Штатное расписание для чего оно необходимо

Клуб главных бухгалтеров», 2010, N 5

До того как начать рассматривать понятие «штатное расписание», необходимо разобраться с «материнским» по отношению к нему понятием — локальные нормативные акты. Сделать это нужно для того, чтобы понимать, каким правилам и нормам подчиняется штатное расписание и чем нужно руководствоваться, чтобы его составить.

Локальные нормативные акты: что это?

В иерархии нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, если ранжировать их по убыванию юридической силы, локальные нормативные акты организации занимают последнее место. Несмотря на это, они очень важны, т.к. именно в них работодатель дает разъяснение, как именно он применяет нормы трудового права.

Трудовой кодекс (ст. 8 ТК РФ) точно не определяет понятия локальных нормативных актов, упоминая лишь о том, что такие акты издаются работодателем и содержат нормы права. На практике локальными нормативными актами принято называть организационно-распорядительные документы, разрабатываемые для регламентации трудовых и связанных с ними отношений в конкретной организации, а также установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями. То есть основное назначение локального нормативного акта состоит в конкретизации требований нормативно-правовых актов более высокого уровня, с учетом особенностей деятельности организации и условий труда в ней.

Исходя из вышеизложенного, выделим главные признаки локального нормативного акта:

  • документ выражает волю работодателя, направлен на создание какого-либо правила, порядка осуществления работы;
  • содержание документа находится в полном соответствии с требованиями законодательства, коллективного договора, соглашения;
  • документ составлен, подписан и (или) принят уполномоченным лицом (представителем работодателя).

Локальные нормативные акты издаются обычно в форме приказа или распоряжения, подписанного генеральным директором (иным единоличным исполнительным органом) либо иным, уполномоченным последним, лицом. Полномочие на подписание локальных нормативных актов должно прямо следовать из доверенности, выданной такому лицу генеральным директором. В противном случае может возникнуть вопрос о правомерности подписания локального нормативного акта неуполномоченным лицом.

Работодатели — физические лица (за исключением индивидуальных предпринимателей) локальные нормативные акты издавать не вправе. Такое право предоставляется только юридическим лицам.

Порядок издания локальных нормативных актов, как и иных организационно-распорядительных документов, целесообразно установить внутренней инструкцией (например, регулирующей делопроизводство в организации в целом). Также для этих целей подойдет регламент, который будет устанавливать, кто имеет право выпускать локальные нормативные акты, кто вправе их подписывать и т.д.

У ряда локальных нормативных актов, прямо предусмотренных Трудовым кодексом, существует специальная форма издания и исторически сложившееся название.

Трудовой кодекс считает обязательным существование в организации следующих видов локальных нормативных актов:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ);
  • штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
  • документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  • при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • график отпусков на каждый календарный год (ст. 123 ТК РФ).

Чаще всего работодатели принимают положение об оплате труда и материальном стимулировании работников, хотя это и не является обязательным.

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем. Например, это может быть положение о персонале, положения о структурных подразделениях (отделах), должностные инструкции и даже кодекс корпоративного поведения работников.

При издании таких актов необходимо помнить о строгом соблюдении норм действующего трудового законодательства, коллективных договоров и соглашений, т.к. в случае противоречия локального нормативного акта этим документам при разрешении трудовых споров или проведении проверок контролирующими органами будут применяться правила, установленные упомянутыми выше нормами. Локальный нормативный акт, противоречащий трудовому законодательству, коллективному договору и (или) соглашению, является недействительным. Например, недопустимо устанавливать в организации штрафы или удержания из заработной платы за опоздание.

Обычно локальные нормативные акты принимаются работодателем единолично. Но Трудовой кодекс содержит прямое указание на согласование отдельных актов с представительным органом работников.

