Порядок использования и хранения бланков печатей штампов

Вы здесь

Положение о порядке использования печатей, фирменных бланков, штампов

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке использования печатей, фирменных бланков, штампов [наименование организации] (далее — Положение) разработано в соответствии с законодательством РФ.

1.2. Требования, предусмотренные настоящим Порядком, являются обязательными для всех работников Организации.

1.3. Порядок устанавливает общие требования по учету, выдаче, использованию и хранению печатей, штампов и фирменных бланков Организации.

2. Порядок учета, выдачи и хранения бланков, печатей и штампов

2.1. Организация ведет учет хранения, выдачи и уничтожения печатей, фирменных бланков и штампов самостоятельно с соблюдением настоящего Положения.

2.2. Руководитель Организации приказом назначает лицо, ответственное за учет выдачи, хранения и использования печатей, фирменных бланков и штампов Организации.

2.3. Учет всех изготовленных печатей и штампов Организации ведется в Журнале учета печатей и штампов с обязательным проставлением в нем их оттиска.

Все листы Журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Журнал вместе с печатями и штампами хранится в несгораемом шкафу или сейфе у ответственного лица.

2.4. Выдача печатей (штампов) должностным лицам производится под расписку в Журнале учета печатей и штампов.

2.5. При получении ответственным лицом все фирменные бланки подлежат нумерации.

Учет фирменных бланков ведется в Журнале учета фирменных бланков.

2.6. Выдача фирменных бланков должностным лицам (исполнителям) производится под расписку в Журнале учета фирменных бланков с обязательным указанием номера выданного бланка.

В случае порчи исполнителем фирменный бланк подлежит возврату ответственному лицу. Раз в [срок] ответственное лицо осуществляет уничтожение испорченных бланков с составлением соответствующего акта.

2.7. Временная передача фирменных бланков, печатей и штампов от одного ответственного лица другому (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту.

2.8. При увольнении ответственного лица числящиеся за ним фирменные бланки, печати и штампы передаются другому назначенному руководителем Организации работнику по акту приема-передачи с обязательным проставлением оттисков всех передаваемых печатей и штампов.

2.9. Проверка наличия, порядка хранения бланков, печатей и штампов проводится не реже одного раза в [срок].

3. Порядок использования бланков, печатей и штампов

3.1. В Организации используются следующие виды печатей: [указать виды используемых печатей и места их хранения; перечислить все документы, для проставления оттиска на которых используются указанные печати].

3.2. В Организации используются следующие виды штампов: [указать виды используемых штампов и места их хранения; перечислить все документы, для проставления оттиска на которых используются указанные штампы].

3.3. Применение других печатей и штампов, не указанных в данном Положении, не допускается.

3.4. Печати и штампы должны использоваться таким образом, чтобы на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения, насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными.

3.5. Фирменные бланки Организации могут быть использованы для составления следующих документов: [вписать нужное].

3.6. Фирменные бланки Организации должны использоваться исполнителями строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4. Ответственность

4.1. Использование печатей с нарушением требований законодательства или настоящего Положения влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством РФ.

4.2. За нарушение правил хранения печатей, фирменных бланков или штампов, а также их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.

Оренбургский государственный университет

Инструкция о порядке изготовления, хранения, использования, уничтожения печатей и штампов в ОГУ

Утверждена приказом от 30 декабря 2010 г. № 443

1 Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция определяет порядок изготовления, учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования Оренбургский государственный университет» (далее — университет).

1.3 Основные термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции:

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Печати могут быть гербовые и простые.

Клише — элемент печати, штампа, содержащий зеркальное отображение оттиска печати, штампа.

Оттиск — изображение клише печати, штампа на бумаге.

Гербовая печать — печать круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Малая гербовая печать — гербовая печать обособленного структурного подразделения.

Простая печать — печать, используемая для засвидетельствования документов, исходящих непосредственно от имени структурного подразделения (кадровая, бухгалтерская и т. д.).

Мастичная печать (мастичный штамп) — печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.

Штемпельная краска — специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати, штампа.

Печатающий элемент — участок клише печати, штампа, воспринимающий штемпельную краску и передающий её на бумагу.

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

Пробельный элемент — участок клише печати, штампа, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий её на бумагу.

Штамп — печать прямоугольной формы, служащая для производства оттиска на документах и содержащая текстуальную информацию.

Регистрационный штамп — штамп, используемый для регистрации документов.

Информационный штамп — штамп информационного характера, подтверждающий определённые действия.

Структурное подразделение — официально выделенный элемент организационной структуры университета, выполняющий установленные ему функции и отвечающий за выполнение возложенных на него задач.

Обособленное структурное подразделение — структурное подразделение, территориально обособленное и осуществляющее часть функций университета.

Заверенная копия документа — копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Уничтожение печатей и штампов — полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и использования.

1.4 Требования, предусмотренные настоящей Инструкцией, являются обязательными для всех работников университета.

2 Порядок изготовления и учёта печатей и штампов

2.1 Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение об изготовлении гербовой печати университета принимает ректор.

2.3 Изготовление гербовой печати должно осуществляться полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.4 Для изготовления гербовой печати в полиграфические и штемпельно-граверные предприятия представляются следующие документы:

2.4.1 Официальное письмо от ректора с просьбой изготовить гербовую печать с приложением эскиза печати.

2.4.2 Документ, подтверждающий полномочия ректора.

2.4.3 Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица (с предъявлением оригинала, если копия не заверена нотариусом).

2.4.4 Копия свидетельства о постановке на учёт юридического лица в налоговом органе (с предъявлением оригинала, если копия не заверена нотариусом).

2.4.5 Копия Устава (с предъявлением оригинала, если копия не заверена нотариусом).

2.4.6 Копия внутреннего документа, предусматривающего уничтожение старой печати в университете после получения новой гербовой печати (акт об уничтожении гербовой печати, утвержденный ректором).

2.5 Изготовленная гербовая печать выдается начальнику первого отдела при предъявлении доверенности и документа, удостоверяющего личность.

2.6 Для получения разрешения на изготовление простой печати и штампа руководитель структурного подразделения представляет на подпись ректору или проректору, курирующему данное структурное подразделение, служебную записку с просьбой изготовить печать и/или штампы с приложением эскизов печати, штампа в двух экземплярах.

2.7 Изготовление гербовых и простых печатей, штампов осуществляется:

  • в связи с созданием и реорганизацией структурного подразделения, переименованием учредителя университета;
  • в связи с их износом, потерей (утратой), хищением и т. д.

2.8 Изготовление печатей и штампов структурных подразделений осуществляется централизованно через первый отдел.

Организация изготовления печатей и штампов, в т. ч. малой гербовой печати, в обособленном структурном подразделении осуществляется руководителем этого подразделения.

2.9 Завизированная ректором или проректором, курирующим данное структурное подразделение, служебная записка о необходимости изготовления печати, штампов направляется в первый отдел для исполнения.

Первый отдел ведет учет печатей и штампов, имеющихся в университете, в журнале учета печатей и журнале учета штампов с проставлением их оттисков. Журналы учета должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью и подписью начальника первого отдела.

2.10 Для обеспечения надлежащего учета, хранения печатей и штампов, их выдачи структурным подразделениям приказом ректора из числа материально-ответственных работников структурного подразделения назначается ответственное лицо за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов.

В случае отсутствия материально-ответственного лица в структурном подразделении за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов назначается ответственное лицо приказом ректора по представлению руководителя структурного подразделения.

2.11 Изготовленные печати, штампы выдаются первым отделом работнику, ответственному за хранение, использование и установку оттиска печати и/или штампа под подпись в журнале учета при предъявлении служебного удостоверения или другого документа, удостоверяющего личность.

3 Форма и описание печатей и штампов

3.1 Печати могут изготавливаться круглой, прямоугольной и треугольной форм.

3.2 Гербовая печать, малая гербовая печать обособленного структурного подразделения, простые печати структурных подразделений изготавливаются только круглой формы.

Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба РФ — 40 (+1) мм, максимальный диаметр — 50 (-1) мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 1,3 (+0,1) мм, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне). Микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

В центре клише печати располагается зеркальное изображение Государственного герба РФ.

Изображение Государственного герба РФ для изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба РФ представляется в цифровом закодированном виде и используется полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, аккредитованными на возможность изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба РФ.

Вокруг Государственного герба РФ на расстоянии 1 (-0,1) мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне), включающий информацию об университете или обособленном структурном подразделении с содержанием идентификационного налогового номера, а также, по усмотрению, с кодом по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций и другой информацией.

Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование университета в именительном падеже, в скобках — его краткое наименование и основной государственный регистрационный номер согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц.

Полное и сокращенное наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе университета.

Перед полным наименованием университета располагается наименование вышестоящей организации — Министерство образования и науки Российской Федерации.

В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати университета размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба РФ:

  • номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба РФ изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати;
  • буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры 1 для первого дубликата печати.

В малой гербовой печати по окружности от Государственного герба указывается наименование обособленного структурного подразделения в соответствии с Положением о структурном подразделении, которое утверждается ректором университета.

3.4 Печати с воспроизведением Государственного герба РФ должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание. В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

3.5 В простой печати структурного подразделения по окружности указывается полное наименование вышестоящей организации, полное наименование университета. Наименование структурного подразделения указывается в центре печати.

3.6 Шрифт текста печати и штампа может быть любого размера и вида, обеспечивающих читаемость всех элементов текста и его размещение в пределах границ печати и штампа.

3.7 Печати и штампы изготавливаются по следующим стандартным размерам:

  • 1) простая печать — минимальный диаметр 40 (+1) мм, максимальный диаметр — 50 (-1) мм,
  • 2) штамп — 55 мм х 70 мм.

4 Порядок использования и хранения печатей и штампов

4.1 Работники, ответственные за использование, установку оттиска и хранение гербовой печати, простых печатей, штампов, назначаются приказом ректора.

4.2 На время отсутствия ответственного за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов (болезнь, отпуск, командировка) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом ректора.

Временная передача печатей и/или штампов осуществляется по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (Приложение № 1).

4.3 При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику, назначенному приказом ректора ответственным за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов, под подпись в журнале учета печатей или журнале учета штампов, хранящихся в первом отделе, с обязательным составлением акта приема-передачи.

4.4 Передача печатей и/или штампов посторонним лицам, вынос печатей и/или штампов за пределы отведенного для хранения помещения запрещается.

4.5 В университете используется гербовая мастичная печать для проставления оттиска на следующие документы:

  • академические справки;
  • акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.);
  • гарантийные письма (на выполнение работ, оказание услуг и т. д.);
  • гражданско-правовые договоры (поставки, подряда, о научно-техническом сотрудничестве, аренды помещений и др.) и дополнительные соглашения к ним;
  • доверенности;
  • дипломы государственного образца (о неполном высшем профессиональном образовании, о высшем и среднем профессиональном образовании) и приложения к ним;
  • договоры о материальной ответственности;
  • должностные инструкции;
  • заключения и отзывы на диссертации, авторефераты, направляемые в Высшую аттестационную комиссию;
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.);
  • запросы в налоговые органы для получения Выписок из Единого государственного реестра юридических лиц;
  • заявки (на оборудование, изобретение и т. д.);
  • копии документов, требующих особого удостоверения их подлинности (Устав университета, изменения и дополнения к нему, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и т. д.);
  • наградные листы;
  • положения о структурных подразделениях, инструкции, правила и другие локальные акты университета;
  • поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке и т. д.);
  • представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и т. д.);
  • протоколы (согласования сроков поставок, цены, разногласий к гражданско-правовому договору и т. д.);
  • реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства и т. д.);
  • сметы доходов и расходов, а также иные документы по финансированию университета;
  • справки (архивные и т. д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т. д.);
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • Устав университета, изменения и дополнения к нему;
  • финансовые документы и отчеты, представляемые в Министерство финансов Российской Федерации, Министерство образования и науки Российской Федерации, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
  • штатные расписания и изменения к ним;
  • иные документы для удостоверения подписи должностного лица, имеющего право действовать от имени университета, а также документы, требующие наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.6 Малые гербовые печати закрепляются за ответственными лицами обособленных подразделений.

4.7 Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

4.8 Оттиск мастичной печати «Управление делами» проставляется на следующих документах:

  • копии приказов и распоряжений университета;
  • выписки из журнала регистрации входящих документов для направления в суды, правоохранительные органы и другие организации (по линии юридического отдела);
  • командировочные удостоверения (для заверения отметок об убытии и прибытии работника);
  • копии документов входящей и исходящей корреспонденции, при условии хранения оригиналов в отделе документационного обеспечения и контроля исполнения документов;
  • на документы в УФМС России по Оренбургской области и его подразделения, касающиеся въезда и выезда иностранных граждан.

4.9 Оттиск мастичной печати «Управление кадров» проставляется на следующих документах:

  • копии трудовых книжек;
  • выписки из приказов по личному составу;
  • различные справки и документы кадрового характера.

4.10 Оттиском мастичной печати «Первый отдел» заверяются документы, подлинники которых хранятся в первом отделе:

  • копии Устава университета, изменений и приложений к нему;
  • копии лицензии на право осуществления образовательной деятельности и приложений к ней;
  • копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
  • копии свидетельства о государственной аккредитации и приложений к нему;
  • копии свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;
  • копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Это интересно:  Если ип закрыто а долги остались

4.11 Мастичные штампы применяются в делопроизводстве для проставления отметок о получении, регистрации документов, а также других отметок справочного характера.

4.12 Верность копии документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, должна быть засвидетельствована подписью руководителя структурного подразделения или иного работника структурного подразделения, уполномоченного распоряжением руководителя и печатью структурного подразделения (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в университете.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Допускается копию документа заверять печатью структурного подразделения.

Копия верна, подлинник находится в университете

Начальник управления делами Евдокимова Т.Н. Евдокимова

10 января 2010 г.

При заверении документа гербовой печатью или простой печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ и его подпись.

4.13 Возложение обязанности по заверению гербовой печатью копий документов на работника университета оформляется приказом ректора следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению гербовой печатью копий документов». Лицо, заверяющее копии, должно быть штатным работником университета.

4.14 Работник университета, заверяющий копию документа, должен визуально убедиться в полном соответствии воспроизведенной на копии документа информации сведениям, данным и внешним признакам, содержащимся в документе, с которого воспроизведена копия, и несет ответственность за соответствие указанной информации подлиннику. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Копии документов могут изготавливаться с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники (например, сканер).

4.15 Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

4.16 Отметка о заверении копии аналогично используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов).

5 Порядок хранения печатей и штампов

5.1 Гербовые печати, простые печати и/или штампы в рабочее и нерабочее время хранятся в сейфах, металлических шкафах и ящиках.

Хранить гербовые печати, простые печати и штампы в других местах, передавать их на хранение работникам, не имеющим на это право, а также выносить их за пределы отведенного для хранения помещения запрещается.

5.2 Проверка наличия гербовых печатей, правильность их хранения и использования производится первым отделом не реже одного раза в год.

Результаты проверки фиксируются в акте, который утверждается ректором университета.

Проверка наличия малых гербовых печатей производится комиссией, созданной приказом руководителя обособленного структурного подразделения, по результатам которой составляется акт.

Контроль за наличием простых печатей и штампов возлагается на руководителя структурного подразделения.

5.3 В случае утраты, хищения печати или штампа ответственный за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов немедленно сообщает руководителю структурного подразделения, а он в свою очередь незамедлительно докладывает ректору или проректору, курирующему данное структурное подразделение.

По фактам утраты печати, в том числе гербовой, и/или штампа или нарушений в их использовании в десятидневный срок после обнаружения проводится служебное расследование комиссией, созданной приказом ректора или распоряжением проректора, курирующего данное структурное подразделение. Результаты служебного расследования доводятся до ректора для принятия соответствующего решения.

В случае подтверждения факта утраты или хищения гербовой печати, малой гербовой печати, простой печати и/или штампа в средствах массовой информации публикуется объявление о признании их недействительности.

6 Порядок уничтожения печатей и штампов

6.1 Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы структурных подразделений подлежат сдаче в первый отдел для централизованного уничтожения и списания с учета.

6.2 Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом ректора. В состав комиссии назначаются не менее трех человек.

6.3 На все отобранные к уничтожению печати и/или штампы составляется акт (Приложение № 2).

В акте во всех случаях уничтожения печатей и штампов обязательно воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей и штампов. В акте исправления не допускаются.

6.4 Комиссия проверяет наличие всех печатей и/или штампов, включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей и/или штампов не могли оказаться какие-либо другие печати и/или штампы, не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями и/или штампами и записями в журнале учета. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается ректором.

6.5 Печати и/или штампы, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в конверт (папку, коробку) и опечатываются председателем комиссии. Конверт (папка, коробка) хранится до уничтожения в сейфе.

6.6 Уничтожение печатей и/или штампов производится после утверждения акта.

6.7 Уничтожение мастичных печатей и/или штампов производится путем измельчения клише печати. Об уничтожении печатей и/или штампов все члены комиссии расписываются в акте. Акт подшивается в номенклатурное дело. Данный акт является основанием для внесения отметок об уничтожении печатей и/или штампов в журналы учета.

6.8 Уничтожение малых гербовых печатей, простых печатей и штампов обособленного структурного подразделения производится в обособленном структурном подразделении. Комиссия назначается руководителем подразделения. Копия акта представляется в первый отдел университета.

6.9 Акты об уничтожении печатей и/или штампов хранятся в течение трёх лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

6.10 Простые печати и штампы при ликвидации структурного подразделения уничтожаются ликвидационной комиссией по акту, а при реорганизации структурного подразделения (присоединение, разделение, преобразование) уничтожаются по акту его правопреемником.

6.11 Пришедшие в негодность печати и/или штампы, а также печати и штампы, вместо которых в связи с изменением наименования университета (вышестоящей организации) или структурного подразделения изготовлены новые, уничтожаются в срок не более трех рабочих дней после получения новых печатей и/или штампов комиссией, назначаемой приказом ректора.

Учет использования и хранения печатей, штампов, бланков, необходимых для оформления конфиденциальных документов

Печати и штампы

Печать — это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154].

Федеральные органы власти применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации. Порядок применения гербовых печатей устанавливается российским законодательством. Порядок применения печатей с изображением Государственною герба регулируется Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» [3]. Негосударственные организации применяют печать с наименованием самой организации в соответствии с уставом организации.

В соответствии с уставом в организации могут использоваться круглые печати структурных подразделений и печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров». «Для копий»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство организации по согласованию с руководителем Службы делопроизводства и Службы безопасности. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется в соответствующих подразделениях и передастся в Административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или распорядительным документом руководителя предоставлены соответствующие полномочия. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы территории организации не допускаются.

Служба делопроизводства ведет общий учет имеющихся в организации печатей и штампов в специальном журнале (форма 8) с проставляем их оттисков. Выдача печатей и штампов осуществляется пол расписку работникам, персонально ответственным за их использование и хранение. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются. Печати хранятся в надежно запираемых шкафах. Ответственность за законность использования и хранение главной печати организации возлагается на руководителя. Ответственность за хранение, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей. В случае служебной необходимости по решению руководителя организации допускается изготовление дополнительных экземпляров печати.

Форма 8. Журнал учета печатей и штампов

Оттиск печати (штампа)

Наименование печати (штампа)

Дата получения печати (штампа) от изготовителя

Виды и порядок применения печатей и штампов

Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов. Определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов. Проблемные моменты использования печати. Разработка в организации инструкций по использованию печатей и штампов.

Рубрика Государство и право
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 01.11.2015
Размер файла 54,9 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Требования к содержанию и внешнему виду печатей и штампов

2. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов

2.1 Изготовление печатей и штампов

2.2 Учет печатей и штампов

2.3 Порядок использования печатей и штампов

2.4 Хранение печатей и штампов

2.5 Утрата печати или штампа

2.6 Уничтожение печатей и штампов

2.7 Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

3. Определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов

4. Проблемные моменты использования печати

5. Общие рекомендации по работе с печатью и штампами

6. Разработка в организации Инструкций по использованию печатей и штампов

Список использованных источников и литературы

В области организации работы с документами немаловажное значение имеет, как организованы учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов на предприятии, в учреждении, в организации (далее — организации).

Задачи курсовой работы «Виды и порядок применения печатей и штампов»:

— рассмотреть такие темы, как: требование к содержанию и внешнему виду, порядок изготовления, пользование, учет и хранение, определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов;

— раскрыть вопросы о праве использования печати с воспроизведением изображения государственного герба РФ, требованиях для утверждения эскизов, о форме, размерах и реквизитах печатей и штампов;

— разработать Инструкции по использованию печатей и штампов;

— составить список используемой литературы.

При изучении учебной литературы, выяснилось, что в современной России печать является одним из средств индивидуализации организации. Однако гражданское законодательство уделяет мало внимания этому вопросу. Общей нормы (закрепленной, например, в Гражданском кодексе РФ), которая бы обязывала все юридические лица иметь печать, сегодня не существует: такое требование содержится в отдельных законах о конкретных организационно-правовых юридических лиц. Не все благополучно и с вопросами изготовления, хранения и уничтожения печатей.

После распада СССР в 1993 г. приказом МВД с органов внутренних дел снимаются функции по выдаче разрешений на изготовление печатей и штампов, открытию штемпельно-граверных предприятий России и контролю за их деятельностью и уничтожению печатей «Об исполнении постановления Cовета министров — Правительства Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 960 Лицензирование и контроль за деятельностью штемпельно-граверных предприятий возложен на Министерство печати и информации РФ. (Сейчас деятельность по изготовлению печатей не лицензируется. В Федеральном законе от 08.08.2001 №128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» в ст. 17 в перечне видов деятельности, на осуществление которых требуются лицензии, изготовление печатей и штампов не указано).

После отмены разрешительной функции МВД и с появлением недорогой в использовании фотополимерной технологии, резко увеличилось число подделок печатей.

Правительство Российской Федерации предпринимало определенные шаги для наведения порядка в этой области. В первую очередь законодателей волновала тема печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и Положительным моментом Постановления № 1268 явилась разработка и принятие» (введен в действие Постановлением Госстандарта № 254-ст 26.06.2002 г.). Этот стандарт определил вид современной гербовой печати, требования к её защите, и заложил основы для сертификации штемпельных производств. Теперь для производства гербовых печатей изготовителю необходимо получить сертификат, удостоверяющий, что производственная база удовлетворяет всем необходимым требованиям для изготовления печатей с Государственным гербом Российской Федерации.

Цель курсовой работы — определить положение о порядке изготовления, хранения, пользования, учета, защиты от подделок печатей и штампов.

Современный толковый словарь русского языка дает следующее определение печати и штампу.

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп (от ит. stampa) — это 1) форма с углублением или рельефным изображением текста рисунка или украшения, служащая для тиснения на переплетной крышке (в полиграфии); 2) вид печати, обычно прямоугольной, — с выпуклым изображением названия учреждения организации, адреса и т.п. С юридической точки зрения, если печать удостоверяет или подтверждает какой-либо документ, то штамп выполняет в основном лишь информационные функции. Штампы формально заменяют рукописную или машинописную запись в повторяющихся оборотах слов в основном при бумажном документообороте, что актуально в кадровом делопроизводстве.

По «ГОСТу Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) определение печати:

«. Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. ».

«Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями».

Документы: «Постановление Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП «О Регламенте Правительства Москвы», «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) дают определение штампу:

«. Штамп — разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п. ».

1. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ВНЕШНЕМУ ВИДУ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Печати и штампы — изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации [1], факсимиле в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. В ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба РФ на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Печать имеют, как правило, круглую форму. По окружности указывается полное или сокращенное наименование организации или подразделения, а в середине — номер печати или ее предназначение (например: «№ 2» или «Для пакетов»).

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может изготавливаться в одном или нескольких экземплярах. При этом на клише экземпляра № 1 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах печати последующий номер обозначается арабскими цифрами.

Допускается на клише экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, за исключением экземпляра № 1, изображать дополнительный текст (например: «Для хозяйственных и денежных документов»).

При необходимости могут изготавливаться дубликаты экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В этом случае на клише дубликата печати кроме номера экземпляра дополнительно воспроизводится буква «Д» и через дефис — порядковый номер дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати (например: второй дубликат экземпляра № 2 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации имеет номер «2Д-II») [2].

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д.

Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счет-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплатильщика (основание: письмо МНС от 21.05.2001 №ВГ-6-03/404 2О применении счет-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписи, для денежно-расчетных документов).

Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указываются справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.п.), а также треугольные — как правило, используемые для внутренних документов и справок.

Это интересно:  Как оформить лизинг на машину физическому лицу

Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую нужно указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.

Временные правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70×100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27×10 мм, 38×14 мм, 47×18 мм, 59×23 мм, 69×30 мм, 76×37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.

Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:

1) «Копия верна» (размер 14×38 мм) — применяется для заверений копий документов;

2) «Выдан вкладыш серия _____ № _____ (размер 60 x 33 мм) — применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша в трудовую книжку (руководствуясь ст. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»: «При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша»);

3) «С записями ознакомлен(а)» (размер 18×47 мм) — применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;

4) «Экземпляр организации» (размер 10×27 мм) — применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;

5) «Экземпляр сотрудника» (размер 10×27 мм) — применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;

6) «Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)» (размер 33×60 мм) — применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);

7) «Второй экземпляр документа на руки получен ________________________ Ф.И.О. ___________ подпись «__» _________ 201_ г. (размер 23×59 мм) — применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;

8) «Фамилия. изменена на фамилию. на основании. » (размер 33×60 мм) — применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно п. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);

9) «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия ____ № ___ выдан «__» _________ 201_ г.» (размер 37×76 мм) — применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;

10) «Дубликат» (размер 10×14 мм) — применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера;

11) «Инспектор отдела кадров» (размер 10×27 мм) — применяется для указания должности на документах;

12) «Начальник отдела кадров» (размер 10×27 мм) — применяется для указания должности на документах;

13) «Директор по персоналу» (размер 10×27 мм) — применяется для указания должности на документах.

Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики, с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении № 8.

Печати, штампы, факсимиле должны быть изготовлены таким образом, чтобы оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей, штампов, не должны значительно отличаться друг от друга. Допускается выделение более крупным шрифтом в штампах наименования подразделения.

В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

2. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

2.1 Изготовление печатей и штампов

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель структурного подразделения по согласованию с высшим руководством.

Заявки на изготовление необходимых печатей, штампов, факсимиле готовятся подразделениями службы ДОУ, подписываются его руководителем (уполномоченным заместителем руководителя) и направляются в соответствующее структурное подразделение обеспечения.

Заявка на изготовление гербовых печатей, штампов и бланков подписывается руководителем организации или структурного подразделения, которому предоставлено право пользования гербовыми печатями.

Эскизы печатей и штампов разрабатываются отделом делопроизводства и утверждаются руководителем компании. О введении в обращение печатей и штампов и порядке их использования руководитель компании издает приказ.

Проект приказа готовит отдел делопроизводства. Введение в обращение новых видов печатей и штампов (в том числе с одновременным изъятием из обращения прежних видов) разрешается после их утверждения руководителем компании и издания (в дополнение к ранее изданному приказу,) соответствующего распоряжения.

Печати и штампы изготавливаются по утвержденным эскизам на основании договора-заказа. (указать наименование предприятия-изготовителя).

Изготовление гербовых печатей, штампов и бланков осуществляется:

— в связи с образованием (созданием), реорганизацией организации;

— в связи с их износом, потерей (утратой), хищением и т.д.

В случае необходимости изготовления гербовых печатей и штампов в связи с износом к заявке прилагаются также оттиски пришедших в негодность печатей и штампов.

В случае необходимости изготовления гербовых печатей, штампов и бланков в связи с их потерей (утратой) или хищением к заявке прилагаются копии соответствующих документов.

Штемпельно-граверные предприятия в установленном порядке ведут строгий учет изготовленных гербовых печатей, штампов и бланков с их оттисками в специальном журнале учета, прошнурованном, скрепленном печатью и заверенном руководителем предприятия-изготовителя.

Заявки на изготовление печатей, штампов, факсимиле учитываются в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов, факсимиле.

Получение изготовленных печатей, штампов и факсимиле от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.

Полученные печати, штампы и факсимиле передаются в подразделения службы ДОУ под подпись в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов и факсимиле.

2.2 Учет печатей и штампов

В подразделении службы ДОУ печати, штампы, факсимиле учитываются в журнале учета печатей, штампов, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе.

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается,

Скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

Печати, штампы выдаются сотрудникам, назначенным ответственными за их хранение, выдачу и использование, под расписку в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.

2.3 Порядок использования печатей и штампов

печать штамп подделка защита

Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе и может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями.

Организации могут иметь в пользовании по одному экземпляру соответствующей гербовой печати:

— каучуковой (мастичной) большой печати со своим наименованием;

— каучуковой (мастичной) большой печати с тем же наименованием и дополнительным текстом «Для хозяйственных и денежных документов», «Для утверждения проектов и смет»;

— каучуковой (мастичной) или металлической малой печати для подтверждения удостоверений личности, служебных удостоверений и пропусков.

Структурное подразделение организации может иметь в пользовании гербовые печати, если это предусмотрено Положением о данном структурном подразделении или приказом о его образовании. В этом случае в текст печати дополнительно вписывается название структурного подразделения («Филиал», «Управление» и т.д.).

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать

— Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и другие).

— Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и другие).

— Договоры, контракты (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и другие).

— Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и другие).

— Заявки (на оборудование, изобретения и другие).

— Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

— Нормы расхода на драгоценные металлы.

— Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

— Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и другие).

— Положения о структурных предприятиях.

— Протоколы (согласования планов поставок и другие).

— Финансово-распорядительные и бухгалтерские документы.

В случае отсутствия изготовленных типографским способом гербовых бланков, организационно-распорядительных документов, содержащих реквизиты штампа организации или структурного подразделения, организация при переписке может использовать мастичный бланковый штамп.

Переписка, как правило, внутри аппарата организации осуществляется без использования бланкового штампа или бланков.

Организации независимо от наличия у них гербовых печатей могут иметь необходимое количество негербовых (простых) печатей со своим наименованием для использования в своей деятельности

Структурные подразделения организаций, имеющие право самостоятельно вести переписку, пользуются, как правило, штампами с указанием собственных реквизитов без изображения Государственного герба.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации ответственных за их использование и сохранность.

Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы бывают нескольких видов:

— ограничения права доступа;

— с реквизитами организации;

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

2.4 Хранение печатей и штампов

Запрещается хранить печати, штампы, факсимиле в других местах, передавать их на хранение другим сотрудникам, минуя подразделение делопроизводства и режима, а также носить в карманах одежды (кроме металлических печатей индивидуального пользования).

Печати, штампы, факсимиле хранятся в металлических хранилищах, опечатываемых металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование.

Место, где хранится основная печать компании, должно быть недоступно для посетителей. Наиболее подходящим является кабинет директора или бухгалтера. Эти кабинеты чаще всего оборудованы сейфами, в которых можно оставить печати предприятия и они будут находиться под надежной защитой. Если сейфа нет в наличии, то можно оставить в запертом ящике стола или в охраняемом помещении. Не рекомендуется оставлять штемпельные изделия на столе или на окне, так как они будут находиться на виду и будут доступны для хищения. Нелишне подумать и о сигнализации, что увеличивает защищенность помещения при хранении в нем штемпельной продукции.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность. Простые штампы хранятся в закрытых столах.

Наличие печатей, штампов и факсимиле, правильность их хранения и пользования проверяются не реже одного раза в год специальной комиссией, назначаемой руководителем организации, в составе не менее 3 человек из числа сотрудников организации, о чем составляется акт.

В акте проверки перечисляются все печати, штампы, факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, а также их незаконного использования руководителем организации в установленном порядке проводится служебная проверка.

При смене вышестоящих руководителей, руководителя подразделения делопроизводства и режима в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей, штампов и факсимиле.

2.5 Утрата печати или штампа

В случае утраты нелишним будет подать объявление в СМИ. Эти официальные заявления помогут не допустить противозаконное использование новыми хозяевами утерянных оттисков. В случае утери или замены печати обязательным является уведомление об этом банка, где открыт расчетный счет предприятия. Изготовление печатей и штампов взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

Факт возврата печатей (штампов) в отдел делопроизводства фиксируется в журнале.

2.6 Уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи), либо замены (уничтожения).

Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы и факсимиле, а также печати и штампы, содержащие устаревшие наименования структурного подразделения (территориального органа), факсимиле бывших руководителей подразделения в обязательном порядке сдаются в подразделение службы ДОУ для последующего уничтожения.

Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов, факсимиле путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле с последующим сожжением.

Это интересно:  Температура в квартире по санпину

На отобранные для уничтожения печати, штампы и факсимиле специальной комиссией в составе не менее 3 человек составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

В акте на уничтожение печатей, штампов, факсимиле в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, факсимиле, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, факсимиле, способ уничтожения печатей, штампов, факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов, факсимиле с использованием штемпельной краски.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнале учета.

При реорганизации или ликвидации территориальной организации, находящиеся у него в пользовании печати, штампы, факсимиле уничтожаются в суточный срок с момента прекращения работы ликвидационной комиссии.

В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом вышестоящего руководства или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

2.7 Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственному за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.

3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОДДЕЛКИ, ЗАЩИТА И ИДЕНТИФИКАЦИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

С развитием науки и техники появляются новые технологии изготовления удостоверительных печатных форм (лазерное гравирование, фотополимерный способ и другие). Высокое качество и относительная дешевизна печатей, изготовленных по новым технологиям, позволяющим в короткое время получать оттиски различного содержания, доступность технических средств и расходных материалов делают их опасным оружием в руках злоумышленников.

В свободной продаже появились самонаборные печати и штампы, состоящие из набора шрифта из эластичного полимерного материала и оснастки круглой или прямоугольной формы для крепления печатающих элементов. Данные «конструкторы» при выработке определенных практических навыков позволяют получать оттиски круглых простых и гербовых печатей и прямоугольных штампов различного содержания и хорошего качества, которые могут быть использованы для имитации последних при изготовлении поддельных документов. Преступнику часто не нужно воссоздавать изображение подлинной печати, достаточно только воспроизвести ее основные реквизиты, название, территориальное расположение, в редких случаях эмблему.

Поэтому при заказе печати требуется продумать следующее:

— При наборе текста, расположенного по окружности, оценить количество знаков текста, знаков препинания, разделительных знаков, количество слов, положение основания печати и длину концентрической направляющей текстовой платы.

— Сделать эскиз, как будет выглядеть воображаемый оттиск.

Размерные характеристики текстовой платы и литер определяют объем текста, который может быть набран при изготовлении самонаборной печатной формы. Поэтому при необходимости набора текста большого объема могут встречаться необоснованные сокращения. При наборе текста малого объема наблюдаются значительные расстояния между словами и разделительными знаками по сравнению с протяженностью самого текста. Минимальное расстояние между буквами в тексте печати при наборе вплотную в идеале должно равняться 1 — 1,5 мм.

Для нанесения оттисков могут быть использованы штемпельные подушки различной пористости, пропитанные штемпельной краской синего, красного, черного и фиолетового цветов.

Решение вопроса о способе изготовления удостоверительной печатной формы при криминалистическом исследовании оттисков особенно важно, так как сам процесс создания печатающих и пробельных элементов во многом обусловливает происхождение как общих, так и частных признаков, а также частоту их встречаемости. При этом учитываются следующие характеристические данные:

— строение печатающей поверхности;

— графическое изображение знаков;

— линейные размеры ободков и знаков текста;

— рельеф печатающей поверхности;

— состав и взаиморасположение составных частей оттиска;

— распределение красителя в штрихах;

— особенности оттиска (сокращения, наличие перевернутых знаков и т.п.);

Для опознания поддельной печати рекомендуется:

— решить вопрос: является ли оттиск непосредственно оттиском либо его изображением (рисование, влажное копирование, выполнение при помощи принтеров или электрофотографических устройств);

— присмотреться к гарнитуре и кеглю шрифта, наличию эмблем и рисунков в центре оттиска, количеству строк текста, расположенного между ободками;

— уделить внимание качеству и соответствию правилам симметрии в расположении знаков в тексте, наличию смещения основания заглавных букв ниже основания строчных букв.

К сожалению, правоохранительная практика показывает, что подделка документов с использованием печатей и штампов приобретает все больший масштаб. Все больше становится случаев массовой фальсификации документов с использованием поддельных печатей и штампов, изготовленных современными способами.

Бывают случаи, когда для изготовления поддельных документов используются подлинные печати или штампы другой организации, но при этом маскируется их содержание. С этой целью печать во время прикосновения к листу бумаги слегка поворачивается, ее оттиск получается расплывчатым.

Если оттиск печати перенесен на документ с помощью копировальной техники или методом сканирования при помощи электронно-вычислительной техники, то обнаружить подделку можно при осмотре обратной стороны страницы документа. На ней не наблюдается проникновения красителя печати в структуру бумаги. Подписи на подобных подделках в основном располагают на изображении печати.

Однако представляет опасность фальсификация клише самой печати при помощи синтеза компьютерных и фотополимерных технологий.

Существуют самонаборные печати, комплект которых в недалеком прошлом любой человек мог купить в обычном магазине канцтоваров и сделать печать (включая гербовую) любой организации. Оттиски фальшивой печати, изготовленной последними двумя способами, не поддаются распознаванию, если подлинная печать не снабжена современными методами и способами защиты.

Специфическими признаками поддельных документов, изготовленных данным методом, являются следующие (перечислены в порядке убывания надежности признака).

1. Прежде всего, злоумышленников подводит слишком высокое качество сфабрикованных документов. Они отличаются высокой четкостью и детальностью изображения бланков, фоновой сетки, печатей и штампов. Все буквы идеально ровные, края четкие. Печати и штампы прорисованы равномерно по всей площади. Отсутствует расплывание, смазывание и непропечатывание краски. Цвета яркие и чистые.

2. При использовании не слишком дорогих принтеров, имеющих разрешение до 300 точек на дюйм, заметна глазу «ступенчатость» на кривых участках штрихов печатей и рисунков. В других мелких деталях также могут быть заметны отдельные точки изображения (пикселы), например, на участках штриховки или вместо полутонов.

3. Отсутствуют вдавленности букв, характерные для типографской высокой печати, и вдавленности от проставления штампов.

4. При использовании струйных принтеров изображение получается нестойким и размазывается при смачивании водным раствором спирта или дихлорэтаном. При использовании лазерных принтеров отдельные буквы переходят на пластиковую основу, если ее прижать к документу и слегка подогреть. Этот эффект хорошо заметен, когда поддельный документ заключен в пластиковую обложку.

5. Если изображение цветное, то при печати на струйном принтере нужный цвет достигается наложением нескольких красок. Иногда на краях одноцветных участков бывают заметны следы такого смешения.

Для этих поддельных документов не характерен такой признак, как одинаковые номера бланков. В отличие от метода копирования, на компьютере можно без всякого труда поставить любые номера и даже задать автоматическую расстановку последовательных номеров и серий.

Как упоминалось выше, простые компьютерные подделки изготавливаются, чаще всего, для себя. Таким образом, хотя данное преступление фактически и является в последнее время массовым (особенно в крупных городах), но выявление его на сбыте подделок затруднено.

Специалисты [2] считают большим минусом, что существующая практика производства печатей и штампов не предполагает выполнения на них выходных данных предприятия-изготовителя, воспроизводимых на оттисках, так как это, например, делается в полиграфии при печатании бланочной и иной продукции. Таким образом, оттиски печатей являются обезличенными с точки зрения установления легитимного производителя удостоверительной печатной формы. Такое положение создает значительные трудности при проведении следственных действий по уголовным делам, связанным с различными категориями преступлений, в которых в качестве вещественных доказательств фигурируют документы, содержащие оттиски печатей и штампов. Например, для решения вопроса о том, не изготовлен ли данный оттиск конкретной удостоверительной печатной формой, необходимо иметь образцы для сравнительного исследования, причем в соответствии с методикой экспертного исследования они должны быть выполнены печатью, которая подлежит проверке.

Предлагается, чтобы контрольные оттиски печатей и штампов в обязательном порядке проставлялись в журнале регистрации выданных печатей и штампов на предприятии-изготовителе. Однако определить его по оттискам печатей или штампов практически невозможно. Налицо явное противоречие: с одной стороны, имеются контрольные оттиски, с другой — затруднена возможность их получения. Данное противоречие является не единственным.

Эксперты вносят чаще всего такие предложения по упорядочению оборота печатей, например:

— осуществлять учет предприятий, занимающихся изготовлением печатей и штампов;

— обязать предприятия выполнять на изготавливаемых ими печатях и штампах выходные данные этих предприятий, которые бы читались на оттисках.

Думается, принятие определенных мер будет способствовать упорядочению использования печатей.

4. ПРОБЛЕМНЫЕ МОМЕНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТИ

Но в то же время повсеместно можно видеть оттиск печати на тех документах, где законодательством их появление не предусмотрено. Например, Гражданский кодекс РФ не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, стороны очень часто включают в текст самого договора (как правило, такая оговорка содержится в разделе «Иные (или прочие) условия»).

Трудовой кодекс РФ тоже не требует ставить печать на трудовых договорах. Так, в перечне обязательных реквизитов (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) нет никакого упоминания о печати. Значит, отсутствие печати не делает трудовой договор недействительным. Но на практике не каждый работник готов мириться с тем, что действительность его трудового договора подтверждается только подписью. Думается, что в таких случаях можно в тексте трудового договора создать следующую оговорку: «Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон».

А вот если трудовой договор подписывает не первое лицо предприятия, а его уполномоченный представитель по доверенности, то на самой доверенности в обязательном порядке должна содержаться печать. Этого требует п. 5 ст. 185 ГК РФ. Ведь доверенности на право совершения юридически значимых действий создаются по правилам не трудового права, а гражданского законодательства. Без печати доверенность является недействительной. А вот подписанный таким лицом трудовой договор будет иметь юридическую силу при условии правильного оформления самой доверенности на передачу полномочий.

Унифицированные формы по учету кадров и рабочего времени, утвержденные Госкомстатом и Росстатом, не содержат среди реквизитов печать работодателя. И это оправданно. Среди унифицированных форм подавляющее большинство составляют приказы по той или иной кадровой операции. С точки зрения делопроизводства приказ относится к категории внутренних документов, и потому нет необходимости проставлять на нем оттиск печати.

Однако постановка печати предусмотрена для следующих унифицированных форм:

— командировочное удостоверение (форма № Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы;

— акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

Как видно, не все унифицированные формы «не признают» печатей. Если, к примеру, был сделан заказ на канцелярские товары, то на вручаемой покупателю товарной накладной (унифицированная форма № ТОРГ-12) печать должна проставляться в обязательном порядке, иначе организации грозят самые неблагоприятные налоговые последствия. К товарной накладной следует приложить доверенность лица, которое получило канцтовары.

Если организация для каких-либо кадровых операций не применяет унифицированные формы, то и не должна включать в состав реквизитов «Место печати». Ведь включение такого реквизита будет обязывать ставить оттиск печати на таких документах постоянно.

Если возникла необходимость передать документы для проверяющих органов, то придется ставить оттиск печати на всех передаваемых заверенных копиях.

Особо следует сказать про использование печати в трудовых книжках. Обязательность постановки печати указана в целом ряде нормативных документов (п. п. 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Проставлять оттиск печати в трудовой книжке необходимо:

— при оформлении трудовой книжки — на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;

— при изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника — на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения;

— при внесении записи об увольнении работника.

Говоря о трудовых книжках, надо отметить важную деталь: в отличие от организаций, индивидуальные предприниматели иметь собственную печать не обязаны. В то же время им и не запрещается использовать собственную печать. Непривычно смотрится трудовая книжка без печатей, оформленная предпринимателем, нанимающим на работу персонал. Неизменно возникает вопрос о ее подлинности.

Рассматривая вопрос «использовать печать или нет?», можно дать неоднозначный ответ. Если нет желания сталкиваться с дополнительными проблемами в работе в виде частых конфликтов со специалистами банков и самых разных государственных органов, а также со всеми теми, кто об отмене печати еще не слышал, то надо жить по старинке — с печатью.

Если же представляется, что печать излишня в работе, то надо быть готовым следующие год-полтора (пока все не привыкнут) носить с собой:

— распечатку Закона, сделавшего печати правом, а не обязанностью для хозяйственных обществ;

— выписку из Единого государственного реестра юридических лиц;

— кипу информационных писем за подписью генерального директора о том, что в соответствии с действующим законодательством общество печатью не пользуется.

Причем отдельные особо дотошные сотрудники контрагентов могут попросить представить, например, еще и нотариально заверенный документ, содержащий подпись генерального директора.

В современном обществе некоторые фирмы начинают отказываться от печати, но для этого необходимо:

1. Особо оговорить это в уставе. Во-первых, этого теперь прямо требуют Законы об ООО и АО. А во-вторых, любой юрист, по долгу службы сталкивающийся с необходимость анализировать уставы организаций, работает по принципу: «Чем конкретнее и проще его положения, тем легче работать». Например, можно дать такую редакцию формулировки об отсутствии печати в уставе организации:

«Общество не имеет круглой печати, служащей для его идентификации путем указания на ней полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения Общества.

Общество может иметь и использовать в своей работе штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также может иметь зарегистрированные в установленном порядке товарные знаки и другие средства индивидуализации. Порядок использования средств идентификации общества определяется настоящим уставом и локальными нормативными актами Общества».

2. Как правило, организация обладает не одной печатью (основной, гербовой), а еще и дополнительными, в наименовании которых добавлено «Для документов», либо «Отдел кадров» и т.п. Отказ от основной печати с сохранением дополнительных нелогичен.

Если регламентация работы с печатями в организации была налажена, то придется откорректировать эти документы (например, положение об использовании печатей и штампов, соответствующие приказы, закрепляющие ответственных за сохранность и использование печатей лиц).

3. При утверждении шаблонов первичной бухгалтерской документации и других документов требуется проконтролировать отсутствие на бланках пометок «М.П.».

4. Для определения полномочий обратившегося в организацию лица, действующего от имени организации, не имеющей печати, можно рекомендовать запрашивать кроме обычного в таких случаях перечня документов еще и:

— копию устава организации;

— письмо, содержащее указание на отсутствие в организации печати.

Только при их наличии можно принимать первичные документы без оттиска печати контрагента (если печать на них прежде была обязательна). Если их не будет, то принимающая организация может в глазах налоговых органов оказаться «не проявившей должной осмотрительности при выборе контрагента». Как правило, из этого вытекают серьезные последствия в виде взыскания пени, штрафов и недоимок в бюджет.

Статья написана по материалам сайтов: www.osu.ru, vuzlit.ru, knowledge.allbest.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector