Оформление командировочных документов в 2024 году

При осуществлении коммерческой или производственной деятельности у предприятий и организаций нередко возникает необходимость личного присутствия своих представителей на объектах, расположенных в другом городе или стране. Целью этой поездки, называемой командировкой, могут являться такие важные мероприятия, как переговоры, заключение договоров, монтаж оборудования, обучение персонала. Для оплаты необходимых расходов, возникающих каждый день у командированного лица при нахождении в другом городе, ему необходимы денежные средства. Законодательством предусмотрена оплата командировочных расходов и установлен размер суточных при командировках в 2024 году.

Что включает в себя оплата командировочных расходов в 2024 году

К таким расходам относят:

• стоимость билетов междугороднего или международного сообщения;
• оплату временного проживания;
• компенсацию затрат на питание, местные расходы (курьер, канцтовары, информационные носители, полиграфия и прочие), необходимые для достижения успешного результата командировки, согласованные с руководством — суточные.

По первому пункту расходы подтверждаются билетами (авиа, железнодорожными и прочими).

Также могут быть учтены среди подтверждающих документов для выплаты сотруднику командировочных:

• посадочный талон,
• документы о дополнительных расходах в пути (белье в поезде),
• квитанции и счета на оплату такси, если была служебная необходимость воспользоваться этой услугой.

В случае использования личного автомобиля работник предоставляет в бухгалтерию служебную записку и прикладывает к ней чеки об оплате топлива.

• квитанция из гостиницы,
• соглашение о найме квартиры или иной документ с обязательным указанием стоимости и количества дней проживания.

Прочие необходимые траты так же должны быть оплачены, если сотрудник предоставил квитанции об оплате телефонных переговоров, камеры хранения, платной парковки.

При утрате отчетных документов должна быть составлена служебная записка.

Суточные выплачивают из кассы или перечисляют через банк на личный счет командированного специалиста перед поездкой. Авансовый отчет работник обязан предоставить не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Учет командировочных расходов в 2024 году

Норма суточных при расчете расходов на командировку в 2024 году в каждом отдельно взятом предприятии регламентируется внутренними документами, предусмотренными учетной политикой.

Действующие нормы командировочных суточных расходов по России в 2024 году на каждый день пока остаются без изменений: минимальные не установлены, а максимальные, согласно Налоговому кодексу РФ, составляют 700 рублей. Для расчета выплат сотруднику, находящемуся в загранкомандировке, в 2024 году определена сумма суточных в размере 2500 рублей в день. Законом допускается отклонение от этих норм при необходимости. Нормативное значение можно как сокращать, так и увеличивать. Руководство предприятия вправе это сделать по собственному усмотрению и платить суточные из расчета утвержденных внутренних норм.

НДФЛ с командировочных расходов в 2024 году не предусмотрен, если сумма не превышает указанных пределов. В этом случае подоходный налог и страховые взносы не начисляются и не уплачиваются. При превышении работодатель перечисляет и НДФЛ с суммы суточных сверх нормы, установленного на 2024 год, так же и страховые взносы с суммы сверх предусмотренного на день лимита.

Выплаты командировочных расходов в 2024 году за служебные поездки по России начисляются работнику исходя из расчета проведенных в командировке дней:

• за все календарные дни командировки вместе с праздничными и выходными,
• за все дни в пути до пункта назначения, включая дату отъезда и возвращения. При возникновении задержки по независящим от сотрудника причинам, так же происходит оплата суточных за все дни.

Дату посадки на транспорт в пункте отправления в командировку считают первым, а дату возвращения – последним днем служебной поездки. Момент отсчета наступает при смене даты, в 00 часов 00 минут. И первый, и последний день должны оплачиваться в полном объеме.

Пример 1. Организация планировала отправить одного своего сотрудника Волкова в командировку в понедельник, пятого августа и для него заранее на указанную дату был заказан билет на поезд, отправляющийся в 23 часа 51 минуту. За несколько дней до начала командировки руководство решило, что для успешного выполнения задачи первому сотруднику необходим помощник, и была назначена командировка его коллеге, Зайцеву. Билетов на этот же поезд уже не было, и пришлось покупать второму сотруднику билет на 00 часов 44 минуты на вторник, шестого августа. Обратно они вернулись утром 10 августа на одном поезде. Первому сотруднику суточные начислены за шесть дней — с пятого по десятое августа включительно, а второму – только за пять. Несмотря на то, что разница между временем отправления поездов, на которых Волков и Зайцев добирались до места назначения, составила менее часа, дата отправления для второго сотрудника формально считалась на сутки позже.

Пример 2. В зарубежную командировку направляется сотрудник Лебедев. Рейс вылетает второго сентября в 00 часов 15 минут, а регистрация заканчивается в 23 часа 45 минут предыдущего дня. Возвращается Лебедев шестого сентября. Формально он прошел регистрацию на рейс и пересек границу первого числа, эта дата и должна считаться первым днем командировки при подсчете количества дней для оплаты по норме для зарубежных поездок. День обратного пересечения границы тоже оплачивается, но уже по российской норме. В этом примере суточные выплачиваются за 5 дней из расчета 2500 рублей в день, а шестой день по российской норме 700 рублей.

За руководством предприятия закреплено право назначать выплату командировочных при зарубежных поездках в иностранной валюте, если предприятие имеет такую возможность.

В бюджетных учреждениях начисление и оплата суточных командировочных расходов в 2024 году рассчитывается исходя из норм, указанных в последней редакции Постановления Правительства No 812, которое регламентирует размер и порядок расчета средств на выплату суточных при служебных командировках в страны ближнего и дальнего зарубежья.

Приложение No 1 к указанному Постановлению содержит таблицу с указанием размера суточных за каждый день командировки в зависимости от страны пребывания.

Важно:

• Если сотрудник бюджетного загранучреждения уже находится за рубежом, и для проезда в пункт назначения граница им пересекаться не будет, рассчитать суточные следует по последней колонке указанной таблицы.
• При направлении в командировку, если служебная необходимость подразумевает посещение нескольких стран, расчет ведется по каждой стране отдельно согласно приложению.
• Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте, а при сообщении со странами, которые граждане Российской Федерации могут посещать по общегражданскому паспорту – по транспортному билету.

Порядок выплаты суточных при командировках продолжительностью не более одного дня

Суточные при однодневных командировках в 2024 году внутри страны не выплачиваются. Работнику должен быть компенсирован проезд и прочие траты, связанные с поездкой. Регламентировать расходы для сотрудников, отправленных в командировку на один день можно приказом или специальным пунктом трудового или коллективного договора и четко прописать в этих документах суммы для выплаты в таких случаях. По-другому происходит выплата при однодневной командировке за пределы РФ. Суточные за командировку на один день в 2024 году платят из расчета 50% от общей нормы для зарубежных командировок.

Особенности расчета налогов

При налогообложении на сумму суточных в полном объеме уменьшается базы налога на прибыль. Оплата НДФЛ и страховые взносы начисляются только со сверхлимитных сумм. Расходы относятся на разные счета, в зависимости от направления деятельности предприятия — торговля, услуги или производство. Уплаченный НДС выставляется к возмещению.

Порядок направления работника в командировку

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок в конкретное место. Поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (статья 166 ТК РФ).

Оформление командировки в 2024 году: пошаговая инструкция

Существуют ограничения для направления отдельных категорий работников в командировки:

• согласно ст. 259 ТК РФ, запрещено отправлять в любую служебную командировку беременную женщину;
• несовершеннолетних работников также нельзя отправлять в рабочие поездки (однако могут быть исключения, которые определяются ст. 268 ТК РФ);
• согласно ч. 3 ст. 203 ТК РФ, сотрудник, с которым заключен ученический договор, может направляться в командировки, связанные только с ученичеством.

Направление работника в командировку возможно, только если он официально трудоустроен. Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, это не командировка.

Какие документы нужны для оформления командировки в 2024 году

При направлении сотрудника в командировку оформляются:

• приказ (форма №Т-9 или №Т-9а);
• служебное задание (форма №Т-10а);
• командировочное удостоверение (форма №Т-10).

В служебном задании подробно описывается цель поездки. Служебное задание оформляется по форме Т-10а, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Оформленное служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения и руководитель организации.

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Оно выписывается в одном экземпляре по форме Т-10 и выдается работнику. В каждом месте назначения указывается время прибытия и отъезда, отметки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Командировочное удостоверение не требуется для оформления командировки в 2024 году, если работник направляется в поездку за пределы территории РФ, кроме случаев командирования в государства СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.

Порядок оформления командировки подразумевает возмещение работнику расходов на проезд, аренду жилья. Должность (место работы) и зарплата, согласно ст. 167 ТК РФ, сохраняются за сотрудником, который направлен в рабочую поездку.

Предлагаем вам скачать документы, необходимые для оформления командировки, в нашем онлайн-сервисе. Все шаблоны подготовлены опытными юристами и полностью соответствуют нормам действующего законодательства РФ.

Оформление командировки в 2024 году

Вернуться назад на Командировка 2024

Положение о правилах направления в командировку неоднократно пересматривалось и дорабатывалось.

Нововведения сделали процесс оформления командировки значительно проще в связи с отменой некоторых обязательных документов.

По новым правилам, для оформления служебной поездки в 2024 году необязательными стали следующие документы:

• командировочные удостоверения;
• служебное задание;
• отчет о поездке;
• журналы учета.

Еще одним нововведением является отмена ограничений сроков командировки.

Ранее срок поездки не мог превышать сорока дней или одного года для строителей. По новым правилам срок командировочной поездки определяется работодателем и зависит от объема порученного задания.

Процедура оформления командировки значительно упростилась, но и старая система документооборота может быть использована по желанию работодателя, об этом должно быть указано в нормативных актах организации.

Как оформить командировку сотруднику в 2024 году в соответствии с новыми правилами?

В соответствии с Российским законодательством, в 2024 году в список обязательных для командировки документов входят:

• приказ с указанием места и цели поездки, с которым сотрудник должен ознакомиться и дать письменное согласие либо отказ;
• путевой лист, в случае использования в поездке автомобиля (личного или служебного);
• служебная записка в случае использования в поездке автомобиля;
• авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы.

Перед поездкой необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку, который составляется на основании утвержденного руководителем графика командировочных поездок.

Для составления приказа можно воспользоваться унифицированным бланком № Т-9 или свободной формой, утвержденной на предприятии.

Ознакомившись с приказом, сотрудник обязан отправиться в командировку в указанный срок.

Перед поездкой работнику под роспись выплачиваются денежные средства на оплату расходов, необходимых для командировки. Командировочные расходы в России и за ее пределами несколько отличаются.

Лицо, ответственное за оформление командировок, обязано вести учет направляемых в поездку сотрудников.

Для учета работников, отправляемых в командировку, необходимо занести данные о поездке:

• в табель учета времени, где рабочие дни проставляются кодовым знаком – «К» или «06», выходные в командировке – «В», работа в выходные во время поездки – «РВ»;
• в журнал учета работников, отправившихся в командировку (если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа).

В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

• дату выезда (начало командировки);
• дату приезда (окончание командировки);
• название организации, выдавшей маршрутный лист;
• номер документа;
• ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
• должность сотрудника;
• марка и государственный номер транспортного средства;
• цель командировки;
• маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).

Служебная записка в поездке необходима при отсутствии документов, подтверждающих расходы. В этом случае в документе указывается отметка организации, куда направлялся сотрудник о времени его прибытия и отбытия.

По прибытии из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо заполнить авансовый отчет, приложить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и других необходимых расходов.

В авансовом отчете следует указать:

• размер выданного аванса;
• номер документа;
• дату выдачи аванса;
• кому выданы денежные средства – ФИО, должность;
• размер потраченных средств;
• остаток денежных средств (при наличии);
• список документов, подтверждающих расходы.

Информация о прибывших из служебной поездки работниках заносится в журнал учета, если в нормативных актах организации утверждена данная форма документа.

Для удобства журнал учета прибывших из поездки работников рекомендуется вести.

По приезду из командировки служебная записка оформляется, если использовался служебный, либо личный транспорт, либо транспорт по доверенности.

Использовался личный транспорт. В этом случае указывается, что использовался для командировки личный автомобиль, также необходимо описать тип, марку автомобиля и регистрационный номер.

В конце нужно обязательно перечислить документы, подтверждающие расходы на бензин, жилье, питание.

В этом случае к тексту служебной записки нужно добавить информацию о том, что транспортным средством (тип, марка, номер) сотрудник управлял по доверенности, указать дату составления доверенности.

Авансовый отчет и служебную записку нужно предоставить работодателю не позднее трех суток по прибытию из поездки.

В случае составления приказа о направлении в командировку сразу нескольких сотрудников (бригады) удобнее воспользоваться унифицированной формой № Т-9а – приказом о командировке группы работников.

Командировкой считается задание на определенный срок, выполняемое вне места постоянной работы сотрудником, чья деятельность не имеет постоянный разъездной характер и не связана с экспедициями.

Если в приказе на поездку указывается срок длительностью 4 часа в местность, удаленную от постоянного места работы, командировку необходимо оформлять в соответствии с законодательными нормами.

Но в случае краткосрочной поездки работнику не будут начисляться расходы на проживание и суточные.

В соответствии с Российским законодательством, командировка в 2024 году считается действительной при оформлении:

• приказа;
• авансового отчета;
• служебной записки и маршрутного листа при использовании в поездке автомобиля.

Нормативно-правовые акты о правилах оформления командировочной поездки, утвержденные Российским законодательством, являются обязательными как для государственных учреждений, так и для частных организаций.

Итак, согласно обновленным стандартам, для документирования рабочей поездки следует оформить три обязательных документа – приказ, авансовый отчет и служебную записку (при необходимости).

Однако старая система отчетности не отменялась и при желании работодателя может использоваться в организации.

Капитальное строительство 2024
Капитальный ремонт 2024
Кассовая книга 2024
Кассовые операции 2024
Коллективный договор 2024

Статья написана по материалам сайтов: www.freshdoc.ru, center-yf.ru.

»