книг покупок и книг продаж организации.

За отчетный (налоговый) период указанные разделы книг покупок и книг продаж представляются обособленными подразделениями для оформления единых книг покупок и книг продаж налогоплательщика и составления деклараций по НДС (Письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Отметим, что Минздравсоцразвития России утвердил новую форму N 4-ФСС, а также Порядок ее заполнения. Применять новую форму страхователи должны начиная с отчетности за I квартал 2011 г. В титульном листе графа «Регистрационный номер страхователя» состоит из двух частей: в первых десяти ячейках указывается номер головной компании, а в дополнительных десяти — код обособленного подразделения организации.

Специфика системы учета и оформления документов в организациях, имеющих обособленные подразделения, обусловлена такими факторами, как ведение раздельного учета и выделение обособленного подразделения на отдельный баланс. При этом обособленность подразделения проявляется не только в том, что оно географически удалено от места нахождения создавшего его юридического лица, но и в признаках самостоятельности, к которым можно отнести наличие собственного штата сотрудников, собственного имущества, учитываемого (или не учитываемого) на отдельном балансе в рамках баланса головной организации.

Под отдельным балансом, как правило, понимается система показателей, формируемая структурным подразделением организации и отражающая его имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организации, в том числе и для составления бухгалтерской отчетности.

Поэтому, если в обособленном подразделении организации ведется учет имущества и источников его образования обособленно от учета имущества и источников его образования головной организации, такое подразделение фактически выделено на отдельный баланс. А как этот отдельный баланс будет называться во внутренних документах организации — полный, частичный, с законченным финансовым результатом либо без него — будет записано во внутренних локальных документах головной организации, например в Положении о филиале.

Так, филиалом, выделенным на отдельный баланс, может быть организован учет основных средств, денежных средств и источников их образования, расчеты с покупателями и заказчиками. Например, организация может выделить обособленное подразделение на отдельный баланс, определив в качестве показателей для формирования отдельного баланса бухгалтерские счета 51, 52, 62, 76.

Между тем тот факт, что у подразделения нет расчетного счета, еще не означает отсутствия у него отдельного баланса. Так, если в оборотной ведомости головной организации движение ресурсов между ней и ее подразделениями отражается на балансовом счете 79 «Внутрихозяйственные расчеты», то филиалы считаются выделенными на отдельные балансы.

Отметим мнение многих экспертов, полагающих, что у филиалов не может быть в балансе субсчета «Расчеты по НДС» счета 68. Ведь сальдо по любому из субсчетов счета 68 отражает состояние расчетов с бюджетом по данному налогу на определенную дату. Плательщиком НДС признается головная организация, поэтому филиал, начисливший у себя в учете НДС от реализации, должен перечислить его не в бюджет, а организации. Аналогично и при принятии «входного» НДС к вычету: уменьшается задолженность не перед бюджетом, а перед головной организацией. И хотя применение счета 68 не ведет к искажению налоговой базы, оно связано с нарушением методологии бухгалтерского учета, поскольку финансово-хозяйственная операция отражается не на том счете.

Если у головной организации имеются удаленные структурные подразделения, то, даже учитывая современные средства связи и обработки информации, вопросы документооборота приобретают особую значимость.

Вопрос N 1. Московская организация имеет филиал (магазин, осуществляющий розничную торговлю) в г. Липецке. Может ли организация в связи со спецификой своей деятельности вести кассовую книгу филиала?

Каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу для осуществления расчетов наличными деньгами. Все поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге. Записи в ней делает кассир сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Бухгалтерскими программами предусмотрено, что по окончании отчетного периода или по мере необходимости листы кассовой книги распечатываются, затем брошюруются в хронологическом порядке, общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, книга опечатывается.

Чтобы выполнить установленные требования, обособленное подразделение может вести свою кассовую книгу, но не как отдельную, а как раздел единой кассовой книги организации. Впоследствии она передается в головную организацию для оформления единой кассовой книги по организации в целом.

Немало проблем бухгалтеру организации, имеющей обособленные подразделения, доставляют приходные и расходные ордера. Ведь они должны иметь сквозную нумерацию в хронологическом порядке. Выполнить данное требование необходимо и организациям, имеющим удаленные обособленные подразделения.

Вопрос N 2. Организация, зарегистрированная в г. Санкт-Петербурге, открыла филиал в г. Новый Уренгой. Можно ли хранить первичные документы, относящиеся к филиалу, по его фактическому местонахождению?

Следует обратить внимание на то, что ни законодательством о бухгалтерском учете, ни законодательством о налогах и сборах не регламентируется в случае наличия у головной организации обособленных подразделений конкретное место хранения первичной документации этих подразделений. Следовательно, место хранения документов организация выбирает самостоятельно. Таким образом, первичные документы могут храниться и по месту нахождения обособленного подразделения. Вместе с тем необходимо быть готовым представить любые документы по запросу налоговых органов при осуществлении, например, налоговой проверки. Отказ в представлении документов по причине их отсутствия в головной организации (поскольку они находятся по месту расположения обособленного подразделения) недопустим.

Открытие обособленного подразделения: как правильно организовать бухгалтерский и налоговый учет?

Автор: Любовь Печерская, эксперт, к.э.н. RosCo — Consulting & audit

Как правильно организовать бухгалтерский и налоговый учет

Организации согласно ГК РФ вправе создавать обособленные подразделения (далее – ОП) в форме представительств и филиалов. Такие структуры различаются названием, юридическим статусом, правами и обязанностями. Согласно п. 3 ст. 55 ГК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) представительства и филиалы должны быть указаны в Едином государственном реестре юридических лиц.

В соответствии со ст. 11 НК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) ОП организации – это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Для целей налогообложения признание ОП организации происходит независимо от того, отражено или нет его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, а также от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Согласно ст. 209 ТК РФ (в ред. от 3.07.16 г.) рабочее место – это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

ОП не являются самостоятельными юридическими лицами. Цель, задачи и функции таких структур определяются создавшей их организацией. Она же организует в них бухгалтерский и налоговый учет.

Бухгалтерский учет в ОП

Порядок ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности в ОП зависит от того, выделено или нет соответствующее структурное подразделение на отдельный баланс.

В случае, если структурное подразделение имеет незначительное количество операций и сотрудников, выделять его на отдельный баланс нецелесообразно. В данной ситуации все первичные документы собираются в ОП и передаются в бухгалтерию головной организации, где и ведется бухгалтерский учет. Следует установить периодичность передачи первичных документов. Головная организация должна обеспечить раздельный учет своих операций и структурного подразделения. Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, утвержденного учетной политикой организации. Аналитический учет операций следует вести в разрезе этих субсчетов. Вводить отдельный счет, например 79 «Внутрихозяйственные расчеты», для учета операций таких ОП нецелесообразно.

В случае, если ОП имеет значительное количество операций, большой штат сотрудников, отдельный расчетный счет и ведет полноценную хозяйственную деятельность, такое структурное подразделение следует наделять собственной бухгалтерией и выделять на отдельный баланс. В таком структурном подразделении ведется собственный бухгалтерский и налоговый учет, в котором отражаются все хозяйственные операции. На основании данных учета ОП формируют свою бухгалтерскую отчетность, а также необходимую налоговую отчетность. Сформированные данные передаются в головную организацию для составления консолидированного (сводного) баланса. Для ведения внутрихозяйственных расчетов между головной организацией и ее структурным подразделением в данном случае может применяться счет 79.

Налогообложение

В соответствии со ст. 19 НК РФ налогоплательщиками признаются организации. ОП российских организаций исполняют обязанности этих организаций по уплате налогов и сборов по своему месту нахождения. Факт наличия у организации ОП оказывает существенное влияние на порядок исчисления, уплаты налогов и представление налоговой отчетности. Рассмотрим этот порядок подробнее.

Налог на прибыль организаций

Согласно п. 2 ст. 288 НК РФ уплата авансовых платежей, а также сумм налога, подлежащих зачислению в доходную часть бюджетов субъектов РФ, производится налогоплательщиками – российскими организациями по месту нахождения организации, а также по месту нахождения каждого из ее ОП исходя из доли прибыли, приходящейся на эти ОП. Доля прибыли определяется как средняя арифметическая величина удельного веса среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и удельного веса остаточной стоимости амортизируемого имущества этого обособленного подразделения соответственно в среднесписочной численности работников (расходах на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества, определенной в соответствии с п.1 ст. 257 НК РФ, в целом по налогоплательщику. При этом налогоплательщики самостоятельно определяют, какой из показателей должен применяться.

Организация, имеющая несколько ОП на территории одного субъекта РФ, вправе перейти на исчисление суммы налога, подлежащей уплате в бюджет этого субъекта РФ, исходя из доли прибыли, исчисленной из совокупности показателей обособленных подразделений, находящихся на территории данного субъекта, и уплату налога производить через одно из этих ОП. О выборе ответственного ОП налоговые органы следует уведомить до 31 декабря года, предшествующего налоговому периоду.

В соответствии с п. 5 ст. 289 НК РФ организация подает по месту своего нахождения налоговую декларацию с распределением сумм налога по ОП.

В налоговый орган по месту нахождения ОП представляется сокращенная декларация. Состав ее показателей приведен в п. 1.4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 26.11.14 г. № ММВ-7-3/600@.

Налог на добавленную стоимость

В соответствии с п. 2 ст. 174 НК РФ НДС уплачивается централизованно в целом по организации по месту ее регистрации в налоговом органе. Согласно п. 5 ст. 174 НК РФ налоговая декларация также представляется в налоговый орган только по месту нахождения организации.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с абзацем 2 п. 7 ст. 226 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие ОП, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОП.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения ОП организации, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этого ОП, а также исходя из сумм доходов, начисляемых и выплачиваемых по договорам гражданско-правового характера, заключаемым с физическими лицами обособленным подразделением (уполномоченными лицами ОП) от имени такой организации.

Отчитаться за работников ОП нужно по месту его учета. Согласно абзацу 4 п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты – российские организации, имеющие ОП, представляют в налоговый орган по месту учета таких ОП, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета ОП, заключивших такие договоры:

документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 30.10.15 г. №ММВ-7-11/485@;

расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в отношении работников этих ОП, по форме, форматам и в порядке, утвержденным приказом ФНС России от 14.10.15 г. № ММВ-7-11/450@.

Страховые взносы в ПФР и ФСС РФ

ОП организации, выплачивающее вознаграждения физическим лицам при наличии отдельного баланса и расчетного счета, должно самостоятельно уплачивать страховые взносы и представлять отчетность в фонды (п. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ (в ред. от 3.07.16 г.) «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Для этого ОП подлежит постановке на учет в ФСС РФ и ПФР в заявительном порядке как страхователь по месту своего нахождения.

ОП необходимо представлять следующую отчетность:

расчет РСВ-1 ПФР и сведения персонифицированной отчетности, входящие в его состав, по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР от 16.01.14 г. № 2п (в ред. от 4.06.15 г.);

расчет 4-ФСС по форме, утвержденной приказом ФСС РФ от 26.02.15 г. № 59 (в ред. от 4.07.16 г.).

Налог на имущество

В соответствии со ст. 384 НК РФ организация, в состав которой входят ОП, имеющие отдельный баланс, уплачивает налог (авансовые платежи по налогу) в бюджет по местонахождению каждого из ОП в отношении имущества, находящегося на отдельном балансе каждого из них. Сумма налога определяется как произведение налоговой ставки, действующей на территории соответствующего субъекта РФ, на которой расположены данные ОП, и налоговой базы (1/4 средней стоимости имущества), определенной за налоговый (отчетный) период в отношении каждого ОП.

Согласно п. 1 ст. 386 НК РФ налогоплательщики обязаны по истечении каждого отчетного и налогового периода представлять в налоговые органы по местонахождению каждого своего ОП, имеющего отдельный баланс, налоговые расчеты по авансовым платежам по налогу и налоговую декларацию.

Транспортный и земельный налог

Уплата налогов и авансовых платежей по налогам производится в бюджет по месту нахождения транспортных средств (п. 1 ст. 363 НК РФ), земельных участков (п. 3 ст. 397 НК РФ).

Организации по истечении налогового периода представляют налоговые декларации в налоговый орган по месту нахождения транспортных средств (п. 1 ст. 363.1 НК РФ), земельных участков (п. 1 ст. 398 НК РФ).

Таким образом, уплата и представление отчетности по данным налогам может быть и в регионе, где находится головная организация, и по месту ее ОП в другом регионе.

Где хранятся первичные документы обособленного подразделения

ДОКУМЕНТООБОРОТ МЕЖДУ ГОЛОВНОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ И ОБОСОБЛЕННЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ

Наличие в структуре юридического лица обособленного подразделения влечет за собой ряд дополнительных обязанностей, в том числе и в отношении обмена необходимыми документами — распорядительными, первичными, кадровыми и так далее.
О документообороте между головной организацией и ее обособленным подразделением и пойдет речь в материале, предлагаемом Вашему вниманию.

