Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

к распоряжению Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью Московской области

от ____________ № ______

Примерная номенклатура дел государственных образовательных учреждений среднего профессионального образования

Срок хранения
документов

Устав образовательного учреждения.
Свидетельство о государственной
регистрации

Лицензия на образовательную
деятельность

Свидетельство об аккредитации
образовательного учреждения

Документы, правоподтверждающие владение объектами недвижимости (свидетельство на право оперативного
управления, документ на право
пользования земельным участком, договор аренды, договор безвозмездного пользования)

Нормативные правовые акты федеральных исполнительных органов государственной власти, исполнительных органов государственной власти Московской области по основной деятельности

До минования надобности

Договор с учредителем

Приказы директора образовательного
учреждения по основной деятельности и
основания к ним. Подлинники

Книга регистрации приказов по основной деятельности

Протоколы общих собраний
(конференций), заседаний совета
учреждения

Правила внутреннего трудового
распорядка

После замены новыми

Приемо-сдаточные акты, составленные
при смене руководства

Журналы регистрации входящей корреспонденции

Журналы регистрации исходящей корреспонденции

Журнал регистрации телефонограмм

Журнал регистрации выданных справок

Номенклатура дел общеобразовательного
учреждения

Личные дела обучающихся

Акты, справки и другие документы о
несчастных случаях с обучающимися

Заявления, жалобы граждан и документы,
связанные с их рассмотрением

План работы образовательного учреждения на год

План комплектования на год

Показателей отнесения образовательного учреждения к группе по оплате труда руководителей (Приложение )

Отчет образовательного учреждения по основной деятельности

Акт приема учреждения к новому учебному году

02. Учебно-воспитательная работа

До введения нового

Образовательные программы. Учебный план образовательного учреждения

Журнал учета теоретического обучения

После пятилетнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости обучающихся

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков

Протоколы заседаний педагогических советов и документы к ним

Статистические отчеты о работе образовательного учреждения
и описательные отчеты к ним

Протоколы заседаний экзаменационных комиссий

Протоколы заседаний предметных и цикловых комиссий, методических объединений педагогов

Семестровые экзаменационные и зачетные листы и ведомости

Семестровые ведомости учета посещаемости занятий студентами

Содержание

Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Для того, чтобы был отлажен механизм выполнения определенной деятельности, созданы условия для систематизации и учета данных — делопроизводство. Ведение документов в школе является необходимым процессом, который облегчит и упростит сбор, обработку и учет данных, как отдельных должностных лиц, так и различных по своей значимости дел.

Что это такое

Согласно законодательству Российской Федерации, все организации, в том числе в школы, обязаны сохранять в архивах документацию и вести учет. Помимо всего вышесказанного, эти организации должны вести учет за соблюдением своей деятельности. Документоведение укоренилось в повседневной жизни и требует особого внимания.

Функцией образовательного учреждения считается систематизация документации, образовавшиеся за определенный период времени. Таким образом, номенклатура дел — это сохранение архивной документации и последующее систематизация, чтобы облегчить функциональную нагрузку на образовательное учреждение. От этой деятельности существует широкий спектр плюсов, которые применяется на практике.

Плюсы номенклатуры дел:

  • классифицируют документы, которые накопились;
  • контролирует хранение собранной документации;
  • ускоряет обработку полученных сведений.

Номенклатура дел для школы выполняет функциональные обязанности базы данных, которые необходимы для реставрирования документов, вышедших из оборота многолетней давности. За невыполнение обязанностей учёта, классификации и обработки данных предусмотрена ответственность.

Ответственность возлагается на руководителя учебного заведения.

Существует установленный шаблон, согласно которому каждое образовательное учреждение разрабатывает индивидуальную номенклатуру. Министерство образования обязано предоставить в виде письма шаблон, который будет использоваться учебным учреждением для ведения документации.

Как разрабатывается перечень

Разработка номенклатуры требует особого внимания. Чтобы приступить к разработке, требуется ознакомиться с содержанием. Также для дальнейшей деятельности требуется ознакомиться с составом, объёмом и, определённой установленной за годы, деятельностью учреждения.

Необходимая информация при составлении:

  • сведения о штатном расписании;
  • предоставление номенклатуры за прошедшие годы;
  • устав и приложения структурного подразделения;
  • разработанные рабочие планы;
  • предоставление отчетов.

Индивидуальное составление номенклатуры подразумевает под собой описание фактической информации об учебном учреждении. Если фактические сведения об организации не указывается в примерной номенклатуре, то их нужно предоставить в обязательном порядке. Зачастую, в примерной документации не указывается основные сведения внутри организации.

Обмен опыта между несколькими учебными учреждениями, подведение итогов о внутренних олимпиадах не указывается в примерных номенклатурах. В этих случаях, оставляют отдельные заголовки, которые указывают на не упомянутую информацию. Сроки хранения такой номенклатуры согласовываются согласовывают с государственными архивами.

Типовая номенклатура

Важно отметить, что школы обязаны предоставить индивидуальную отчётность. Касаемо примерной, то она несет лишь рекомендательный характер. В некоторых случаях, также разрабатывается типовая отчетность. Они схожи между собой, однако, между ними есть некоторые отличия. Примерная номенклатура — рекомендуема к применению, а типовая является обязательным процессом регламентации своих действий. Типовой отчет очень удобен в тех случаях, когда организация имеет широкий спектр под-ведомств и разветвлена.

Форма и структура

Форма таких дел имеет определенную регламентированную структуру, разработанную законодательством. Такая регламентация подразумевает под собой четкую последовательность, которая составляется из 5 граф. Документооборот подразумевает под собой включение всех заголовков дел на протяжении года. Каждая графа сама по себе очень важна и несет определенную информационную нагрузку.

Структура:

  1. Первая графа необходима для указания индекса дел. Индекс состоит из группы цифр между которыми располагается дефис. В этих цифрах указан номер дела. Для того чтобы облегчить процесс проверки, архивные организации рекомендуют сохраняют схожие индексы для одинаковых и типичных дел.
  2. Вторая — необходима для расположения непосредственно заголовков дел. Она сортирует их в определённом порядке. Особо важные дела располагаются вверху. Следствием этого, спускаются по иерархии ниже менее важные. В таких заголовках не допускается использование обобщенных понятий. Такие, которые могут вызвать сложность при проверке, например: сложные синтаксические обороты или вводные слова.
  3. Третья — предназначена для указания количества дел, а также томов. Она должна быть заполнена в конце года.
  4. Четвертая — указывает на срок хранения.
  5. Примечание, предназначено для пятой графы. Особенностью является то что может заполняться на протяжении всего года и туда вносят новые юридические факты, считающиеся необходимыми для фиксации.
Это интересно:  Какие льготы у ветерана военной службы

Структура индивидуального запечатления документального юридического факта зачастую строится под направление деятельности. Однако составление таких документов могут базироваться на основании других схем.

Установленные принципы форматов построения:

  • структурный (бухгалтерия канцелярия учетная запись);
  • номинальный — принцип, отталкивающиеся от должностей;
  • смешанный — сочетание нескольких принципов.

Все эти процессы достаточно сложные, однако их применение обязательно, поскольку это облегчит ведение отчетности и других не менее важных обязанностей.

Трудности заполнения графы для указания срока хранения

Зачастую, случаются проблемы с оформлением четвертой графы. Также проблематику могут составить представление номера и указания сроков хранения.

Если указать сроки определённого дела, то сложно создать правильную хронологию с сопоставлением личных дел работников. Важной особенностью является то, что дела сотрудников хранятся 75 лет, однако архивное хранение управляющего состава — без ограничения времени. Сложность возникает в том, что придётся создать 2 дела, в котором одно для того, чтоб рассматривать работников, а во втором — сотрудников.

Архивное ведомство указывает срок в том случае, если в заголовках дел нет определённого установленного срока хранения. Однако нужно помнить, что нельзя снижать сроки хранения, если таковые прописаны в примерной номенклатуре дел.

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году

Каждый год составления документооборота характерен тем, что меняется особенность составление номенклатуры. Для того чтобы систематизировать свою деятельность в дошкольном учреждении могут пользоваться примерной номенклатурой, которая предоставляется в письме от Министерства образования. То есть, примерная номенклатура, служит методической рекомендацией или пособием по составлению индивидуальный номенклатуры.

У каждой организации, в том числе у школ, есть определенная сложившаяся многолетняя практика составления и ведения документов.

При составлении индивидуальной номенклатуры, дошкольная образовательная машина отталкивается от этих практических навыков. Для того чтобы составить примерную номенклатуру пользуются номинально-функциональным принципом. Отталкиваясь от особенностей составления индивидуальной номенклатуры дел, построение своей отчётности по номинально-функциональному принципу невозможно. Составление такого образца строится на функциональном и структурном принципе.

Структура и примерный образец

Для качественного оформления и устранения возможных ошибок используют образцы номенклатур, которые существуют в виде шаблона. Согласно полученному письму с Министерства образования, составляются образцы, которые впоследствии применяются на практике при составлении документов.

Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о номенклатуре дел.

Номенклатура составляется в форме таблиц, разделяющиеся на графы. В первой графе указывается название раздела, после чего обозначаются столбцы:

  • индекс;
  • заголовок;
  • количество дел;
  • сроки хранения определённого дел;
  • примечания.

Внизу указывается должность сотрудника, который занимается составлением номенклатуры и соответственно его подпись. Также существует ответственный за ведение архивов, который в следующей строке оставляет свою подпись.

Когда должна обновляться

Для качественного выполнения своих функциональных обязанностей во всех учебных учреждениях постоянно должна обновляться номенклатура. Период составления отчётности зачастую заканчивается по истечении года. Обязательным является составление выводов и итоговых записей о количестве проведенных в календарный год дел. Отдельные итоговые заметки оставляются по делам постоянного и временного хранения.

Для того, чтоб осуществлять проверку создают специальные архивные учреждения, в которые передают сведения, обработанные школой. Об этой операции заносится информационная справка, в которой указывается должность, а также расшифровка лица, делающего эту запись.

Каждая номенклатура должна проверяться уполномоченными лицами. Важно отметить то, что вступает в действие и законную силу с начала года. Структура составления и порядок проверки регламентируется на законодательном уровне.

Нормативная регламентация

Для того, чтобы деятельность дошкольных и школьных подразделений осуществлялась законно, существует нормативная регламентация:

Регулирование законодательством позволяет выполнять отчетность качественно и быстро, поскольку установлен единый образец от которого нужно отталкиваться.

Номенклатура дел на 2018 – 2020 годы — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

Понятие номенклатуры образовательного учреждения

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

  • классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
  • облегчение поиска необходимых материалов;
  • облегчение передачи материалов, составления описей;
  • подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Требования к оформлению

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

  • приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
  • перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения

Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

  • Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица – 2018 – 2020
  • Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
  • Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
  • Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
  • Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
  • Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).

Составление номенклатуры в учреждении образования

Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

  1. Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
  2. Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
  3. Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
    • первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
    • затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
    • далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
    • затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
    • переписка и т. д.
Это интересно:  Вывод денег с брокерского счета сбербанк

Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

  1. Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
  2. Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
  3. Составление и формирование самого бланка.

Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2018 – 2020

Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2018 – 2020 годах.

Она имеет следующее содержание:

  1. В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
  2. Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
  3. По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
  4. Далее следует табличная часть:
    • В графе 1 указывается индекс дела;
    • графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
    • в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
    • графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
    • графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Номенклатура дел в ДОУ на 2018 – 2020 годы

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

  • порядковый номер дела;
  • полное наименование дела;
  • срок его хранения.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

  • для отдела делопроизводства;
  • архива учреждения;
  • государственного архива;
  • использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Утверждение номенклатуры в учреждении образования

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

  1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
  2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
    • на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
    • утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
    • составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
  3. Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
  4. В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения играет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:

  1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
  2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
  3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

  • закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
  • систематизацию бумаг;
  • включение сведений о сроках хранения документов;
  • учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

  1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

Это интересно:  Методы проведения финансового контроля

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

  1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
  2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

  1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
  2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
  3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.

В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны. При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год. Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

  1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
  2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
  3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
  4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

  • распорядительные документы;
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • протоколы;
  • планы, отчеты, сметы.

Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

  1. Заявление о трудоустройстве.
  2. Направление (если оно имеется).
  3. Анкета.
  4. Лист учета кадров.
  5. Биография, написанная сотрудником.
  6. Документы, касающиеся полученного образования.
  7. Аттестационный лист.
  8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
  9. Иные документы.

ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения дела.
  5. Примечания.

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Название дела.
  3. Срок хранения.

Сроки хранения документов в этом случае следующие:

  • устав учреждения — постоянно;
  • лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
  • личные дела сотрудников — 75 лет;
  • штатное расписание — постоянно;
  • журнал регистрации больничных листов — 3 года;
  • трудовые книжки — до востребования;
  • переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

Статья написана по материалам сайтов: znaybiz.ru, rusjurist.ru, pravo-urfo.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector