Порядок передачи дел при увольнении руководителя
Смена руководителя предприятия, вне зависимости от повода и обстоятельств увольнения, сопровождается передачей дел.
Насколько законно требование о сдаче полномочий с оформлением акта, в какие сроки должна завершиться передача документов, как правильно оформить акт передачи дел при увольнении генерального директора?
На все эти вопросы дадим полный ответ в данной статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Содержание
- Оформление документов
- Как провести?
- Что за документ?
- Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?
- Передача дел генеральным директором при увольнении
- Московская коллегия адвокатов
- Приказ о передаче дел при смене главного бухгалтера: образец
- Увольнение генерального директора
- Дела сдал — дела принял! порядок увольнения руководителя организации
- Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить
- Передача дел генеральным директором при увольнении
- Генеральный директор ООО: увольнение по собственному желанию
- Смена директора
- Процедура передачи дел при смене генерального директора
- Порядок увольнения главного бухгалтера и передачи дел акт и приказ
- Меняем директора, передаем дела — алгоритм действий
- Смена директора – алгоритм действий
- Часто задаваемые вопросы
- Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения
- Общие основания увольнения руководителя
- Порядок передачи дел при смене руководителя
- Почему акт приема-передачи документов при смене директора обязателен
- Что должно быть в акте передачи документов
- Кого уведомляют о смене директора
Оформление документов
Директор, как и всякий иной сотрудник компании, вправе сменить место работы и уволиться. Прежде чем покинуть свой капитанский мостик, руководитель, без учета причины и статьи ТК РФ, обосновывающей увольнение, должен передать дела. Обязательность сдачи-приемки дел директором – вопрос неоднозначный, так как нормативно-правовая база по этому поводу недостаточно разработана: упоминание о процедуре сдачи дел присутствует в таких законодательных актах:
Поскольку первый документ несколько утратил актуальность, а второй касается сугубо работы банковских структур, то остается полагаться на Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н, в случае, если директор является материально-ответственным лицом. Во всех остальных случаях передавать фирму руководителями из рук в руки следует, опираясь на соответствующие положения Устава предприятия.
Практика же доказывает необходимость сдачи компании и ее клейнодов, а также бумаг от прежнего руководства новому, по старинке – с оформлением акта. Срок этого процесса диктуется ТК РФ. Так, при уходе по своей инициативе руководитель должен известить свое начальство о намерении уволиться не позже, чем за 1 мес. (ст. 280 ТК РФ), а если расставание продиктовано работодателем – то в период, оговоренный в приказе.
Статья 280 ТК РФ. Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации
Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц.
Что должен передать и кому?
Руководитель, покидая прежнее место работы, должен передать:
- учредительные документы компании (оригиналы и при наличии – заверенные нотариусом копии);
- банковские документы;
- правоустанавливающие документы на недвижимое имущество, а также договора аренды, субаренды;
- лицензионную документацию;
- печати, штампы, бланки, при наличии – факсимиле;
- результаты последних проверок – аудиторской компанией, налоговой инспекцией и т.п.;
- бумаги о финансовом состоянии фирмы на дату сдачи дел;
- контакты с партнерами, заказчиками, субподрядчиками, поставщиками и т.п.;
- ведомости о проведенной инвентаризации, если уходящий директор был материально ответственен;
- автотранспорт, механизмы, материальную базу;
ключи (от сейфов, банковских ячеек, кабинетов и пр.);- ценные вещи, принадлежащие компании и находящиеся в личном пользовании первого лица фирмы (корпоративный телефон, факс, компьютер и пр.).
Лицо, принимающее дела от директора, должно быть указано в приказе по предприятию. Обычно это заместитель, исполняющий обязанности или же лицо, назначенное работодателем.
Если уже есть кандидатура наместника, то вполне принять дела может и он, ведь сама процедура протекает не с глазу на глаз, а в присутствии членов комиссии или лиц, упомянутых в приказе.
Как провести?
Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.
Приказ
На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.
Завершение учетных процессов
Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию.
На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы: отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.
Инвентаризация
Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.
Статья 277 ТК РФ. Материальная ответственность руководителя организации
Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.
В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам.
Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.
Проверка
Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы, глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.
Что за документ?
Важно написать ФИО и должность руководителя предприятия, который передает документы, и то же в отношении принимающего лица. Далее указывают, какие именно документы или папки передаются, например:
- учредительные документы – устав ООО, …
- правоустанавливающие документы на недвижимое имущество: свидетельство о праве собственности на офисное здание с земельным участком;
- печать ООО гербовая – 1 шт.;
- штамп угловой – 1 шт.»
Образец акта приема-передачи дел при смене директора можно скачать ниже.
Подписать акт должны и присутствующие граждане.
Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?
Если срок предупреждения об увольнении истек, а сдача дел так и не состоялась, то директор вправе созвать еще одно общее собрание, чтобы отсрочить на неделю-другую момент увольнения, но есть и иной вариант. Можно также пригласить нотариуса и передать ему по описи все то, что приготовлено для сдачи преемнику, в этом случае никто не упрекнет в том, что увольняющийся никому не передал свое наследие.
В ситуации, когда действующий руководитель решил сменить место работы, не стоит чинить ему препятствия, если решение твердое. Обе стороны только выиграют при оформлении факта сдачи-приемки дел актом.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Передача дел генеральным директором при увольнении
Московская коллегия адвокатов
Сама процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера в законе не описана и обязательной не считается. Но, это вопрос профессиональной этики и профессионализма бывшего работника. Не менее заинтересованы в этом руководитель предприятия и новый сотрудник. Особенно, если работа предполагает материальную ответственность. Так нет опасности, что за ошибки предшественника будет наказан новый невиновный работник.
Я работал генеральным директором ОАО по пятилетнему срочному трудовому договору.Договор был подписан со мной Председателем совета директоров на основании решения совета директоров. В ноябре срок договора истек. Я не хочу его продлевать, т.к. уже 6 лет пенсионер. В течении последних месяцев председатедь совета директоров (он же владелец 76% акций) не появляется и его моб. тел. не отвечает. Как мне поступить, если по закону должно быть решение совета директоров о моем освобождении и назначении нового директора.
Приказ о передаче дел при смене главного бухгалтера: образец
Когда главный бухгалтер увольняется из организации, то он должен передать новому бухгалтеру все документы и материальные ценности, за которые ответственность несет бухгалтерская служба. Для организации передачи дел руководитель должен издать специальный приказ, касающийся смены бухгалтера.
Как издать приказ о передаче дел при смене главного бухгалтера? Как выглядит образец такого приказа? Какой период отвести на передачу дел при увольнении главного бухгалтера? Нужно ли создавать специальную комиссию? Ответим на эти другие вопрос и приведем пример приказа.
Увольнение генерального директора
Записи в трудовой книжке руководителя делает работник, ответственный за ведение трудовых книжек, запись об увольнении генеральный директор должен заверить как работник. Такой порядок установлен в пункте 35 Правил. утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила). Трудовая книжка выдается в день увольнения. При ее получении, согласно пункту 41 Правил, генеральный директор обязан расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
— поставленная цель не могла быть достигнута иначе;
— руководитель надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба;
— объектом риска являлись матценности, а не жизнь и здоровье людей.
Дела сдал — дела принял! порядок увольнения руководителя организации
Несмотря на то что в соответствии с действующим российским законодательством такая процедура не является обязательной, на практике она поможет в надлежащем закреплении объема передаваемых документов и/или материальных ценностей в целях обеспечения наличия необходимых доказательств для представления их в суд или иной орган в случае возникновения спора.
Что такое акт передачи дел при увольнении генерального директора и как его правильно оформить
Поскольку первый документ несколько утратил актуальность, а второй касается сугубо работы банковских структур, то остается полагаться на Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н, в случае, если директор является материально-ответственным лицом. Во всех остальных случаях передавать фирму руководителями из рук в руки следует, опираясь на соответствующие положения Устава предприятия.
- учредительные документы компании (оригиналы и при наличии – заверенные нотариусом копии);
- банковские документы;
- правоустанавливающие документы на недвижимое имущество, а также договора аренды, субаренды;
- лицензионную документацию;
- печати, штампы, бланки, при наличии – факсимиле;
- результаты последних проверок – аудиторской компанией, налоговой инспекцией и т.п.;
- бумаги о финансовом состоянии фирмы на дату сдачи дел;
- контакты с партнерами, заказчиками, субподрядчиками, поставщиками и т.п.;
- ведомости о проведенной инвентаризации, если уходящий директор был материально ответственен;
- автотранспорт, механизмы, материальную базу;
- ключи (от сейфов, банковских ячеек, кабинетов и пр.);
- ценные вещи, принадлежащие компании и находящиеся в личном пользовании первого лица фирмы (корпоративный телефон, факс, компьютер и пр.).
Передача дел генеральным директором при увольнении
Восточного узла связи до 12.01.2005) может подтвердить в суде это же обстоятельство, поскольку им подписана справка от 01.12.2004 в период наличия у него полномочий директора ООО «Востоксвязьмонтаж».Кроме того, представителем истца заявлено ходатайство об истребовании у третьего лица доверенности на Жихарева В.Г., приказа или распоряжения о выходе на работу в нерабочий день (субботу) 13.11.2004 работников Канского ГЦЭ, чьи фамилии указаны в акте ВУС от 13.11.2004, с отметкой об их ознакомлении, табеля учета рабочего времени Канского ГЦЭ ВУС за ноябрь 2004 г., подписанного начальником цеха, доказательств начисления заработной платы работникам Канского ГЦЭ ВУС, чьи фамилии указаны в акте ВУС от 13.11.2004 за ноябрь 2004 г., октябрь и декабрь 2004 г.
При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии. Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций. Кроме всех причин, оговоренных ст. 77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия. На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет. Руководитель является материально – ответственным лицом.
Генеральный директор ООО: увольнение по собственному желанию
Возникает ситуация, когда процесс передачи важной документации новому директору не представляется возможным, тогда встает вопрос о сохранении ценных с материальной и идеологической точки зрения бумаг. Этот вопрос каждый директор решает самостоятельно с учетом сложившихся обстоятельств.
В соответствии с трудовым кодексом любой работающий человек может решить уволиться по собственному желанию. Достаточно для этого изъявить свое желание в письменной форме в виде заявления и через некоторое время прекратить работу в компании. Но с некоторых должностей уволиться можно, но с очень большими трудностями, чтобы не нарушить закон. Одним из таких случаев является увольнение генерального директора ООО по собственному желанию.
Смена директора
Во вводной части прописывают время и место проведения, название предприятия, ФИО председателя общего собрания либо единственного участника. В описательной части перечисляются документы, передаваемые от одного директора к другому. В своей заключительной части акт приема передачи дел при смене генерального директора содержит ФИО всех лиц, присутствовавших при составлении акта, их подписи и печать предприятия.
Комплект документации, подаваемой в налоговые органы при смене директора, должен включать в себя: нотариально заверенное заявление в ИФНС о смене директора, решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о смене директора, приказ о назначении нового генерального директора.
Процедура передачи дел при смене генерального директора
Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. содержат требование о передаче дел при смене руководителя архива (п. 10.5 Основных правил). Законы, регулирующие деятельность основных видов коммерческих организаций (ОАО, ООО) такие требования не содержат.
Порядок увольнения главного бухгалтера и передачи дел акт и приказ
Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел.
- Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при увольнении по собственному желанию законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
- Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при увольнении по сокращению штата. Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
- Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному заявлению невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки увольнения по соглашению освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
- Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон. Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.
Меняем директора, передаем дела — алгоритм действий
| 1 | 4 | 1 | 3 |
Как грамотно подойти к процессу смены директора? Через какие процедуры обязательно нужно пройти при передаче дел и какие документы оформить? Об этом рассказала Елена Жугер, учредитель компании «Дебет 50», директор и учредитель компании «БелАудитАльянс».
– Почему так важно смену директора оформить по всем правилам? Отсутствие в Беларуси практики надлежащей передачи дел от директора к директору и сопутствующих этому процессу документов – основа множества корпоративных споров и уголовных дел. Поэтому расскажем подробно, как грамотно действовать при подобной ситуации.
Смена директора – алгоритм действий
1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?
- Заявление действующего директора на увольнение
- Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
- Кадровые приказы об увольнении и назначении
- Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
- Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
- Контракт с новым директором о назначении на должность.
2. Проведение инвентаризации. Инвентаризация имущества и обязательств при смене руководителей, по моему мнению, — обязательное событие.
Фото с сайта allevents.in
В процессе проведения инвентаризации составляются следующие документы:
- Инвентаризационная ведомость активов (основные средства, сырье и материалы, имущество, прочие ТМЦ)
- Инвентаризационная ведомость обязательств (расчеты с контрагентами, с дебиторами и кредиторами, с бюджетом в части расчетов по налогам и платежам)
- Акт инвентаризации. Если есть излишки или недостачи, то виновные лица должны дать пояснения.
Начинать инвентаризацию обязательств я бы советовала заранее, примерно за месяц. Процесс этот в части обязательств связан с подписанием актов сверок и, по объективным причинам, не может быть проведен одномоментно.
3. Составление акта приема-передачи дел. Увольняемый директор должен передать новому руководителю по акту приемки-передачи в присутствии созданной комиссии (из числа работников организации, например, заместителя директора, юриста, главного инженера, бухгалтера или главного бухгалтера) всю необходимую документацию и иные находящиеся в его ведении предметы. А именно:
- Учредительные и иные правоустанавливающие и регистрационные документы
- Печать
- Акт инвентаризации имущества и обязательств
- Акт передачи числящегося за директором имущества, которое он должен передать новому директору
- Оборотно-сальдовую ведомость по счетам бухгалтерского учета на дату передачи дел за подписью главного бухгалтера и прежнего директора — новый же директор должен подписать под актом, что принял его
- Ключи электронно-цифровых подписей, которые числятся за директором.
4. Вступление в должность нового директора. О смене руководителя компания обязана уведомить следующие организации:
- Регистрирующий орган в лице Администрации района по месту регистрации в электронном виде. Подробно – здесь. Регистрирующий орган пересылает информацию в налоговые органы, ФСЗН и Белгосстрах.
- В обслуживающий банк направляется письмо произвольной формы с приложением копии контракта и решения общего собрания учредителей о смене директора. В банке следует получить новую электронно-цифровую подпись с подписью нового директора.
- Аналогично следует сменить электронные подписи в налоговых органах и ФСЗН.
Фото с сайта resolvesystems.com
Часто задаваемые вопросы
Если новый директор не назначен? Участники общества должны назначить временно исполняющего обязанности директора и передать дела ему или комиссии.
Как директор может быть уверен в том, что в новой должности не получит штрафов, за которые придется платить из своего кармана? Проведите подробный аудит финансово-хозяйственной деятельности. Целесообразнее, конечно, его провести до даты приема дел от старого директора.
Разве директор не несет ответственности за свою работу? Конечно, несет. Получит небольшой административный штраф. А все суммы налогов, пеней и штрафы (с 2024 года увеличиваются в 2 раза и более) придется платить фирме.
Реально ли взыскать с бывшего директора штрафы? Да, реально, но это долго и дорого.
Акт приема-передачи документов при смене директора, основания и порядок увольнения
Смена руководителя компании отличается от увольнения обычного сотрудника. На это должностное лицо возлагаются дополнительные обязательства, прекращение которых может грозить остановкой нормальной работы предприятия. Поэтому предлагаем рассмотреть, как прекращаются трудовые отношения с директором и для чего нужен акт приема-передачи документов при его смене.
Общие основания увольнения руководителя
В отличие от прекращения трудовых отношений с обычным гражданином, в случае увольнения руководителя возникают дополнительные основания:
| Основание увольнения | Описание |
| Расторжение трудового договора с руководителем по обоюдному согласию сторон | Этот вид увольнения мало чем отличается от применяемого к другим гражданам. Правда, необходимо учитывать, что директору потребуется передать все числящиеся за ним материальные ценности и активы своему приемнику. |
| По собственному желанию | Право любого гражданина на увольнение гарантировано главным законом страны. При этом придется выдержать максимальный период до даты увольнения. Это также связано с передачей дел. |
| Когда увольняют по решению учредителя (собственник, собрание акционеров) | Может приниматься в любой момент, вне зависимости от срока действия контракта с руководителем. Принимается без объяснений причин такого увольнения. В качестве компенсации полагаются дополнительные выплаты на условиях контракта. |
| Если в действиях руководителя обнаружен грубый дисциплинарный проступок | Увольняют на общих основаниях, предусмотренных ТК, дополнительных выплат директору не полагается. |
| Из-за банкротства компании | Процедура увольнения здесь предусматривает выполнение ряда действий по закрытию компании, а уже потом расторгается трудовой договор с его руководителем. |
Помните, руководитель, как и любой гражданин, может уволиться в любой момент либо быть уволенным на законных основаниях нанимателем. При этом он обязан передать все дела своему преемнику.
Порядок передачи дел при смене руководителя
Директор компании может прекратить свои полномочия по собственному желанию либо по окончании действия заключенного с ним контракта. В отдельных ситуациях основанием прекращения полномочий руководителя является решение собственника (собрания акционеров).
Первое лицо компании обязано передать своему преемнику документы, где он несет персональную ответственность:
- учредительные документы компании;
- оригиналы лицензий, сертификатов, других разрешений на право осуществления хозяйственной деятельности;
- оригиналы выданных собственником доверенностей;
- первичные документы, ответственность за которые лежит на руководителе;
- первые экземпляры векселей, акций, прочих финансовых документов;
- оригиналы крупных международных контрактов, договоров;
- другие документы, ответственность за хранение которых лежит персонально на директоре компании.
Не стоит забывать, руководитель является материально ответственным лицом, имеет право первой финансовой подписи. Все это должно быть учтено до момента, когда директору выдадут трудовую книжку и попрощаются.
Поэтому до начала процедуры передачи имущества и документов, необходимо создать на предприятии инвентаризационную комиссию, проверить наличие всех числящихся по бухгалтерской описи за директором материальных ценностей.
Для этого издается приказ по предприятию, определяют ответственных за эту работу лиц, устанавливаются сроки ее выполнения, а также форма отчета, что должен получиться на выходе и кто его будет утверждать. Тут же указывается перечень документов, хранящихся персонально директором, которые он обязан передать своему преемнику (временному заместителю) на ответственное хранение.
Передачу имеющихся материалов необходимо зафиксировать на бумаге, полностью перечислить какие типы документов передаются, и в каком они состоянии. Факт перехода официальных бумаг должен фиксироваться личными подписями передающей и принимающей стороны. Обычно тут же должны быть третьи лица, подтверждающие прохождение такой процедуры.
Помните, смена руководителя должна сопровождаться документальным оформлением передачи всех числящихся за ним документов, материальных ценностей и дел, с тем, чтобы в дальнейшем у сторон не возникало претензий друг к другу.
Почему акт приема-передачи документов при смене директора обязателен
В делопроизводстве акт считается документом, подтверждающим, что какое-то событие действительно совершилось. Он может иметь стандартную форму либо составляться в произвольной форме. Документы такого типа подписываются не менее чему двумя лицами (оптимально, если подписантов три и более человека).
Акт должен в обязательном порядке иметь такую реквизитную часть:
- название документа;
- дата и место составления;
- кто присутствовал во время его составления;
- краткая суть вопроса (излагается в виде перечисления свершившихся фактов, без каких-либо домыслов, собственных мыслей, предположений);
- подписи и расшифровки подписей лиц, участвовавших в составлении акта.
Акт в развернутом виде отображает действия, которые происходят в момент смены руководителя компании. И если учесть, что первое лицо отвечает за все процессы, хозяйственную деятельность, только его подпись действительна в качестве подтверждения отдельных операций, наличие таких документов у приемника обязательно.
Подтвердить в будущем, что вы ничего не потеряли, а документы попросту вам не передали, будет крайне сложно. Особенно если на этапе передачи это не зафиксировать соответствующим актом.
Помните, передача документов по акту позволяет сторонам снять с себя ответственность в случае недостачи, потери, повреждения бумажных носителей информации.
В этом видео рассказано, что такое для компании смена генерального директора и как она происходит:
Что должно быть в акте передачи документов
Теперь о конкретной форме акта приема-передачи документов между руководителями (старым и приемником либо лицом, временно вступающим в эти обязанности). Целесообразно чтобы такой документ имел следующие реквизиты:
| Название части | Описание |
| Информационная часть | Тут указывается наименование документа, место и дата его составления, полностью название должности уходящего руководителя, а также наименование должности приемника (временно замещающего лица). А также указываются присутствующие в качестве свидетелей лица. Их должности пишутся также полностью. Указываются развернутые Ф. И. О. всех участников процедуры. |
| Описательная часть процедуры | В этой части должно быть обозначено основания для составления акта, какие действия выполняются, на конкретный момент. Сами же документы, что подлежат передаче, должны обозначаться общим списком с указанием количества страниц (если оригинальный экземпляр содержит более чем 1 лист). В случае наличия текста на документе с двух сторон, об этом также целесообразно упомянуть. Оптимально, если перечень документов будет сведен в таблицу, где обозначается порядковый номер, наименование документа, количество листов, а также остается чистой графа для примечаний, которые могут возникнуть во время процедуры передачи (например, документ может быть в наличии, но иметь определенные физические повреждения). |
| Часть, где участники передачи оставляют свои подписи | Здесь целесообразно указывать полное наименование должности, а также Ф. И. О. (тут можно в сокращенном виде) подписантов. Напротив каждой фамилии проставляется подпись участника. |
В некоторых случаях акт приема-передачи может предоставляться на утверждение собственнику компании (собранию акционеров), которым подотчетны старый и новый руководители. Такой вариант зависит от желания самого собственника контролировать процесс. Стандартный образец акта можно подыскать в интернете.
В качестве третьих лиц, участвующих во время процедуры передачи документов, должны выступать компетентные специалисты, понимающие, что конкретно тут передается. Обычно это главный бухгалтер компании, ее финансовый директор либо заместитель, отвечающий за финансово-хозяйственную деятельность.
В процессе привлечения таких лиц нужно руководствоваться использованием ими таких документов (обычно у них находятся копии) для подготовки договоров, выполнения платежей, подтверждения определенных полномочий. Не нужно привлекать для этих действий неосведомленных лиц, которые в будущем попросту не смогут внятно рассказать, что же передавали руководители друг другу.
Количество оригинальных экземпляров акта должно составлять не менее двух – по одному для сторон передачи материалов. Остальные участники могут получить для себя копию документа.
Помните, по своему назначению акт должен четко расшифровывать, что, когда и кому было передано и в каком состоянии, а также указывать на свидетелей этой процедуры, чтобы при возникновении спорного вопроса в будущем они могли подтвердить либо опровергнуть какие-либо заявления или жалобы.
Кого уведомляют о смене директора
Дело в том, что сразу после подписания приказа об увольнении необходимо письменно известить об этом:
- Банковские учреждения, где компания открыла счета.
- Органы регистрации предприятия.
- Налоговые органы, другие контролирующие организации.
- Компании, с которыми ведется сотрудничество либо подписаны различные хозяйственные договоры, контракты, соглашения.
- Других заинтересованных в сотрудничестве юридических и физических лиц.
Делается это не позднее 3 дней с момента увольнения старого и назначения нового директора компании. Одновременно с этим в банковское учреждение должно подаваться нотариально заверенное заявление о смене права подписи.
К нему прикладывается заверенная копия решения собственника (вышестоящего органа) о смене руководителя и назначении на эту должность нового лица, добавляется его личная оригинальная подпись. Невыполнение этих требований может стать основанием административной ответственности для компании.
Аналогичные действия выполняются в случае необходимости замены именных разрешительных документов, на право выполнять какие-либо хозяйственные операции, выданных на старого директора. Тут может потребоваться вернуть ранее выданные разрешения для их уничтожения. Поэтому целесообразно до этого момента по акту приема-передачи выполнить процедуру законного перехода важных документов между старым и новым руководителями.
Учитывая, что большинство компаний не может обходиться без имеющего право подписывать документы руководителя, часто право подписи финансовых документов имеет не одно, а два и более лица (не более 3–4 руководителей). В этом случае, если новый руководитель еще не назначен, необходимо уведомить контролирующие и регистрационные органы об увольнении руководителя. Хозяйственная деятельность компании от этого не пострадает.
Помните, несвоевременное оповещение компетентных организаций, а также контрагентов о смене руководителя может вызвать недоразумения во время ведения дел, а также возможного злоупотребления со стороны старого директора, особенно если его уволили за аналогичные действия.
Смотрите этот вебинар о смене участников в российском обществе с ограниченной ответственностью:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Статья написана по материалам сайтов: lawyertop.ru, probusiness.io, naimtruda.com.
»
Загрузка...