Понятие обособленного подразделения

Прежде чем перейти непосредственно к вопросам, связанным с документооборотом между головной организацией и ее обособленным подразделением, разберемся, что в законодательстве России понимается под обособленным подразделением.
Как следует из статьи 55 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ), обособленными подразделениями юридического лица являются представительства и филиалы.
При этом представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Ни представительства, ни филиалы не являются юридическими лицами, они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений.
Руководители этих структур назначаются создавшим их юридическим лицом и действуют на основании выданной им доверенности.
При этом сведения о представительствах и филиалах в обязательном порядке указываются в едином государственном реестре юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ).

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Содержание сведений об ОП в учредительных документах компании и возложенные на него полномочия при этом значения не имеют. Открытие обособленного подразделения сопровождается изданием соответствующего приказа. При необходимости издается приказ, обособленное подразделение по которому передается под руководство лица, назначенного главой организации.

Однако данная мера не обязательна, если речь идет об ОП как таковом (а не о филиале или представительстве). В этом случае руководитель организации вправе оставить за собой обязанности по руководству ОП. Законодательные акты, действующие в отношении ОП, не регламентируют способ ведения кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство в структурных обособленных подразделениях

Руководители структурных обособленных подразделений назначаются руководством головной организации, являющейся юридическим лицом. Если на обособленном структурном подразделении действует децентрализованный способ ведения кадровой документации, руководитель организации имеет право решать все вопросы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников предприятия. Стоит заметить, что круг полномочий руководителя структурного подразделения напрямую зависит от того, какой способ ведения делопроизводства выбран при его создании.

Руководитель организации с децентрализованным ведением документации имеет право самостоятельно решать вопросы, связанные с несоответствием деятельности сотрудников определенным требованиям (профессиональный стандарт) или с нарушением трудовой дисциплины.

Документы в обособленных подразделениях

— журнал учета проверок , также заверенная руководителем ООО. — договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, в котором ООО обслуживает население; — медицинские книжки с отметками о прохождении медицинского обследования всех сотрудников (если они предусмотрены по виду деятельности); — копия договоров с организациями, производящими вывоз отходов; — документы на товары, в т.ч. и сертификаты. — протоколы о создании Общества; — решения учредителей о создании ООО; — документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;

Где хранятся кадровые документы обособленного подразделения

При централизованном делопроизводстве все основные управленческие функции кадровой службы осуществляет само юридическое лицо («головная организация»).

Распорядительные документы, – а точнее, их копии, – направляются в структурные подразделения почтовыми отправлениями, по электронной почте, по факсу или с помощью курьерской службы. При децентрализованном способе постановки кадрового делопроизводства руководителю структурного подразделения могут быть переданы отдельные полномочия в решении кадровых вопросов (ведение трудовых книжек, ознакомление работника с кадровыми документами, издание отдельных распоряжений); в других случаях руководитель филиала наделяется довольно широким кругом полномочий, в том числе подписанием трудовых договоров и всех кадровых приказов.

Руководители структурных обособленных подразделений назначаются руководством головной организации, являющейся юридическим лицом. Если на обособленном структурном подразделении действует децентрализованный способ ведения кадровой документации, руководитель организации имеет право решать все вопросы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников предприятия.

Стоит заметить, что круг полномочий руководителя структурного подразделения напрямую зависит от того, какой способ ведения делопроизводства выбран при его создании. Руководитель организации с децентрализованным ведением документации имеет право самостоятельно решать вопросы, связанные с несоответствием деятельности сотрудников определенным требованиям (профессиональный стандарт) или с нарушением трудовой дисциплины.

Как вести кадровую документации в филиале компании

В документах, которыми обычно руководствуется кадровая служба, нет прямых указаний на то, каким образом должно вестись кадровое делопроизводство в филиалах.

Ведение кадрового делопроизводства в компаниях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано.

Поэтому вопрос должен решаться на локальном уровне. В компаниях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения, возможны следующие формы организации кадрового делопроизводства: Сложнее обстоит ситуация с филиалами, расположенными в других городах.

Особенность ведения кадровой документации в этом случае заключается в том, что директор филиала, действуя на основании доверенности, выдаваемой ему головной организацией, имеет право сам подписывать договоры, приказы и вносить записи в трудовые книжки.

Статья написана по материалам сайтов: www.audit-it.ru, www.referent.ru, admpravokumskoe.ru.

»