Локальные нормативные акты, принимаемые работодателем с учетом мнения представительного (профсоюзного) органа работников:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
  • акт, определяющий систему оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ);
  • акт о разработке и утверждении правил и инструкций по охране труда для работников (ст. 212 ТК РФ);
  • акт, определяющий порядок проведения аттестации работников (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • акт о нормировании труда (ст. 159 ТК РФ), предусматривающий введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
  • графики сменности (ст. 103 ТК РФ);
  • акт, устанавливающий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
  • акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • акт о введении режима неполного рабочего времени (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев в случаях наличия причин, которые могут повлечь за собой массовое увольнение работников (ст. 74 ТК РФ);
  • акт о принятии мер при угрозе массовых увольнений работников (ст. 180 ТК РФ);
  • акт о порядке применения вахтового метода, об увеличении продолжительности вахты в исключительных случаях, продолжительности вахты, график работ при работе вахтовым методом (ст. ст. 297, 299, 301 ТК РФ);
  • акт о привлечении работников к сверхурочным работам в определенных случаях (ч. 4 ст. 99 ТК РФ);
  • акт об установлении конкретных размеров повышенной оплаты труда за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
  • акт об оплате труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);
  • акт о конкретных размерах повышения оплаты труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
  • акт, утверждающий форму расчетного листка о составных частях заработной платы (ч. 2 ст. 136 ТК РФ);
  • акт об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков — график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • перечень профессий и должностей работников, имеющих право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ);
  • перечень необходимых профессий и специальностей, требующих профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников (ст. 196 ТК РФ);
  • нормы бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающих по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов (ст. 221 ТК РФ).

Поскольку самым распространенным представителем работников, в том числе и согласно ст. 29 ТК РФ, является профсоюзная организация (профсоюз), в большинстве случаев указание закона об учете мнения представительного органа работников реализуется путем учета мнения профсоюза в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Применительно к основной теме этой статьи обращаем особое внимание читателей, что штатное расписание в число локальных нормативных актов, которые надо согласовывать с профсоюзом, не входит.

Штатное расписание

Штатное расписание — локальный документ, который определяет состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю организации.

Целесообразно в разрабатываемое штатное расписание закладывать возможное совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок). Это «допущение» дает возможность экономии затрат на содержание рабочих мест.

Штатное расписание с учетом инфляции и ротации кадров необходимо корректировать несколько раз в год по мере необходимости.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Рекомендуется утверждать штатное расписание, кроме руководителя организации, еще и руководителем кадровой службы, главным бухгалтером.

Выглядеть приказ об утверждении штатного расписания может следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью «Цитрон» Приказ N 23/шр об утверждении штатного расписания

27 декабря 2009 г.

Приказываю утвердить штатное расписание на 2010 г. с 1 января 2010 г.

Приложение N 1: штатное расписание N 1/шр от 26.12.2009.

При составлении штатного расписания необходимо иметь в виду нормы и требования российского пенсионного законодательства, т.к. для ряда профессий или должностей законом предусмотрены льготы в виде досрочного выхода на пенсию. Например, это касается работников авиации или творческих работников.

Это интересно:  Стадии конституционного судебного процесса

Наименование должности в штатном расписании является основанием для указания такого наименования в трудовой книжке работника. Поэтому отличающееся от общепринятого наименования работ или должности в штатном расписании может впоследствии повлечь за собой неблагоприятные последствия для работников в виде лишения их установленных законом льгот.

Так как штатное расписание имеет форму, установленную законом (Т-3), то обычно проблем при его составлении не возникает. Тем не менее считаем целесообразным рассмотреть некоторые особенности составления штатного расписания.

Для подготовки штатного расписания применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Там 10 граф. Добавлять новые можно. А вот исключать какие-либо из них нельзя (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»), Если по какой-либо из граф штатного расписания нет сведений, ее следует оставить пустой.

В «шапке» необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации можно указывать и в полном, и в сокращенном виде.

Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке «на период __________ с «__» __________ 200_» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и дату, с какой оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено Приказом организации от «__» __________ 200_ N __».

Графа 1 «Наименование» заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Самое удобное — располагать структурные подразделения по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 «Код» должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, главные специалисты, ведущие специалисты и т.д. В соответствии со ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

  • Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367);
  • Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, указанные в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих в организации не всегда совпадают. Даже чаще всего не совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) или тарифной сетке в рублях (Указания Госкомстата России). При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили «вилку» в окладах, т.е. разную заработную плату для сотрудников одной квалификации. В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Поэтому в случае, если, на взгляд работодателя, установление разной заработной платы целесообразно, регулировать ее нужно надбавками.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ст. 129 ТК РФ). Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант.

Необходимо отметить, что в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно, в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности.

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Есть всего несколько ситуаций, когда ее нужно заполнить.

Первая ситуация — если сотрудникам полагаются надбавки, установленные федеральными законами. Именно эти федеральные законы и следует указывать в примечаниях.

Вторая ситуация — когда в компании есть работники-сдельщики. Сдельщики — это особая категория работников. Фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Ее размеры зависят от итогов выполненной работы. Учесть выплаты таким работникам в штатном расписании непросто.

Однако оформить штатное расписание таким образом невозможно. Поэтому предлагаем поступить так. Поставить в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» прочерк, а в графе 10 «Примечания» указать «Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда» в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник, и дать ссылку на внутренний документ, который регулирует размер оплаты труда. Например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании.

В самом конце таблицы есть строка «Итого». Подводить итог нужно по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 — фонд оплаты труда в организации. Этот показатель плановый. На практике он может меняться в большую или меньшую сторону. В большую — в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую — когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.

Обычно штатное расписание принимают на один год. Но в течение года у организации может возникнуть необходимость изменения штатного расписания. Сделать это можно двумя способами:

Способ первый — издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец см. ниже). Такой вариант удобен, если изменения незначительны.

Общество с ограниченной ответственностью «Цитрон» Приказ N 22 О внесении изменений в штатное расписание

В связи с производственной необходимостью приказываю внести следующие изменения в штатное расписание с 1 июня 2009 г.:

  1. Ввести в структурное подразделение «Отдел продаж» одну штатную единицу должности «Менеджер» с должностным окладом 20 000 руб.
  2. Вывести из структурного подразделения «Администрация» одну штатную единицу должности «Секретарь».

Способ второй — если в организации происходят значительные перемены, следует издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

Необходимо отметить, что при сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. ст. 74 и 180 ТК РФ).

Дополнительно к штатному расписанию многие организации составляют штатный список и штатную расстановку, как ее еще называют. Этот документ необязательный, как, впрочем, и само штатное расписание, но удобный для работы работников кадровой службы и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа не существует.

Локальные нормативные акты и НК РФ

Вернемся к локальным нормативным актам как к явлению.

Локальные документы нужны любой компании не только для того, чтобы она нормально работала. Эти бумаги очень важны в спорах с налоговой. И штатное расписание здесь не исключение.

Как нетрудно было догадаться, все локальные документы отвечают на два важных вопроса — «как» и «почему». То есть, например, «премии мы выплачиваем так-то и так-то, потому-то и потому-то».

Пользователи этих документов могут быть двух видов:

  • внутренние (сама организация);
  • внешние (контролирующие органы, в частности налоговая инспекция и суд).

Для внутренних пользователей эти документы в разрезе налогового права важны тем, что сама организация понимает как, почему и зачем она реализует свои обязанности как работодателя и, как следствие, налогоплательщика.

Это интересно:  Жалоба в фас по 223 фз сроки

Для налоговых органов они необходимы в процессе проведения проверки. Через эти документы проще всего выяснить вопросы, которые связаны с уплатой «зарплатных» налогов.

Аналогичная ситуация обстоит с судебными органами. Для того чтобы доказать свою правоту, необходимо предъявить документы. В частности, это следует из ст. 64 АПК РФ.

Конечно, лицо, участвующее в деле, может представить и устные разъяснения, но лучше, если доказательства будут письменными, а также будут иметь формат документа. Например, локального нормативного акта.

Что такое штатное расписание, как его утвердить, зачем оно нужно

Организации ведут большое количество разнообразных отчетных документов. Среди них важную для работников и самого работодателя роль играет штатное расписание. Перед его составлением, важно узнать, что такое штатное расписание и порядок его принятия.

Назначение штатного расписания

ТК РФ прямо не прописывает обязанность составления штатного расписания для работодателя. Закон несколько раз отсылает к этому документу (ст.15 и 57). Указывается, например, что должность определяется по штатному расписанию. Соответственно по итогам совокупного анализа норм, можно прийти к выводу об обязательности его ведения.

Функции документа (зачем нужно штатное расписание) сводятся к следующим:

  • документально оформляет структуру организации (отделы-подотделы-группы);
  • определяет численность сотрудников в каждом отделе;
  • закрепляет число рабочих единиц по каждой должности или профессии;
  • с его помощью выявляются особенности оплаты труда сотрудников конкретного отдела;
  • определяет перечень доплат к основной части зарплаты и их размер по должностям;
  • позволяет определить наличие/отсутствие свободных мест для претендентов.

Правила ведения документа (кто составляет) не прописаны. За правильность оформления перед сторонними структурами отвечает руководитель компании. Но непосредственным оформлением может заниматься сотрудник фирмы:

  • в чьем трудовом договоре прописана обязанность подготовки штатного расписания и ведения его в соответствии с политикой компании на рынке труда (подготовка необходимых изменений, обоснований, возможно предложение собственных инициатив по изменению документа и, соответственно, рабочей структуры самой организации);
  • на которого такая обязанность возложена приказом руководителя, если возможность составления документа прописана в договорах нескольких сотрудников (прямое письменное поручение).

Если за конкретным сотрудником трудовым договором/контрактом/регламентом не предусмотрена обязанность ведения документа, то он вправе отказаться от подобного поручения начальства.

Чаще составлением документа занимаются бухгалтеры. Ведь мелкие работодатели редко имеют отдел для ведения кадровой работы или правового оформления всех документов по трудовым отношениям. Составление может быть поручено и экономисту, и юристу, и кадровику, и самостоятельно выполняться руководителем.

Индивидуальный предприниматель, принимающий людей на работу, подписывающий с ними трудовые договоры, тоже готовит штатное расписание.

Порядок оформления и изменения

Как создать штатное расписание?

Образец штатного расписания установлен Госкомстатом (бланк Т-3). Этот формуляр обязателен к применению и носит единый характер для всех работодателей.

Штатное расписание должно заполняться правильно:

  • Записать верное наименование работодателя. Это официальное полное или краткое (если полное очень длинное) название компании по уставу или ФИО предпринимателя с записью об ИП.
  • Указать дату заполнения бланка и номер. В крупных фирмах целесообразно вести отдельный журнал для регистрации таких документов. В таких компаниях смена трудовой структуры требуется чаще, чем для мелких предприятий.
  • Установить время действия документа: например, на 1 год с определенного числа. Именно с этой даты, не со времени составления или утверждения, начинает действовать штатное расписание.
  • Прописать содержимое в графы табличной формы для организации по конкретным должностям.
  • Подписывает формуляр кадровик (кому поручено его ведение) и бухгалтер.

Чтобы утвердить штатное расписание начальник предприятия оформляет приказ. Гриф утверждения проставляется на самом бланке штатного расписания с указанием общего числа должностей (не людей, их занимающих, а просто должностей/профессий).

Документ готовится в табличном виде. Каждая графа таблицы должна быть заполнена верно. Неправильное указание какой-либо информации может породить трудовые споры (о наличии вакансий, о наименовании должности, отдела, размера оклада).

  • Наименование структурного подразделения. Для некоторых типов организаций предусмотрены установленные в классификаторах наименования отделов. Тогда именно такое название и записывается. Для иных компаний разрешено самостоятельно назвать отделы (без использования иностранных слов).
  • Код подразделения. Особенно актуальна эта информация для крупных фирм, где существуют отделы и подотделы. Тогда код указывается как 01 и 01.01 соответственно. Выстраивается своеобразная иерархия.
  • Название должности/профессии по справочникам или классификаторам должностей/профессий: от руководящих до низших.
  • Число рабочих по каждой должности/профессии (определяется учредителем или самим руководителем, если ему дано такое право). Если предусмотрена работа на неполную ставку, то указывается, например, 0,5.
  • Размер ставки (оклада). Должен быть равен или выше МРОТ (с 01.07.2016 г. – это 7500). Не включаются разнообразные доплаты.
    Доплаты к ставкам/окладам. Количество не ограничено (премии, компенсации, коэффициенты к окладу). Наименование указывается в отдельном столбце. Размеры прописываются в процентном соотношении к ставке/окладу либо в виде конкретной суммы.
  • Максимальный размер зарплаты в месяц (ставка/оклад плюс все надбавки). Прописывается по каждой должности/профессии.

В фирмах с большим количеством должностей документ оформляется на нескольких листах. В таком случае все листы сшиваются и нумеруются.

При необходимости ввести новые должности или создать новый отдел в первую очередь нужно изменить штатное расписание. Сделать это можно путем:

  • принятия нового документа,
  • внесения поправок в прежний.

Составление штатного расписания

Принятие нового документа, по сути, есть его утверждение в обычном порядке. Только перед утверждением его необходимо признать недействующим старый. Потому готовится приказ, в котором содержится новая структура и прописывается, что прежний (указываются реквизиты: дата и номер) утрачивает силу.

Поправки в существующее штатное расписание оформляются в порядке, в каком принимался документ, то есть приказном.

Штатное расписание выступает главным документом в организации для регламентации части трудовых вопросов. Перед его составлением проводится значительная работа по изучению перспективного развития компании. Это позволит избежать частой корректировки документа.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

На всех предприятиях где я работала штатное расписание составлялось. А в бюджете оно вообще строго регламентировано, там оно пересматривается и переделывается каждый раз как меняются оклады. Когда я работала экономистом сама за его составление отвечала.

В целом, штатное расписание — это вполне эффективный инструмент для планирования расходов предприятия на персонал, но для этого нужно действительно согласовать его с рациональной организацией производственного процесса.

Зачем нужно штатное расписание и как его составить

  • Ирина Соколова

Штатное расписание – документ, фиксирующий численность штатного состава организации с распределением единиц по должностям и структурным подразделениям. Стандартное содержание данного документа включает также информацию о должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплата труда на предприятии.

Расписание упорядочивает кадровую структуру фирмы, помогает планировать затраты на оплату труда, организовывать работу службы персонала. При необходимости оно служит доказательством правомерности отказа в трудоустройстве (причина — отсутствие свободных ставок). Но чаще оно используется для обоснования законности увольнений в связи с сокращением численности или штатных единиц. В случае претензий со стороны сокращённых организация может защитить свои интересы, предъявив в суде, трудовой инспекции штатное расписание работников. На основании этого документа работодатель подтверждает невозможность предоставить увольняемому сотруднику другую должность.

Порядок формирования штатного расписания

Федеральная служба госстатистики РФ предписывает предприятиям всех форм собственности разрабатывать и принимать в кадровое делопроизводство штатное расписание (постановление №1 от 15.01.2004 г.) Занимается разработкой и актуализацией штатной структуры работник, имеющий данную обязанность в должностной инструкции. При необходимости директор может возложить такую обязанность на кадровика или бухгалтера, а также взять эту работу на себя (по приказу).

Обычно штатное расписание составляется на год вперёд, а с момента утверждения директорским приказом оно становится локальным нормативным актом, на основе которого выстраивается кадровое делопроизводства на предприятии. Оформление новых сотрудников, внутренние переводы должны осуществляться в соответствии с имеющимися в «штатке» единицами. Так, наименования должностей и структурных подразделений в трудовой договор, приказ о приёме на работу должны вноситься так, как они зафиксированы в штатном расписании.

По мере надобности в «штатке» допускаются корректировки. Если они существенны, руководство может принять решение о формировании нового расписания. При незначительных изменениях, а также при их отсутствии переутверждать документ с началом следующего календарного года нет необходимости.

Как оформить штатное расписание

Для оформления кадровой структуры предусмотрена унифицированная форма Т-3, утверждённая Роскомстатом (скачать бланк штатного расписания можно здесь). Предприятие вправе разработать собственную форму, но она должна содержать обязательные поля:

  • наименование структурных подразделений;
  • перечень должностей в каждом отделе;
  • число единиц, открытых в штате по каждой специальности;
  • должностные оклады;
  • надбавки к окладу;
  • общее количество штатных единиц;
  • сумма ФОТ за месяц.

Документ датируется дважды: датой составления и утверждения (они могут совпадать). Также указывается период действия штатного расписания, например, с 1 января 2015 г. по 31 декабря 2015 г., хотя срок окончания устанавливать не обязательно.

Это интересно:  Трехступенчатый контроль по охране труда на предприятии

Рассмотрим порядок составления штатного расписания:

  1. Наименование фирмы в соответствии с регистрационными документами.
  2. Название документа, даты создания и подписания.
  3. Графа №1 – наименование подразделений. Перечень и названия структурных отделений частные фирмы могут вводить по своему усмотрению. Государственные компании и предприятия с особыми условиями труда должны руководствоваться отраслевыми и общероссийскими нормативными документами — классификаторами и справочниками. Это требование обусловлено наличием льгот и гарантий для отдельных категорий работников. Названия в форме Т-3 пишутся в именительном падеже.
  4. Графа №2 – код подразделения, который присваивается каждому из отделений для удобства построения иерархии и применения цифровых обозначений в документах.
  5. Графа №3 – должность (профессия, разрядность) – на основе государственной классификации ОКПДТР. Должности указываются в порядке убывания (от высшего звена к низшему).
  6. Графа №4 – количество штатных единиц, предусмотренных по каждой должности, определяется исходя из потребностей организации. Могут быть указаны неполные ставки (0,5; 0,75).
  7. Графа №5 – оклад или тарифная ставка, установленная для конкретной должности, в рублях. Допустимо указывать не конкретную величину, а диапазон оклада для дифференциации оплаты труда работников, занимающих одну должность, но имеющих разную квалификацию.
  8. Графы 6 – 8 используются для указания надбавок к окладу, в рублях.
  9. Графа №9 – общая сумма месячной оплаты по должности.
  10. В графу №10 в качестве примечания вносится информация по наличию вакантных должностей.

Если на предприятии не используются схемы начисления заработной платы на основе оклада, то в «денежные» графы вписываются единицы, применяемые для расчёта выплат, например, проценты.

В форму штатного расписания могут вноситься дополнения (дополнительные поля), но сокращать обязательные графы в унифицированном бланке нельзя: невостребованные столбцы просто не заполняются.

«Штатка» может состоять из нескольких листов. В этом случае документ сшивается, листы нумеруются, а на оборотной стороне сшива оформляется заверительная надпись с подписью директора и печатью. На самом бланке печать организации не нужна, а подписи руководителя, главного бухгалтера, начальников подразделений проставляются на последнем листе в предусмотренном для этого поле. При необходимости ответственные лица могут расписаться на каждой странице, тогда каждая из них должна быть дополнена соответствующей строкой.

Составить штатное расписание можно на основе образца, представленного на нашем сайте.

Внесение изменений в штатное расписание

По мере необходимости в структуру компании могут вноситься различные изменения: открываться и упраздняться подразделения, вводиться новые должности, увеличиваться оклады и т.д. Все эти изменения обязательно должны быть зафиксированы в штатном расписании организации. Сделать это можно двумя способами:

  1. Формированием и утверждением новой «штатки».
  2. Созданием приказа о внесении поправок в документ.

Во втором случае приказ должен содержать причину корректив:

  • реорганизация компании;
  • оптимизация кадровой структуры;
  • расширение или сокращение производства;
  • изменения в законодательстве и т.д.

За изменением штатного расписания следует внесение новых записей в кадровую документацию: трудовые книжки работников, личные карточки (с письменного согласия персонала).

В ряде случаев требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому контракту, например, при изменении окладной части заработной платы. О таких событиях работники уведомляются за 2 месяца, а остальные изменения в штатном расписании доводятся до персонала по факту их утверждения.

Штатная расстановка

Для оперативного управления персоналом на многих, особенно крупных, предприятиях в обороте имеется документ под названием «штатная расстановка». Это то же штатное расписание, но составленное в свободной форме и содержащее данные, необходимые работодателю для удобства кадровой работы, например:

  • фамилии работников, занимающих конкретные должности;
  • оклады и надбавки по каждому сотруднику (в штатном расписании может быть прописана «вилка» окладов, а в расстановке это конкретизируется);
  • табельные номера;
  • стаж работы;
  • важные сведения о сотрудниках;
  • наличие свободные ставок и любая другая информация, необходимая службе персонала.

Штатный список отличается от расписания динамичностью своего содержания: изменения в него вносятся в текущем режиме, без приказа и утверждения руководителем.

Налоги и Право

повышение юридических знаний

Зачем нужно штатное расписание?

Штатное расписание в организации необходимо для формирования штатного состава и общей численности компании. Содержание штатного расписания стандартно для всех фирм – перечень должностей, структурного состава, штатных единиц, сведения об окладах сотрудников, месячной заработной плате и имеющихся надбавках; определяется положением или Уставом компании.

Оформляется штатное расписание по форме Т-3. Трудовой Кодекс РФ не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в любой компании, но согласно постановления Роскомстата, для всех форм собственности распространяется необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда. Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

Обычно штатное расписание – это деятельность бухгалтерии, но в Квалификационном справочнике должностей указано, что заполнение штатного расписания – непосредственная обязанность экономиста по труду. Но в связи со случаями отсутствия данной должности во многих организациях, руководитель компании самостоятельно принимает решение о том, кто будет заниматься вопросами штатного расписания в организации. В случае, когда ответственность за ведение штатного расписания возлагается на сотрудника, не имеющего в трудовом договоре данную обязанность, такое действие сопровождается оформлением приказа.

Образец приказа утверждения штатного расписания:

Об утверждении штатного расписания

  1. Утвердить штатное расписание от 01 января 2010 года №3 с численным составом в количестве 28 (двадцати восьми) штатных единиц, месячный фонд оплаты труда равен 545 000 (пятьсот сорок пять тысяч) рублей.

Следует помнить, что наименование должности сотрудника в трудовом договоре обязано в точности совпадать с указанной в штатном расписании.

Составляется штатное расписание на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание вводится в действие посредством приказа руководителя. Изменения в штатном расписании также вносятся при помощи приказа. В случае, когда в течение года в штатное расписание вносились незначительные изменения или не вносились вовсе, на предстоящий год переутверждения штатного расписания не требуется. В таком случае достаточно составить перечень вносимых изменений.

Унифицированная форма Т-3 штатного расписания не должна сокращаться, но в нее могут вноситься некоторые необходимые дополнения. К примеру, если какой-то из разделов штатного расписания не востребован (к примеру, раздел «надбавка»), в таком случае колонка унифицированной формы сужается и не заполняется в дальнейшем. Порядок расположения должностей и структурных подразделений в штатном расписании определяется непосредственно руководителем организации.

Каждое подразделение включает штатные должности с обязательным указанием специальности персонала. Указание должностей происходит в порядке убывания – начиная с высшего звена и заканчивая младшей должностью. Структурные подразделения и должности указываются только в именительном падеже. Неполные штатные единицы (к примеру, работники по совместительству) указываются в графе 4 в долях: 0,5; 0,25.

Основным назначением штатного расписания является его возможность доказательства в суде (в случае возникновения спорных ситуаций) того, что компания не трудоустроила сотрудника по причине отсутствия требуемой должности в штатном расписании, и увольнение его было обоснованным. Следует помнить, что грамотно составленное штатное расписание – залог выигрыша любого спора в суде. Так, штатное расписание прошивается, нумеруется, скрепляется печатью организации и подписывается руководителем и бухгалтером.

Изменения в штатном расписании происходят в случаях, когда меняется состав сотрудников, формируются новые отделы, исключаются старые должности и вводятся новые. Изменения вносятся двумя основными способами: можно полностью заменить само штатное расписание, или же оформить приказ на внесение поправок. В случае, когда изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, указываются следующие причины:

  • реорганизация формы;
  • оптимизация и улучшение деятельности руководящих структур;
  • всевозможные изменения в законодательстве, требующие обязательного изменения штатного расписания;
  • устранение повторяющихся обязанностей;
  • сокращение или расширение производства фирмы.

При изменениях в штатном расписании коррективы должны вноситься в документы сотрудников – трудовую книжку и личную карточку (к примеру, при перенаименовании должности). В таком случае требуется получить письменное согласие работника.

При изменении окладов (оформлении надбавок и премий) сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до наступления события. Изменения такого рода вносятся не только в штатное расписание, но и в трудовой договор при помощи дополнительного соглашения к договору.

Статья написана по материалам сайтов: pravodeneg.net, dezhur.com, lawedication.com.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector