Порядок списания гсм на предприятии

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

• бензин,
• масло,
• тормозная жидкость,
• различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

• каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
• исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

• наименование предприятия,
• дату составления документа,
• данные о водителе,
• данные о марке и государственном номере автомобиля,
• полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
   • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
   • их количество (в литрах),
   • утвержденная на предприятии норма их расходования,
   • фактический расход,
   • стоимость.

В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).

В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.

Учет ГСМ на автотранспортных предприятиях

Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, N 4

Расходы на приобретение ГСМ на автотранспортных предприятиях по праву можно отнести к числу наиболее значимых затрат, формирующих себестоимость транспортных услуг. Именно ГСМ являются основными запасами, используемыми для осуществления основного вида деятельности. Их учет и списание традиционно относится к числу не простых для бухгалтера вопросов. От того, насколько грамотно поставлены учет и контроль за движением топлива, зависит не только эффективность его использования, но и в конечном итоге прибыль компании.

Интересуются ГСМ и налоговые инспекторы, которые в ходе выездной проверки, не найдя серьезных нарушений, с особой тщательностью принимаются за изучение авансовых отчетов водителей и их путевых листов. Добавляет «азарта» налоговикам и то обстоятельство, что с этого года штраф в размере до 50 тыс. руб. они могут взыскать с организации во внесудебном порядке. Во избежание таких возможных неприятностей бухгалтеру следует уделить внимание порядку учета и оформления ГСМ, начиная с момента их приобретения и заканчивая списанием в эксплуатацию.

В предлагаемой статье рассмотрены эти и другие актуальные вопросы учета ГСМ с позиций бухгалтерского и налогового законодательства.

Приобретение и оценка ГСМ

Все приобретаемые организацией горюче-смазочные материалы оцениваются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости, которая зависит от способа их приобретения. У большинства транспортных и иных предприятий таким способом является приобретение ГСМ за плату. В этом случае их фактической стоимостью признается сумма расходов организации на приобретение, за исключением возмещаемых налогов (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01 ). К числу таких затрат в первую очередь относятся суммы, уплачиваемые продавцу (поставщику).

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 6/01, утв. Приказом Минфина России 09.06.2001 N 44н.

К иным затратам можно отнести невозмещаемые налоги. В их числе — акцизы и НДС, который включается в стоимость ГСМ у тех организаций, которые не могут возместить его из бюджета (например, «упрощенцы» или «вмененщики»). О других расходах при приобретении ГСМ за плату говорить не приходится, так как топливо можно купить на любой АЗС, залив его в бак автомобиля.

Информацию о стоимости топлива в случае его приобретения за наличный расчет можно взять из чеков АЗС, которые прикладываются водителями к авансовому отчету. При оплате топлива в безналичном порядке все необходимые данные о марке топлива, его стоимости и количестве содержатся в отчете держателя топливной карты и акте поставщика об отпущенном количестве ГСМ.

Как показывает практика, особых проблем с определением стоимости ГСМ у бухгалтеров не возникает. Однако следует обратить внимание, так это на оценку топлива, стоимость которого выражена в иностранной валюте. Эта ситуация наиболее близка транспортным компаниям, осуществляющим международные перевозки. Они, следуя п. 15 ПБУ 5/01, обязаны перевести стоимость ГСМ в рубли по курсу ЦБ РФ на дату принятия МПЗ к учету. Возникает вопрос: в какой момент может быть принято к бухгалтерскому учету топливо, приобретенное в период перевозки?

К сожалению, ни ПБУ 5/01, ни Методические указания по учету МПЗ не дают ответа на этот вопрос. Исходя из общего требования об обязательном документальном оформлении всех хозяйственных операций, установленных п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ , можно заключить, что основанием для записей по счету учетов МПЗ являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ. К числу таких первичных документов для водителей, заправляющихся на АЗС, можно отнести авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

При этом первичный документ, должен составляется в момент совершения операции, но в случае если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Авансовый отчет составляется, как правило, после рейса и все расходы водителя или иного подотчетного лица, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли на дату его утверждения как в бухгалтерском учете (ПБУ 3/2000 ), так и для целей налогообложения прибыли (пп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ).

Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000, утв. Приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н.

Таким образом, приобретенные за валюту на международных перевозках ГСМ пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета водителя. В случае если водителю для оплаты расходов на приобретение топлива выдана кредитная карта, в бухгалтерском учете записи производятся на основании банковских выписок. При этом следует учесть, что приобретение топлива на АЗС и заправка им автомобиля еще не свидетельствуют о фактическом расходе бензина.

Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкции по его применению».

На указанных субсчетах бухгалтерского учета ГСМ могут учитываться не только по фактической себестоимости, но и по учетным ценам. Последний из возможных вариантов разрешается п. 80 Методических указаний по учету МПЗ. Однако в отношении ГСМ это вряд ли целесообразно, так как стоимость топлива включает только его покупную цену, колебания которой не настолько значительны, чтобы вести для их учета отдельные счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». К тому же, по мнению автора, это противоречит требованию рациональности ведения учета, установленному п. 7 ПБУ 1/98 .

Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утв. Приказом Минфина России 09.12.1998 N 60н.

Возмещение «входного» НДС

С претензиями инспекторов к вычету предъявленного поставщиками НДС могут столкнуться организации, приобретающие ГСМ за наличный расчет. Налоговики считают, что для возмещения НДС обязателен счет-фактура. Однако АЗС при реализации топлива такой документ не выдают на вполне законных основаниях, так как требования по оформлению расчетных документов и счетов-фактур продавцом ГСМ считаются выполненными выдачей покупателю кассового чека (п. 7 ст. 168 НК РФ). При этом сумму налога п. 6 ст. 168 НК РФ предписывает не выделять в кассовом чеке.

КС РФ в Определении от 02.10.2003 N 384-О также не считает счет-фактуру единственным документом, подтверждающим право налогоплательщика на вычет НДС.

В итоге в бухгалтерском учете организация, по мнению Минфина, имеет право учесть в стоимости ГСМ сумму предъявленного НДС (при отсутствии счета-фактуры), а в налоговом — нет, исходя из требований НК РФ. Чем это грозит для бухгалтера нетрудно догадаться — применением ПБУ 18/02 , целью которого является учет всех возникающих расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом. Какое же решение принять организации, приобретая ГСМ за наличный расчет без счета-фактуры? Автору более близка позиция судебных инстанций, которые считают правомерным поставить НДС к вычету на основании кассового чека, подтверждающего уплату налога.

Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

Нормы расхода на ГСМ

Все организации, руководствуясь Методическими указаниями по учету МПЗ, обязаны вести учет топлива не только в денежном, но и в количественном выражении. Это нужно для того, чтобы обеспечить контроль за его сохранностью, а также списать ГСМ по установленным нормам, которые зависят от фактического пробега автомобиля, марки топлива, погодных условий и режима работы ТС.

Требование о нормировании расходов на топливо установлено отраслевой Инструкцией по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте (далее — Инструкция), согласно которой данные затраты включаются в состав материальных расходов по обычным видам деятельности только в пределах утвержденных Минтрансом норм. Израсходованное сверх норм топливо, согласно п. 97 Инструкции, должно включаться во внереализационные расходы.

Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утв. Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153.

Возможно, такой порядок учета затрат удобен с точки зрения налогообложения прибыли, так как позволяет отделить учитываемые при налогообложении прибыли расходы от неучитываемых. Причем бухгалтер сможет не только использовать регистры бухгалтерского учета при исчислении налогооблагаемой прибыли, но и без труда выполнит требования ПБУ 18/02 при исчислении постоянных налоговых разниц.

В то же время согласно ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете расходы по обычным видам деятельности принимаются в сумме фактических затрат (независимо от каких-либо установленных лимитов). Как разрешить бухгалтеру противоречие положений нормативных документов?

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

По мнению автора, можно воспользоваться порядком учета расходов на ГСМ, рекомендованным Минтрансом, так как в конечном итоге (если по оказываемым услугам нет «незавершенки») все затраты формируют финансовый результат деятельности организации отчетного периода. Конечно, может насторожить тот факт, что сверхнормативные расходы в этом случае не участвуют в формировании себестоимости оказанных услуг. Однако правила ее исчисления устанавливаются не ПБУ 10/99, а отдельными нормативными актами, к числу которых относится Инструкция Минтранса, нормирующая материальные расходы.

В настоящий момент при списании топлива предприятию следует руководствоваться утвержденными Минтрансом России и действующими до 2008 г. Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (далее — Нормы) . В документе приведена не только информация по расходу топлива для автомобилей общего и специального назначения, но и нормативы по расходу смазочных материалов.

При расчете норм используются базовое и расчетное значения расхода топлива. Первый из данных показателей определяется для каждой модели и марки автомобиля как общепринятая норма, второй — учитывает выполняемую работу и условия эксплуатации ТС. При этом в зависимости от категории ТС расчетное значение расхода топлива учитывает базовую (например, в отношении легковых автомобилей) и транспортную нормы (для автобусов, грузовых автомобилей, фургонов). Последняя определяется на основе базовой нормы и зависит от грузоподъемности ТС или массы перевозимого груза.

Что касается дорожно-транспортных, климатических и других факторов, то они учитываются при нормировании расхода топлива с помощью поправочных коэффициентов, которые повышают исходное значения нормы в процентном отношении. Право на повышение норм расхода предоставляется организациям в случаях:

• работы ТС в зимнее время года в зависимости от климатических районов;
• движения ТС по дорогам общего пользования в горных местностях;
• работы в городах в зависимости от населения;
• движения с пониженными скоростями при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов;
• если срок эксплуатации ТС более 5 лет;
• работы в сложных климатических и тяжелых условиях;
• использования кондиционера, учебной езды и др.

При применении нескольких поправочных коэффициентов норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы таких надбавок.

В зависимости от категории ТС, порядок расчета нормируемого количества топлива различен. Рассмотрим этот порядок на самых распространенных для транспортных организаций ТС: автобусах, грузовых и специальных автомобилях.

Расчет норм расхода топлива для автобусов

Для автобусов нормируемое значение расхода ГСМ рассчитывается по формуле:

Q = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) + Но x Т, где:

Нs — транспортная норма расхода топлива на пробег автобуса;

S — фактический пробег автобуса, который определяется по данным путевых листов;

Но — норма расхода топлива с учетом использования отопителей;

Т — время работы автобуса с включенным отопителем (в часах);

D — поправочный коэффициент к норме (в процентах), учитывающий климатические и иные влияющие на расход топлива условия.

Пример 1. По данным путевого листа пробег автобуса ПАЗ-3206 за смену (8 часов) составил 400 км. При расчете расхода топлива используются следующие данные:

• базовая (транспортная) норма расхода топлива на пробег автобуса — 33 л / 100 км;
• расход топлива на работу отопителя — 1,5 л/ч;
• за работу в зимнее время надбавка — 10%, за срок эксплуатации — 5%;

Рассчитаем расход топлива за смену по норме:

Q = 0,01 x 33 л x 400 км x (1 + 0,01 x (10+5)%) + 1,5 л x 8 ч. = 163,8 л.

Расчет норм расхода топлива для грузовых автомобилей

Для грузовых бортовых автомобилей и автопоездов нормируемый расход топлива рассчитывается по формуле:

Q = (0,01 x Hs x S + Нw x W) x (1+ 0,01 x D), где:

Нs — транспортная норма расхода топлива на пробег грузового автомобиля или автопоезда в снаряженном состоянии. Она включает базовую норму и норму расхода топлива на дополнительную массу прицепа:

Нs = Нb + Нg x G, где:

Hb — базовая норма на пробег грузового автомобиля в снаряженном состоянии (без прицепа);

Нg — норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа или полуприцепа;

G — собственная масса прицепа или полуприцепа;

Нw — норма расхода топлива на транспортную работу;

W — объем транспортной работы, который определяется как произведение массы груза на пробег автомобиля с грузом;

D — поправочный коэффициент (суммарная надбавка) к норме в процентах, учитывающий климатические и иные влияющие на расход топлива условия.

Пример 2. Грузовой автомобиль КамАЗ-4310 с прицепом перевез груз массой 7,5 т, при этом общий пробег автомобиля составил 700 км. При расчете расхода топлива используются следующие данные:

• базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля (без прицепа) — 31 л / 100 км;
• норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа и перевозку груза — 1,3 л / 100 т.км;
• масса снаряженного прицепа — 3 т;
• за движение с пониженными скоростями при перевозке крупногабаритного груза установлена надбавка — 15%;

Произведем расчет транспортной нормы расхода топлива на пробег автомобиля с прицепом:

Нs = 31 л + 1,3 л x 3 т = 34,9 л / 100 км.

Объем выполненной водителем транспортной работы:

Далее рассчитаем итоговую норму расхода топлива:

Q = 0,01 x (34,9 л x 700 км + 1,3 л x 5250 т.км) x (1 + 0,01 x 15%) = 360 л.

Расчет норм расхода топлива для специальных автомобилей

В отличие от транспортных средств общего назначения спецавтомобили не столько перевозят грузы, сколько выполняют отдельные виды спецработ с использованием установленного на них оборудования. Поэтому при расчете норм списания топлива учитывается его расходование не только на передвижение автомобиля, но и на работу спецоборудования.

В случае если спецработа выполняется во время передвижения ТС (например, кабелеукладчиков, смесителей) то норма расходования топлива на работу спецоборудования зависит от пробега автомобиля. Для спецавтомобилей, выполняющих работу в период остановки, норма расхода топлива определяется временем работы оборудования. К таким спецавтомобилям можно отнести автокраны, ТС с компрессорными и бурильными установками.

По ним нормируемый расход топлива рассчитывается по формуле:

Q = (0,01 x Hs x S + Нт x T) x (1+ 0,01 x D), где:

Нs — индивидуальная норма расхода топлива на пробег спецавтомобиля;

S — пробег автомобиля к месту выполняемой работы и обратно;

Нт — норма расхода топлива на работу специального оборудования;

T — время работы оборудования;

D — поправочный коэффициент (суммарная надбавка) к норме в процентах.

Пример 3. Автомобильный кран АК-5 на базе автомобиля ЗИЛ-130 выполнил задание по перегрузке строительных материалов за 5 часов. Пробег автомобиля к месту назначения и обратно составил 150 км. При расчете расхода топлива воспользуемся следующими данными:

• индивидуальная норма расхода топлива на пробег автокрана — 38 л / 100 км;
• норма расхода топлива на работу специального оборудования — 5 л/ч;
• за работу на участке дорог низкой категории вне основной дороги общего пользования установлена надбавка — 10%;
• надбавка за срок эксплуатации ТС составляет 5%.

Нормируемый расход топлива по выполненному заданию:

Q = (0,01 x 38 л x 150 км + 5 л x 5 ч) x (1 + 0,01 x (10+5)%) = 94,3 л.

Предприятия, которые эксплуатируют импортные легковые автомобили, заинтересует Письмо ФНС России от 29.03.2006 N ГИ-6-17/337@. В нем налоговики доводят до сведения организаций базовые нормы расходования топлива по ряду новых зарубежных автомобилей, разработанные Государственным институтом автомобильного транспорта. Компании, имеющие на балансе такие автомобили, могут руководствоваться приведенными в разъяснениях нормами. При этом производить списание ГСМ, как считают налоговики, следует по «формулам» Минтранса с учетом поправочных коэффициентов.

В отношении иных транспортных средств, по мнению автора, разрабатывать собственные нормы при наличии разработанных отраслевых вряд ли целесообразно. Во-первых, как указано выше, применять «минтрансовские» нормы при списании ГСМ в бухгалтерском учете организацию обязывает Инструкция по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте. Во-вторых, утвержденные Нормы согласованы с МНС России и применяются для осуществления расчетов по налогообложению предприятий. Несмотря на нечеткость формулировки чиновников Минтранса, цель согласования документа с налоговиками ясна — применение Норм для расчета материальных расходов на ГСМ при налогообложении прибыли. Но в НК РФ затраты на приобретение топлива поименованы в пп. 5 п. 1 ст. 254, пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ и не относятся к нормируемым расходам. Тем не менее не следует забывать о п. 1 ст. 252 НК РФ, который обязывает организацию не только документально подтверждать осуществленные расходы, но и их экономически обосновать. При этом нужно обосновать не только цель приобретения топлива, но и размеры его расходования и списания. Утвержденные Минтрансом Нормы как нельзя лучше подходят для этих целей: обоснованность их применения, думаем, не вызовет у контролеров сомнений.

Итак, после того как рассчитана норма расходования топлива в количественном выражении, его следует списать с бухгалтерского учета в денежной оценке.

Списание ГСМ

Предприятие, эксплуатирующие ТС, в общем случае имеет право выбрать один из четырех способов списания МПЗ, установленный ПБУ 5/01: по себестоимости единицы запасов, средней стоимости, ЛИФО и ФИФО. Один из перечисленных способов по определенной группе материалов организация применяет в течение всего отчетного года, что должно быть закреплено в учетной политике (п. 73 Методических указаний по учету МПЗ).

При списании ГСМ первый из указанных способов не применим, так как топливо может приобретаться у разных поставщиков и по разным ценам, при этом «отследить» фактическую себестоимость каждого израсходованного литра невозможно. Метод списания по себестоимости каждой единицы удобен при использовании небольшой номенклатуры материалов при условии, если цены на них остаются стабильными в течение длительного периода.

Из оставшихся, как показывает практика, наиболее часто используется способ списания ГСМ по средней себестоимости. Он отличается простотой расчета и относительно небольшими колебаниями себестоимости списываемых МПЗ при изменении их цен. Согласно данному способу по каждой марке топлива (бензина или дизтоплива) определяется средняя себестоимость литра. Определить ее можно исходя из взвешенной или скользящей оценки. Первая определяется по среднемесячной фактической себестоимости, в расчет которой включаются количество и стоимость топлива на начало месяца и все поступления за месяц.

В этом случае формула расчета средней себестоимости следующая:

При определении средней себестоимости способом скользящей оценки в расчет включаются количество и стоимость топлива на начало месяца и все поступления до момента отпуска.

Для этого способа оценки формула расчета средней себестоимости топлива иная:

Преимущество способа взвешенной оценки перед скользящей оценкой состоит в том, что при его применении средняя стоимость топлива рассчитывается только один раз в месяц по его окончании. При способе скользящей оценки в течение месяца среднюю стоимость придется считать при каждом отпуске топлива в эксплуатацию. Вряд ли это покажется удобным, да и без вычислительной техники в данном случае не обойтись.

Поэтому на практике многие организации при расчете списания топлива, как правило, применяют взвешенную оценку (например, при отпуске ГСМ со склада). В то же время по топливу, которое находится в баках ТС, иногда используется и скользящая оценка. При этом в случае отсутствия топлива в баке на начало месяца расчет значительно упрощается: бухгалтер рассчитывает среднюю стоимость только исходя из цены и количества приобретенного топлива. В этой ситуации списать топливо по нормам можно по данным путевого листа и авансового отчета, не дожидаясь окончания месяца.

Но таким способом пользуются далеко не все, предпочитая определять среднюю стоимость по взвешенной оценке и списывать топливо одной операцией. При этом следует учесть, что для каждой марки топлива определяется своя средняя стоимость. После того как она определена, следует рассчитать стоимость отпущенного по нормам топлива, умножив его количество на полученную среднюю себестоимость.

Пример 4. На начало месяца в ООО «Транзит», находящемся на ЕНВД, остаток бензина марки Аи-80 составляет 450 л, а его средняя себестоимость по предыдущему месяцу — 15,50 руб/л В течение месяца согласно акту топливной компании по безналичному расчету было отпущено бензина:

• 2500 л по цене 15,50 руб/л;
• 1200 л по цене 15,70 руб/л.

Рассчитаем среднюю себестоимость Аи-80 в текущем месяце:

15,56 руб/л = (450 л x 15,50 руб/л + 2500 л x 15,50 руб/л + 1200 л x 15,70 руб/л + 600 л x 15,60 руб/л) / (450 + 2500 + 1200 + 600) л.

Стоимость бензина, списанного:

• по нормам, составит 69 242 руб. (4450 л x 15,56 руб/л).
• сверх норм — 778 руб. (50 л x 15,56 руб/л).

В бухгалтерском учете ООО «Транзит» будут сделаны следующие проводки.

Что касается остальных методов списания МПЗ, то следует отметить, что они не имеют широкого практического применения. Это объясняется сложностью расчета, а также тем, что метод ФИФО основан на допущении отпуска МПЗ в той последовательности, в которой они приобретены (у метода ЛИФО обратный порядок). Отследить же последовательность приобретения ГСМ по каждой марке топлива вряд ли на практике возможно. Поэтому для предприятий, эксплуатирующих ТС, единственно возможный вариант — списание ГСМ по средней себестоимости.

В заключение о «спецрежимщиках»

Нормирование расходов по приобретению ГСМ, как было указано выше, является одним из доказательств их экономической обоснованности. Выполнив это условие, а также оформив «первичку» по учету ГСМ, организация имеет все основания уменьшить налогооблагаемую базу на списанные по нормам ГСМ. Сделать это могут не только плательщики налога на прибыль, но и организации, уплачивающие единый налог при применении «упрощенки». Это право им предоставлено п. 2 ст. 341.16 НК РФ, согласно которому «упрощенец» может учесть материальные расходы в порядке, установленном ст. 254 НК РФ, для исчисления налога на прибыль. А это означает, что расходы на приобретение топлива у «упрощенца» должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Поэтому, несмотря на то что «упрощенцы» не ведут бухгалтерский учет (за исключением основных средств и нематериальных активов), им следует для расчета налога оформлять «первичку» и списывать топливо по нормам во избежание претензий со стороны налоговиков.

Для «вмененщиков», которые определяют налоговую базу на основе нормативной величины базовой доходности разных видов деятельности, для целей налогообложения нет необходимости нормировать материальные расходы. Однако они не освобождены от ведения бухгалтерского учета, поэтому на них также распространяется требование Инструкции Минтранса о списании «топливных» расходов в пределах установленных норм. Это позволит не только контролировать движение топлива, но и достоверно сформировать бухгалтерскую отчетность, которая должна давать полное представление о результатах деятельности компании в текущем периоде (п. 6 ПБУ 4/99) .

Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н.

Учет и списание ГСМ на предприятии

Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.

В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.

Учет ГСМ

Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.

Согласно ст. 346.16 НК РФ, все затраты, уменьшающие налог, должны иметь документальное оформление. Для этого собираются и хранятся следующие документы:

• Подтверждающие покупку ГСМ (чеки, авансовая отчетность, талоны, отчетность по топливной карте).
• Удостоверяющие применение транспорта в ходе своей деятельности (путевые листы, заверенные на бумаге отчеты, фиксирующие пробег автомобиля и использование ГСМ).
• Подтверждающие использование ГСМ (бухгалтерская документация, системные отчеты).

Эти бумаги нужны для уменьшения налога, иначе ФНС не вычтет траты на ГСМ из налогов.

Как списывается ГСМ

Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.

При работе по установленным нормам используют следующие документы:

• Распоряжение Минтранса № АМ-23-р.
• Распоряжение Минтранса № НА-90-р.
• Распоряжение Минтранса № 152.

В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.

Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.

При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:

• При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
• При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.

Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке

Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:

• Применением документов, разработанных производителем транспорта.
• Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.

Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.

Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:

1. Создание комиссии.
2. Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
3. Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.

Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.

Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.

При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.

Коэффициенты при расчете ГСМ

При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.

Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).

Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).

Формула для вычисления расхода ГСМ

Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.

Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.

Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):

На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время ) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.

Применив формулу, получим:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах

Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:

Списание ГСМ

Расходы предприятия на ГСМ должны правильно рассчитываться и документально подтверждаться.

При надлежащем оформлении они могут быть отнесены на расходные статьи компании, тем самым уменьшая налогооблагаемую основу при расчете налога по прибыль.

Именно это является важной причиной для того, чтобы учету и списанию горюче-смазочных материалов на любом предприятии уделялось самое пристальное внимание.

Успешность любого бизнеса, как известно, обеспечивается за счет того, что ни один из аспектов деятельности организации не должен оставаться без внимания. Это в полной мере относится и к такому важному вопросу, как списание горюче-смазочных материалов.

Определение ГСМ и нормативы расходования топлива

Понятие «горюче-смазочные материалы» объединяет в себе топливо и иные средства, необходимые для бесперебойной работы транспорта. К ГСМ относятся:

• топливо (бензин, дизель, газ);
• вспомогательные средства (масла, смазки);
• специальные жидкости (тормозные или охлаждающие).

Списание перечисленных видов материалов осуществляется с использованием нормативов, утвержденных Минтрансом России или самостоятельно разработанных конкретной организацией, с учетом:

• технических параметров автомобилей;
• времени года и сезонных изменений в объеме потребления;
• актов контрольных замеров расходования топливных ресурсов;
• корректирующих коэффициентов, учитывающих условия эксплуатации транспортных средств.

На основании приказа руководство компании утверждает расчет нормы списания ГСМ. Если утвержденный размер расходов значительно превышает законодательно определяемые значения, их обоснованность может стать причиной вопросов со стороны налоговых органов.

Ответственным сотрудником предприятия в листе указываются день выдачи и номер документа, проставляются штамп и печать выдавшей его организации, а также заносятся показания со спидометра автомобиля, показатели топливного расхода и точный маршрут поездки.

Некорректное или не в неполном объеме заполнение реквизитов учетной документации приводит к искажению сведений о главных показателях работы транспортных средств, необходимых для бухгалтерского и налогового учета.

Программа для проверки отчета в ПФ CheckPFR позволяет страхователю самостоятельно осуществлять предварительную проверку. Такая процедура способствует устранению ошибок на месте и в разы увеличивает шансы сдать отчеты с первого раза.

Сдача отчетов ИП через Интернет займет не больше 10 минут. Кроме того, ошибки в заполнении документов полностью исключены. Более подробно о сдаче отчетов через Интернет читайте тут.

При обнаружении проверяющими органами несоответствий или нарушений в заполнении документов списание ГСМ по путевому листу вполне может быть признано неправомерным, и топливные затраты будут исключены из статьи расходов. Кроме путевого листа, подтверждением расхода ГСМ служат ведомости учета, первичные документы на их закуп и акты списания.

При использовании личного автотранспорта для служебных потребностей и выплате предприятием полагающейся в таких случаях компенсации обоснованность подобных расходов должна согласно требованиям Министерства финансов РФ также подтверждаться документами (путевыми листами).

Учет и списание ГСМ на предприятии

Определение количества подлежащего списанию топлива по нормам осуществляется на основе следующих показателей:

• фактической длительности маршрута в ходе рабочего дня;
• реального пробега транспортного средства за полную рабочую смену по показаниям спидометра;
• потребления топлива за один рабочий день на расстояние 100 км;
• нормативов расходования ресурса (на 100 км).

Действуют следующие варианты оценки ГСМ в целях списания:

• по себестоимости (единицы ресурса);
• по себестоимости (средней);
• ФИФО (из себестоимости первых закупленных ресурсов);
• ЛИФО (из себестоимости последних купленных ресурсов).

Метод вычета товара по себестоимости на единицу, предпочтителен при работе с незначительным перечнем товара. В таком случае достаточно просто выяснить партию, откуда выбыли товары. Причем стоимость последних в ходе продолжительного периода времени мало изменяется.

В такой ситуации отдельный учет любой приобретенной партии товара не представляет сложности, а ресурсы выводятся по стоимости принятия (на учет). При списании ГСМ проследить поступившую партию, откуда средства списаны, достаточно сложно. Поэтому целесообразно использование иных методов списания топлива на предприятии.

Метод учета списания по второму типу состоит в том, что по каждому определенному ресурсу себестоимость определяют делением показателя общей себестоимости товара (начальное значение плюс прибывшие в течение месяца) на его количество (значение на начало плюс прибытие за период).

Значение себестоимости единицы (средней) может варьироваться в разные периоды. Сальдо счетов учета принято отражать по среднему значению себестоимости.

Программа для управления персоналом «ОфисМетрика» учитывает время ухода – прихода сотрудника, длительность его отлучек от рабочего места, а также показывает уровень его вовлеченности в работу.

Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике многие компании предпочитают обратиться к услугам аутсорсера. Об услугах кадрового делопроизводства читайте здесь.

При списании по ФИФО виды продукции выводятся в порядке их покупки. Материалы из следующих закупов не списываются до полного израсходования предыдущей партии. Отпущенные виды оценивают по фактической себестоимости ранних по дате покупки образцов, а остаток в конце периода – по себестоимости последних.

Стоимость ресурсов, выведенных таким способом, может определяться следующим образом:

• Вначале выполняется списание по значению цены первой закупленной партии товара. Если количество списания превышает эту партию, то затем списывается вторая и так далее. Остаток определяют как разность стоимости товаров и общей стоимости закупленных в течение месяца (с учетом показателя на начало).
• Значение остатка ресурса для окончания периода рассчитывают по стоимости последнего закупленного товара. Стоимость списанных в производство материалов получается при вычете полученного значения из общего показателя стоимости прихода за отчетный период (с учетом остатка на начало).

В этом случае списанные ресурсы оценивают по фактической себестоимости последних приобретенных образцов, а на конец месяца размер остатка оценивают по себестоимости наиболее раннего приобретения. Если начальные закупы дешевле последующих, топливо списывают по большей цене. Себестоимость ресурса получается выше, а прибыль меньше.

Списание ГСМ по арендованному транспорту

Договор аренды автотранспорта (с водителем или без водителя) на любой срок заключается в письменном виде. Если пунктами соглашения не предусматривается иное, то затраты по использованию транспортного средства, топливные в том числе, относят на арендодателя.

Если указанные затраты осуществляются за счет арендатора, то стоимость потребленных ГСМ выносится по бухгалтерскому учету на его расходы в общем порядке.

Проводку по списанию ресурса выполняют исключительно при предоставлении подтверждающего документа в виде путевого листа и акта на выбытие ГСМ. Лист предназначается для вывода топлива в статьи расхода, а акт – для списания иных материалов, в первую очередь смазочных.

Проводку по постановке ГСМ в учет выполняют по авансовому отчету и по подтверждении оплаты (накладной, чеку, счетe-фактуре).

Для предприятия, списание ГСМ по путевым листам в расходные статьи возможно при условии соблюдения всех требований по учету и оформлению. Иначе очередная налоговая проверка сделает вывод о необоснованности списания материалов в расходы, неправильном расчете причитающегося налогового платежа с наложением соответствующих штрафных санкций.

Статья написана по материалам сайтов: wiseeconomist.ru, zhazhda.biz, tvoi.biz.

»