Работа архивариуса в чем заключается

Для крупных фирм, оперирующих большим объемом документации, особенно актуально стоит вопрос о привлечении архивариусов. Эти специалисты занимаются экспертизой ценности документов, систематизацией и архивным хранением различной информации и могут быть включены в основной штат компании или же привлекаться на условиях сотрудничества из архивных структур.

Обязанности архивиста

Должностные функции архивариуса предусматривают широкий спектр деятельности, включающей:

  • обработку и упорядочивание документарной базы компании;
  • проведение экспертной оценки значимости документов;
  • установление сроков архивного хранения в соответствии с законодательными нормами;
  • обеспечение депозитарного хранения;
  • ведение описей, реестров, журналов учета и выдачи документов;
  • проведение переплетных работ и формирование номенклатурных дел;
  • подготовку бумаг для передачи в государственные и муниципальные архивы;
  • утилизацию документов с истекшим сроком хранения.

Также архивист классифицирует и подготавливает файлы для последующего оцифрования с использованием современных технических средств и новейшего программного обеспечения, а также создает электронный архив фирмы.

Он может быть также привлечен руководством для разработки проекта специализированного помещения для внутреннего архива компании и следить за обеспечением надлежащих условий для хранения документов согласно нормам СанПиН

В своей работе архивариус руководствуется

  • Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.2002г.;
  • «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010г. № 558 и вступил в законную юридическую силу 30.09.2011г.)
  • иными нормативными актами РФ.

Кроме того, архивист, как и любой другой сотрудник фирмы, обязан соблюдать внутренние правила компании, трудовой распорядок дня и знать структурную организацию предприятия.

Преимущества обращения к архивариусам

Данный специалист позволит обеспечить оперативный доступ к требуемой архивным файлам, грамотно структурировать большой объем номенклатурных дел, а также провести аутсорсинг архивного хранения.

Помимо этого станет возможным предотвратить несанкционированный доступ к информации, предоставить необходимые аналитические сведения о деятельности компании на основании архивных дел и провести своевременную ликвидацию документов в установленные сроки.

Особую ценность штатная должность архивариуса имеет для акционерных обществ, в связи с установленным законодательством требованием о хранение первичной документации непосредственно по месту нахождения исполнительного органа (пункт 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Архивариус

Родственные профессии

Документовед, библиотекарь, секретарь, делопроизводитель, историк, историк-архивист, менеджер по работе с персоналом, паспортист

Сфера профессиональной деятельности

  • Наука
  • Образование
  • Социальная сфера

Классификация профессии

  • Может быть отнесена к типам профессии:
  1. «Человек – Знак» (специалисты архивной службы работают с различными документами).
  • Класс профессии: исполнительский (по характеру труда профессия предполагает реализацию однотипных процедур, выполнение стандартных задач по заданному образцу, с четким соблюдением установленных правил, нормативов, инструкций).
  • Тип профессии по условиям труда: работа в «комнатных» условиях.
Это интересно:  Что положено пенсионерам от соцзащиты

Описание профессии

Архивариус – сотрудник, занимающийся учетом и систематизацией документов и материалов в архивных подразделениях предприятий и организаций.

Основная деятельность архивариуса связана с обеспечением сохранности, порядка хранения и использования документов и материалов.

К основным обязанностям архивариуса относятся:

  • обеспечение хранения документов;
  • контроль за использованием документации;
  • выдача документов и справок из сводок для пользования;
  • подбор документов по запросу заинтересованных лиц;
  • участие в составлении списка документов, подлежащих хранению;
  • прием от канцелярии учреждения и его подразделений дел постоянного и длительного хранения;
  • проверка правильности оформления поступающей документации;
  • систематизация информации, поступающей документации (составление описаний, картотек и др.);
  • предоставление сведений о делах в государственный архив;
  • уничтожения дел после окончания срока их хранения;
  • составления описи материалов, находящихся в архиве;
  • участие в проведении экспертизы (оценки) ценности архивных документов.

Требования к индивидуальным особенностям специалиста

К профессионально важным качествам архивариуса относятся:

  • хорошая долговременная и оперативная память;
  • развитое внимание к деталям, цифрам, символам, знакам и пр.;
  • тип мышления, направленный на запоминание и анализ большого массива информации;
  • склонность к работе с документацией;
  • способность заниматься длительное время монотонной работой, требующей повышенной концентрации внимания;
  • организованность;
  • аккуратность;
  • пунктуальность.

Специалист в области архивной работы должен обладать такими личностными качествами, как:

  • внимательность;
  • педантичность;
  • аккуратность;
  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • собранность;
  • спокойствие;
  • усидчивость;
  • терпеливость;
  • сосредоточенность;
  • ответственность;
  • самоконтроль.

Медицинские противопоказания

  • Заболевания центральной нервной системы различной этиологии с двигательными и чувствительными нарушениями, расстройствами координации, когнитивными и интеллектуальными нарушениями.
  • Нарколепсия и катаплексия.
  • Заболевания, сопровождающиеся расстройствами сознания: эпилепсия и эпилептические синдромы различной этиологии и др.
  • Психические заболевания с тяжелыми, стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями.
  • Алкоголизм, токсикомания, наркомания.
  • Активные формы туберкулеза любой локализации.
  • Хронические гепатиты, циррозы печени и другие заболевания печени.
  • Миопия высокой степени или осложненная близорукость.
  • Катаракта осложненная.
  • Дегенеративно-дистрофические заболевания сетчатки глаз, глаукома любой стадии при нестабилизированном течении.
  • Хронические, рецидивирующие формы инфекционных и паразитарных заболеваний.
  • Аллергические заболевания верхних дыхательных путей.

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 12 апреля 2011 г. N 302н

Требования к профессиональной подготовке

Архивариус должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия (организации), основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства, правила и нормы охраны труда.

Архивариус должен уметь:

  • составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления; применять государственные и международные стандарты по работе с документацией;
  • оформлять номенклатуру дел;
  • создавать каталоги и базы данных;
  • составлять справки с использованием архивных материалов;
  • применять современные средства компьютерной и оргтехники.
Это интересно:  Выкуп страхового случая дтп

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

Архивист (он же Архивариус)

Архивист (от лат. archivum, греч. archaios — древний.) это хранитель или сотрудник архива, отвечающий за систематизацию и учет документов, доверенных на хранение. Профессия подходит тем, кого интересует история (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Особенности работы

Архивист работает с так называемыми исполненными документами. Т.е. с документами уже пришедшими на хранение (до этого ими занимается специалист по документоведению).

В архиве могут храниться самые разнообразные документы: приказы и распоряжения дирекции, старые метрические книги, протоколы, видео- и аудиосведетесльва. Содержимое архива зависит от профиля организации, в которой действует архив.

Например, в региональных госархивах находятся документальные свидетельства о жизни наших предков. И многие люди, пытаясь составить свою родословную, обращаются в эти архивы.

Технология поиска документа зависит от поставленной задачи. В крупных архивах с разветвлённой структурой поиск нужной информации или документа — это работа коллектива. Заказчик может и не знать заранее, какие именно документы он хочет найти. Перед началом поиска архивариус-консультант старается четко сформулировать цели и задачи работы, максимально точно обрисовать планируемые результаты, нарисовать картинку предполагаемого «на выходе» продукта. Только после этих проделанных шагов можно организовывать команду специалистов для реализации проекта.

Рабочее место

Государственные архивы, фонды хранения видео- и аудио-документов, крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Важные качества

Склонность к работе с документацией, к работе с большим количеством информации, хорошая память, системное мышление, пунктуальность, аккуратность.

Оплата труда

Зарплата на 30.05.2019

Знания, навыки

Архивариус должен владеть такими дисциплинами, как архивоведение, делопроизводство. Знать соответствующие нормативные правовые акты, положения, инструкции.

Статья написана по материалам сайтов: proforientir42.ru, specworkgid.ru, www.profguide.io.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector