Унифицированные формы приказов по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

• при приеме на работу и увольнении сотрудников;
• при наложении дисциплинарных взысканий;
• при награждениях и поощрениях;
• при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

• название документа;
• его номер и дата составления;
• наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

• суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
• дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
• обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
• основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Унифицированные формы приказов по личному составу: дорабатываем существующие и проектируем новые

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2007, N 11

Унифицированные формы приказов по личному составу: дорабатываем существующие и проектируем новые

В деятельности кадровой службы оформление документов является одним из самых ответственных участков работы. Требования, предъявляемые к оформлению документов, в том числе кадровых, содержатся в различных нормативно-правовых актах, количество которых за последние годы значительно возросло. Как правило, тот или иной нормативно-распорядительный акт регламентирует оформление определенного вида документа.

Наиболее сложная ситуация в настоящее время сложилась в отношении приказов по личному составу, требования к оформлению которых сформулированы в разных нормативно-правовых актах. При оформлении приказов по личному составу необходимо знать, в какую унифицированную систему документации включен приказ, и, соответственно, оформлять его по правилам данной системы.

В 1999 г. постановлением Госкомстата России были утверждены в составе Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) отдельные унифицированные формы приказов по личному составу. Формы стали применяться как обязательные в кадровых службах и получили широкое распространение в кадровых и бухгалтерских компьютерных программах.

Вторая редакция указанного постановления была издана Госкомстатом в 2001 г. С ее помощью в формы были внесены необходимые изменения, связанные с введением в действие нового Трудового кодекса РФ.

Наконец, Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД) и образуют в ней отдельную подсистему по учету труда и его оплаты. В таблице 1 приведен полный перечень приказов, входящих в данную подсистему.

Приказы по кадрам, входящие в УСПУД

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Приказ (распоряжение) о приеме работников на
работу

Приказ (распоряжение) о переводе работника на
другую работу

Приказ (распоряжение) о переводе работников на
другую работу

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работникам

Приказ (распоряжение) о прекращении действия
трудового договора с работником

Приказ (распоряжение) о прекращении действия
трудового договора с работниками

Приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку

Приказ (распоряжение) о направлении работников в
командировку

Приказ (распоряжение) о поощрении работника

Приказ (распоряжение) о поощрении работников

Однако отметим, что утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы приказов, несмотря на их количество, лишь в незначительной степени охватывают документирование многочисленных аспектов движения кадров. Многие важные и часто встречающиеся ситуации, возникающие в процессе документирования трудовых отношений с работниками, не нашли своего отражения в УСПУД.

Так, в данной системе нет утвержденных унифицированных форм приказов по совмещению, по внутреннему совместительству, по вынесению и снятию дисциплинарных взысканий и многих других. В перечисленных (и подобных им) случаях кадровики составляют приказ в обычной «текстовой» форме, оформляя его по правилам другой унифицированной системы документации — Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) .

Между тем возможен и более простой путь: кадровая служба может самостоятельно доработать утвержденные формы из УСПУД или даже разработать новые формы приказов по аналогии с уже существующими. Согласно Постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в утвержденные унифицированные формы приказов организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Главное — при разработке или доработке соблюдать общие требования к заполнению форм приказов. Таких требований всего два:

1. При внесении дополнительных реквизитов в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации не изменять и не удалять «родные» реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, наименование документа).

2. Внесенные изменения необходимо оформить соответствующим распорядительным документом организации (например, приказом руководителя).

Что же касается формата бланка нового документа, то форматы бланков, указанные в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения:

1) в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей;

2) включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Дорабатываем существующую унифицированную форму

Предположим, кадровая служба должна оформить прием на работу внутреннего совместителя, то есть работника, который уже работает в организации по трудовому договору и для которого эта работа является основной. Унифицированной формы такого приказа, включенной в УСПУД, не существует. Но можно немного доработать существующую форму Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», помня обо всех правовых нормах, которые регулируют работу по совместительству.

Так, согласно ч. 1 ст. 282 Трудового кодекса РФ «совместительство — выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время», а согласно ч. 3 указанной статьи «работа по совместительству может выполняться работником как по месту его основной работы, так и у других работодателей». Однако существуют ограничения по продолжительности рабочего времени при работе по совместительству (ст. 284 Трудового кодекса РФ). Это тоже должно быть отражено в тексте приказа.

Взяв за основу приказ по форме Т-1, заголовочную часть которого оформляем как обычно, мы должны внести в него новую информацию:

1) добавляем в строку сведения о том, что работник уже работает в организации (фамилия, имя, отчество, информация о работе работника в организации).

Подстрочные примечания к этой строке выглядят теперь так: фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение. Заполняя эти данные, мы говорим о том, что этот работник уже трудится в организации на основной работе:

Иванову Людмилу Петровну, кассира бухгалтерии, │ 0247 │

фамилия, имя, отчество, должность, структурное

2) вносим информацию о работе по совместительству в текст строки (условия приема на работу, характер работы), не меняя эти подстрочные замечания:

на условиях совместительства с графиком работы в свободное

(условия приема на работу, характер работы)

от основной работы время и с оплатой труда пропорционально

Далее в приказе оформляется все, как обычно — указывается тарифная ставка (оклад), основание — трудовой договор. То, что договор срочный, видно из графы в заголовочной части:

Принять на работу │ с │ 10.11.2007 │

Таким образом, внеся незначительные поправки в существующую форму Т-1, мы получили удобную форму для оформления приема на работу по внутреннему совместительству своих работников (см. пример 1).

Часто у работников кадровых служб возникают вопросы и при оформлении совмещения, особенно когда совмещение должно быть оформлено одновременно с приемом на работу.

Фрагмент документа. Статья 60.2 Трудового кодекса РФ

С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 настоящего Кодекса).

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенным трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника (. ).

Общество с ограниченной ответственностью ├───────┤

Приказ по личному составу

Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных номенклатурных папках.

Для чего нужна книга регистрации по личному составу

Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

Требования к приказам по личному составу

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ – 1,25 см.

Должно быть указано:

• Наименование организации.
• Слово «Приказ».
• Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
• Чётко сформулированный заголовок без точки.
• В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
• Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
• Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
• Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
• Отметка об исполнении и направлении его в дело.

Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.

Как правильно сделать нумерацию?

В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).

3.7. Унифицированные формы приказов по личному составу

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров:

приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

личная карточка работника (форма № Т-2);

личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС); • учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-б);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а,свод-ная);

приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);

командировочное удостоверение (форма № Т-10);

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11 а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя. Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе. Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указываются рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений И оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.

К номеру приказа добавляется буква «К» — прием, увольнение и т.п., «КМ» — О командировках, «КО» — отпуска, «КП» — о поощрениях и т.д. Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа. Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Статья написана по материалам сайтов: hr-portal.ru, clubtk.ru, studfiles.net.

»