Лист ознакомления с личным делом бланк

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
• Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2024 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Лист ознакомления с личным делом бланк

Личное дело работника

Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение.

Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос.

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

В этом случае в бланке ставится подпись всего персонала организации, в перечне указаны классифицированные по категориям все нормативные акты.

В этом варианте в документ должна быть включена графа, куда вносится информация относительно структурного подразделения, перечень всех сотрудников и их инициалы.

Практика и Трудовой Кодекс определили несколько механизмов и составление ознакомительного листа один из них. Электронный вид акта не имеет юридической силы, если не проставляется квалифицированная электронная подпись.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (образец)

Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии — при издании новых документов. По ст. 68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью, под подпись.

Есть два варианта, как провести ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами: Лист ознакомления – бумага, в которой персонал проставляет подпись после ознакомления с тем или иным положением, инструкцией и т.п. Его прикладывают к нормативному акту и хранят вместе.

Закон не устанавливает унифицированных бланков оформления листов и журналов для ознакомления трудоустроенных граждан с локальными нормативными документами. Но, рекомендуется включать в них определенный перечень данных: • название документа, дата начала и завершения его заполнения; • название нормативного акта; При необходимости в форму допускается вносить дополнительные столбцы.

Организация работы с личными делами работников

Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело«Трудовые договоры с работниками».

[1] В рамках данной статьи не рассматривается.

[2] Соответствующие предписания содержатся, в частности, в Методических рекомендациях Мосгорархива

«Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий»

. М.: Мосгорархив, 1993. [3] Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

[4] В том числе во внутренней описи.

Личное дело работника

М.: Мосгорархив, 1993. 2. Формирование личных дел работников — личный листок по учету кадров или анкета ; — дополнение к личному листку по учету кадров; — копии документа об образовании; — трудовой договор (экземпляр работодателя); — договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); — характеристики (рекомендательные письма); — заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); — выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); — выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; — выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Рекомендации Мосгорархива носят исключительно рекомендательный характер и касаются прежде всего государственных организаций.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как правильно составить, скачать бланк

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это можно сделать одним из следующих способов:

Скачать образец листа ознакомления с локальными нормативными актами в формате Word (вариант 1).

Скачать образец листа ознакомления сотрудников с ЛНА в формате Word (вариант 2). Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.

Далее создается таблица со следующими графами:

Образец листа ознакомления с приказом

Это еще один аргумент в пользу хранения этих двух документов вместе.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Лист ознакомления с ЛНА.doc При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты: На практике предприятия используют:

• проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

1. Руководящий состав и лица, их замещающие;
2. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
3. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
4. Главные специалисты;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Лист ознакомления с личным делом бланк

от 30 июня 2008 года N 773

(с изменениями на 30 марта 2011 года)

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга при ведении личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, замещающих должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, руководствоваться Типовым положением о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга согласно приложению.

3. Контроль за выполнением постановления возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга — руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н.

Внесен в Реестр
нормативных правовых актов
1 июля 2008 года
Регистрационный N 7389

Приложение к постановлению. Типовое положение о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга

Приложение
к постановлению Правительства
Санкт-Петербурга
от 30.06.2008 N 773

(с изменениями на 30 марта 2011 года)

1. Общие положения

1.1. Типовое положение о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее — Типовое положение) в соответствии со статьей 42 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» определяет порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга (далее — гражданские служащие) в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее — исполнительные органы).

1.2. Ведение личных дел гражданских служащих осуществляется подразделением исполнительного органа по вопросам государственной службы и кадров (далее — кадровая служба) в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством о государственной гражданской службе, инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе и Типовым положением.

1.3. Руководитель исполнительного органа назначает лиц, ответственных за ведение и сохранность личных дел гражданских служащих, а также уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в исполнительном органе (далее — работники, уполномоченные на ведение личных дел гражданских служащих), из числа гражданских служащих кадровой службы. Назначение производится правовым актом исполнительного органа.

1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, — к сведениям, составляющим государственную тайну.

1.5. Ведение нескольких личных дел на гражданского служащего не допускается. При назначении гражданского служащего на должность гражданской службы либо на государственную должность в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности в порядке, установленном в разделе 8 Типового положения.

2. Обязанности кадровой службы при ведении личных дел гражданских служащих

2.1. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:

приобщение документов, указанных в пунктах 4.3 и 4.4 Типового положения, к личным делам гражданских служащих;

обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;

ознакомление гражданского служащего с материалами личного дела гражданского служащего в порядке, установленном в разделе 7 Типового положения.

2.2. Работники, уполномоченные на ведение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного действующим законодательством.

3. Оформление и регистрация личных дел гражданских служащих

3.1. Личное дело гражданского служащего формируется после издания правового акта исполнительного органа о назначении гражданина Российской Федерации на должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (далее — гражданская служба) и ведется на протяжении всего периода прохождения гражданской службы.

3.2. Личные дела гражданских служащих подлежат регистрации в книге учета личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга (далее — книга учета личных дел гражданских служащих) по форме согласно приложению N 1 к Типовому положению. Книга учета личных дел гражданских служащих должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы.

3.3. Все документы личного дела гражданского служащего брошюруются и помещаются в обложку дела, оформляемую в соответствии с инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе. На документы личного дела гражданского служащего составляется внутренняя опись документов личного дела государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее — внутренняя опись документов) по форме согласно приложению N 2 к Типовому положению. Номер личного дела на обложке указывается в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел гражданских служащих.

3.4. В случае получения личного дела гражданского служащего из другого государственного органа его ведение продолжается кадровой службой по новому месту замещения должности гражданским служащим с присвоением личному делу гражданского служащего нового регистрационного номера в установленном порядке.

4. Документы, включаемые в личное дело гражданского служащего

4.1. В личное дело гражданского служащего включаются его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы.

4.2. Первоначально личное дело гражданского служащего формируется из документов, предъявляемых гражданином Российской Федерации при поступлении на гражданскую службу, впоследствии к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, отражающие прохождение гражданской службы, в соответствии с Типовым положением.

4.3. При первоначальном формировании личного дела гражданского служащего в него включаются документы в следующей последовательности:

собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации;

дополнение к анкете государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее — дополнение к анкете) по форме согласно приложению N 3 к Типовому положению;

абзац четвертый исключен с 27 июля 2009 года — постановление Правительства Санкт-Петербурга от 9 июля 2009 года N 812.;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке гражданского служащего, присвоении гражданскому служащему ученой степени, ученого звания, если таковые имеются;

сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами, если такая проверка проводилась;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина Российской Федерации заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

копии решений о награждении гражданского служащего государственными наградами, присвоении гражданскому служащему почетных, воинских и специальных званий, присуждении ему государственных премий, если таковые имеются;

документы о прохождении гражданским служащим конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии) — если гражданин Российской Федерации назначен на должность гражданской службы по результатам конкурса;

письменное заявление гражданина Российской Федерации о поступлении на гражданскую службу и назначении на должность гражданской службы;

копия акта исполнительного органа о поступлении гражданина Российской Федерации на гражданскую службу и назначении на должность гражданской службы;

экземпляр служебного контракта гражданского служащего;

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния гражданского служащего;

копия трудовой книжки гражданского служащего или документа, подтверждающего прохождение им военной или иной службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования гражданского служащего;

документы, связанные с оформлением допуска гражданского служащего к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений.

4.4. В процессе прохождения гражданской службы к личному делу гражданского служащего приобщаются следующие документы в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления:

копии документов о дополнительно полученном образований, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке гражданского служащего, присвоении гражданскому служащему ученой степени, ученого звания;

копии решений о награждении гражданского служащего государственными наградами, присвоении гражданскому служащему почетных званий, присуждении ему государственных премий;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего (ежегодно);

аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

экзаменационный лист гражданского служащего, отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;

копии актов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Санкт-Петербурга;

письменные заявления гражданского служащего о переводе на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

документы о прохождении гражданским служащим конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии) — если гражданин Российской Федерации назначен на иную должность гражданской службы по результатам конкурса;

копии актов исполнительного органа о назначении, переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт гражданского служащего;

копии актов о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов о начале служебной проверки, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; письменное заключение по результатам служебной проверки (абзац четырнадцатый в редакции, введенной в действие с 11 апреля 2011 года постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30 марта 2011 года N 401;

письменное заявление гражданского служащего об освобождении от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении;

письмо государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и увольнении по переводу (в случае увольнения гражданского служащего по переводу в иной государственный орган);

копия акта исполнительного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта и увольнении гражданского служащего;

копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копия запроса о передаче личного дела гражданского служащего в случае назначения гражданского служащего на иную должность в другом государственном органе;

лист ознакомления с личным делом государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга по форме согласно приложению N 4 к Типовому положению (абзац дополнительно включен с 27 июля 2009 года постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 9 июля 2009 года N 812).

К личному делу гражданского служащего приобщаются письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.5. К личному делу гражданского служащего не приобщаются:

документы, содержание которых носит временный характер (о предоставлении отпусков, об установлении надбавок к должностному окладу, ежемесячного денежного поощрения, о выплате премий и т.п.);

документы, не имеющие необходимых реквизитов (дат, номеров, подписей и т.п.);

копии и выписки из документов, не заверенные в установленном порядке;

документы, содержащие не оговоренные и не заверенные в установленном порядке исправления;

факсограммы.

5. Порядок оформления документов, включаемых в личное дело гражданского служащего

5.1. К личному делу гражданского служащего приобщаются оригиналы документов либо копии, выписки из них в случаях, предусмотренных Типовым положением.

5.2. Выписка из правового акта исполнительного органа может быть приобщена к личному делу гражданского служащего вместо копии соответствующего документа.

Выписка из правового акта исполнительного органа должна содержать все имеющиеся в оригинале реквизиты: вид правового акта, номер, дату, заголовок, указание должности, фамилии и инициалов подписавшего его лица (без личной подписи).

5.3. Оформление и удостоверение копий и выписок из правовых актов исполнительных органов и иных документов, включаемых в личное дело гражданского служащего, производится в соответствии с инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе.

5.4. Все исправления, внесенные в документы личного дела гражданского служащего, должны быть заверены подписью работника, уполномоченного на ведение личных дел гражданских служащих, и печатью кадровой службы.

5.5. Анкета заполняется гражданином Российском Федерации при поступлении на гражданскую службу по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации.

При заполнении анкеты должны соблюдаться следующие правила:

анкета заполняется гражданином Российской Федерации собственноручно, разборчиво, без помарок и исправлений;

на все вопросы даются полные ответы в строгом соответствии со сведениями, содержащимися в личных документах гражданина Российской Федерации;

прочерки в графах не допускаются, отрицательные ответы записываются без повторения вопроса («не имею», «не был» и т.п.).

5.6. Работник, уполномоченный на ведение личных дел гражданских служащих, обязан при приеме анкеты проверить полноту и правильность указанных в ней сведений, заверить анкету своей подписью с указанием фамилии и печатью кадровой службы.

5.7. Изменения персональных данных гражданского служащего отражаются в дополнении к анкете, при этом анкета вновь не заполняется.

Все вносимые изменения должны быть подтверждены оригиналами документов либо удостоверенными в установленном порядке копиями документов, выписками из них, которые подлежат приобщению к личному делу гражданского служащего.

6. Порядок хранения личных дел гражданских служащих

6.1. Личные дела гражданских служащих хранятся в кадровой службе в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования.

6.2. Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

6.3. Личные дела лиц, уволенных с гражданской службы, хранятся в кадровой службе исполнительного органа в течение десяти лет со дня увольнения лица с гражданской службы, после чего передаются в архив.

6.4. Личные дела лиц, умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период прохождения ими гражданской службы, хранятся в кадровой службе в течение десяти лет со дня прекращения служебного контракта гражданского служащего, после чего передаются в архив.

7. Порядок ознакомления с личным делом гражданского служащего

7.1. Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела проводится кадровой службой не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.2. Факт ознакомления с личным делом гражданского служащего удостоверяется личной подписью гражданского служащего в листе ознакомления с личным делом государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга по форме согласно приложению N 4 к Типовому положению с указанием даты ознакомления.

7.3. Личное дело гражданского служащего на руки гражданскому служащему во временное пользование не выдается.

8. Порядок передачи личных дел гражданских служащих

8.1. При назначении гражданского служащего на должность государственной гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения должности.

8.2. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность Санкт-Петербурга его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности.

8.3. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой в соответствии с пунктом 6.3 Типового положения, поступит вновь на гражданскую службу либо будет назначен на государственную должность Российской Федерации или Санкт-Петербурга, его личное дело подлежит передаче по новому месту замещения должности.

8.4. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается руководителями кадровых служб и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.

8.5. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа — получателя почтового отправления.

8.6. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:

8.6.1. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Нумерация листов личного дела гражданского служащего производится арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

8.6.2. В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, уполномоченным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.

8.6.3. На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы — первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.

8.6.4. В конце личного дела гражданского служащего помещается лист-заверитель личного дела гражданского служащего по форме согласно инструкции по делопроизводству в исполнительном органе.

8.6.5. Лист-заверитель личного дела гражданского служащего подписывается работником, уполномоченным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, даты подписания, и заверяется печатью кадровой службы.

8.7. При передаче личных дел гражданских служащих на архивное хранение в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Санкт-Петербурга личные дела гражданских служащих оформляются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе с учетом требований пункта 8.6 Типового положения.

8.8. При передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись.

Приложение 1 к Типовому положению. Книга учета личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга

Приложение N 1
к Типовому положению
о порядке ведения личных дел
государственных гражданских служащих
Санкт-Петербурга в исполнительных органах
государственной власти Санкт-Петербурга

(Наименование исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга)

Номер личного дела

Фамилия, имя и отчество

Дата регистрации личного дела

Дата и основание передачи личного дела, куда передано

Лист ознакомления работника с личным делом образец

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (образец)

Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии — при издании новых документов. По ст. 68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью, под подпись.

Есть два варианта, как провести ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами: Лист ознакомления – бумага, в которой персонал проставляет подпись после ознакомления с тем или иным положением, инструкцией и т.п.

Его прикладывают к нормативному акту и хранят вместе. Закон не устанавливает унифицированных бланков оформления листов и журналов для ознакомления трудоустроенных граждан с локальными нормативными документами.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

— образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов.

Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения. Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры. 1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

1. включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.
2. подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;

Создание самостоятельного нормативного документа, который:

1. содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).
2. подписывается всеми сотрудниками фирмы;

Что должно быть в личном деле работника: образец

Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника.

Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать. Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Лист ознакомления работника с личным делом образец

Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель.

Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним. Лист ознакомления может выглядеть следующим образом: Лист ознакомления работников ГБУЗ «Клиническая больница N 2» с правилами внутреннего трудового распорядка N п/п Ф.И.О.

Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы. Какие документы не подшиваются?

В состав дела подшивают наиболее важные документы работника и документы предприятия большого срока хранения (не менее 75 лет).

Читайте, в каком случае это возможно.

Форма листа ознакомления с должностной инструкцией нового сотрудника

Правильное ознакомление сотрудников с локальными актами предприятия позволяет избежать недопониманий, неприятных ситуаций и судебных разбирательств.

Для ускорения процедуры оформления работников на предприятии важно не допускать ошибок.

Этому способствует следование общей схеме приема, включающий несколько основных этапов: Подробная процедура заключения трудовых договоров и оформления трудовых книжек определена главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ.

Скачать статистическую форму 1-МС можно здесь.

В первую очередь, трудовая книжка.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

самые важные статьи вам на Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640 Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры.

Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность. Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы.

Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу.

После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Образец листа ознакомления с приказом

По своей сути документ может относиться к любым сторонам взаимоотношений сотрудников и работодателей, а также процессов, на которые работники своими действиями могут оказать влияния.

Разумеется, такой лист не представляет собой отдельного документа – он лишь служит приложением к приказу и отдельно существовать или оформляться кем-либо не может. Может быть и наоборот, если подписи сотрудника в таком листе нет, то и фактически ответственности за невыполнение его он нести не может.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как правильно составить, скачать бланк

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись. Это можно сделать одним из следующих способов:

Скачать образец листа ознакомления с локальными нормативными актами в формате Word (вариант 1).

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Лист ознакомления с ЛНА.doc При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты: На практике предприятия используют:

• проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
• журнал ознакомления с ЛНА;
• лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

Статья написана по материалам сайтов: credit-helper.ru, docs.cntd.ru, medspravku-omsk.ru.

»