Как писать гарантийное письмо на оплату образец
Содержание
- Разработка шаблона
- Реквизиты
- Как написать
- Что такое гарантийное письмо и как его написать: образец гарантийного письма об оплате, на адрес, на поставку товара
- Немного истории
- Суть гарантийного письма
- Образцы гарантийных писем
- Гарантийное письмо образец
- Гарантийное письмо: чем отличается от остальных деловых писем
- Гарантийное письмо об оплате, другие виды и их особенности
- Как писать гарантийное письмо на оплату, образец
- Образец гарантийного письма об оплате товара: алгоритм написания
- Суть и цель документа
- Основные пункты
- Алгоритм написания
- Варианты отправки
- Существует ли ответственность за невыполнение обязательств?
Разработка шаблона
Для того чтобы разобраться в принципах составления документа, рассмотрим образец гарантийного письма об оплате за услуги. Обратите внимание, что в в нем гарантом выступает физическое лицо. Его легко можно использовать для составления аналогичного документа по поводу оплаты поставки продукции, расчета за произведенные работы. Основные реквизиты документов совпадают, и образец гарантийного письма об оплате можно разработать единый для различных договоров (переменные данные легко проставить при написании).
Также в таком документе фиксируется дата уплаты денежных средств, может содержаться и информация о признании долга (тогда составляется гарантийное письмо о признании задолженности). Кроме того, это может быть ответ на претензию, а нередко претензионный порядок разрешения споров обязателен при разрешении споров между сторонами по закону (например, по договору перевозки груза) или договору. Если в соглашении сторон прописан порядок урегулирования спора, он должен соблюдаться неукоснительно.
Реквизиты
Пример гарантийного письма об оплате можно разработать в организации, если договорные отношения предусматривают их использование при урегулировании возникающих конфликтных ситуаций в досудебном порядке. Бланк пригодится и в обычной деловой практике.
Список обязательных реквизитов законодательством не установлен, необходимо исходить из того, что адресат должен понять смысл написанного. Рекомендуется указывать следующие данные:
- шапка документа с указанием наименования организации, адреса, ИНН, КПП (в целях правильной идентификации контрагента получателем), если он составляется на фирменном бланке, эти реквизиты заполнять повторно нецелесообразно;
- указание адреса получателя, наименования организации с указанием организационно-правовой формы, а также фамилии и инициалов руководителя с указанием должности;
- номер и дата;
- наименование;
- текст или основная часть, где необходимо указать, об уплате денежных средств по какому договору идет речь (номер, дата, суть соглашения). Также следует определить дату внесения денег и способ (наличными в кассу или на расчетный счет);
- можно указать на применение штрафных санкций в случае неисполнения взятой на себя обязанности;
- подпись и дата составления.
Как написать
Как написать гарантийное письмо на оплату, ясно из списка реквизитов. Стиль написания должен быть деловым, можно использовать образец. Как написать гарантийное письмо об оплате таким образом, чтобы его восприняли серьезно? Судебная практика исходит из того, что такой бланк не является подтверждением исполнения обязательства, что вполне логично. Документ является подтверждением серьезности намерения, поэтому использовать надо четкие и недвусмысленные формулировки. Оно не должно быть длинным, изобилующим специальными терминами, за которым теряется смысл, однако и использование просторечных выражений и личных высказываний не подтверждает серьезности намерений отправителя.
Направить документ можно по почте, но лучше убедиться в доставке и передать через курьера с указанием на втором экземпляре входящего номера и даты поступления.
Что такое гарантийное письмо и как его написать: образец гарантийного письма об оплате, на адрес, на поставку товара
Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.
Немного истории
В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.
В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.
В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:
Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из
Лухи и Ко. Авиньон.
Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и
Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от
Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму
на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»
Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128
Суть гарантийного письма
Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:
- фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
- стороны — гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
- в теле письма — обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
- согласно правилам делопроизводства — исходящий номер письма;
- дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
- печать организации;
- если подписант по доверенности — то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.
Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.
Образцы гарантийных писем
Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна — одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.
Гарантийное письмо на юридический адрес
Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:
ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5
Гарантийное письмо
Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:
Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.
в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».
Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/
Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.
Гарантийное письмо на поставку товара
Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:
ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5
Гарантийное письмо
Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2019 г.
Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/
Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.
Гарантийное письмо на оплату
Достаточно часто встречающийся вариант использования гарантийного письма — взыскание задолженности. Здесь фигурирует такой образец гарантийного письма на оплату:
ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5
Гарантийное письмо
Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести оплату по договору №___ от __.__.20__г. в срок до 01.08.2019 г.
Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/
Здесь уже выражена обязанность стороны-гаранта оплатить имеющуюся задолженность в определенный срок.
В целом, все гарантийные письма между собой очень похожи. Различаются они лишь в действиях, которые обязуется предпринять гарант.
Кстати говоря, расписку о получении денег в долг также можно считать гарантийным письмом. Также как и банковскую гарантию.
Гарантийное письмо образец
Статьи по теме
Как правильно составить гарантийное письмо и какие реквизиты включить в него, расскажем в статье. Скачайте образцы документов, составленные экспертами.
Скачайте полезные документы:
Гарантийное письмо: чем отличается от остальных деловых писем
Гарантийное письмо отличается от корреспонденции остальных видов тем, что в нем содержатся определенные обязательства, выполнение которых гарантирует отправитель. Так, он может пообещать принять на работу переводом специалиста, трудоустроенного в другой организации, осуществить оплату, своевременно вернуть полученные в кредит средства, предоставить услугу или выполнить иные действия.
Как любой документ, гарантийное письмо — пример юридически значимого содержания. Даваемые им гарантии — основание для последующих действий адресата, который может являться как юридическим, так и физическим лицом. Нарушение принимаемых на себя отправителем обязательств — повод для обращения в суд.
Чтобы правильно составить и оформить любое деловое письмо, воспользуйтесь специальным конструктором от экспертов журнала «Справочник секретаря».
Гарантийное письмо об оплате, другие виды и их особенности
До того, как написать гарантийное письмо, нужно ознакомиться с тонкостями такого рода писем, чтобы юридическая значимость документа не вызывала сомнений у получателя.
Гарантийное письмо — образец письменного подтверждения принимаемых на себя обязательств, поэтому все реквизиты, обязательные для такого рода документов должны быть заполнены. Справочные сведения об отправителе и адресная часть заполняются также, как и в общем случае, наименование документа указывать не нужно.
А вот текст гарантийного письма, в отличие от остального вида писем, содержит формулировки, описывающие принимаемые на себя отправителем обязательства, например:
- «Настоящим письмом подтверждаем …»;
- «Оплату гарантируем»;
- «Гарантируем оплату в сумме … согласно срокам, указанным в договоре №….»;
- «Гарантируем возврат кредита в соответствии со сроками уплаты, оговоренными договором…»;
- «Гарантируем возмещение амортизационных расходов…»;
- «Гарантируем, что оплата оказанных услуг будет произведена в день подписания акта приемки…».
Кроме принимаемых обязательств, в гарантийном письме указывают их объем и сроки исполнения. Если сроки исполнения оговорены подписанными ранее документами — соглашениями, договорами, счетами-фактурами, в тексте дают ссылку на эти документы с указанием их реквизитов.
Когда составляют гарантийное письмо об оплате, в справочных сведениях об отправителе или в заключительной части текста необходимо указать реквизиты его банковского счета. Все гарантийные письма, в которых содержатся обязательства финансового характера, кроме руководителя предприятия подписывает и главный бухгалтер. Если организация использует печать, подписи руководителя и главбуха нужно заверить, проставив на письме оттиск печати.
Письма, содержащие финансовые гарантии, как правило, в организации составляются наиболее часто. Поэтому целесообразно разработать единый шаблон гарантийного письма об оплате и утвердить его в учетной политике предприятия.
Чтобы минимизировать ошибки, которые могут возникнуть при заполнении справочных сведений и банковских реквизитов, многие организации используют бланк гарантийного письма. Любой сотрудник, даже не имеющий представления о том, как написать гарантийное письмо об оплате, образец сможет взять из альбома форм, прилагаемых к Положению о делопроизводстве , если такой локальный нормативный акт разработать и утвердить в организации.
Как писать гарантийное письмо на оплату, образец
Понятие «гарантийное письмо» охватывает широкий круг документов, подтверждающих обязательства, добровольно принимаемые на себя отправителем. По общим требованиям, устанавливающим как пишется гарантийное письмо, оно должно содержать следующие сведения:
- адреса и реквизиты обеих сторон – отправителя и адресата;
- справочные данные об отправителе – его банковские реквизиты, контактные телефоны;
- исходящий регистрационный номер письма и дату регистрации;
- текстовую часть, содержащую гарантийные обязательства;
- должности, подписи и расшифровки подписей должностных лиц, подписавших документ;
- фамилию и контактный телефон исполнителя.
В практике бизнес-коммуницирования используют два основных вида гарантийных писем, содержащих:
- Просьбу и обязательство.
- Только обязательство.
Гарантийное письмо с просьбой и обязательством содержит заявку на выполнение работы, предоставление услуги и, одновременно, гарантии по их оплате. Такое письмо также может содержать просьбу о выдаче кредита или займа, предоставлении в аренду помещений и пр. Главное, что в нем содержится точное описание того вида работ или услуг которые необходимо выполнить или предоставить. Это описание – основание для адресата при расчете стоимости работы.
Гарантийное письмо об оплате образец с просьбой и обязательствами
Письмо также может содержать только обязательства организации-отправителя. Оно, как правило, составляется в случае, когда адресат предоставляет только один вид услуг и не требуется указывать, какая именно услуга или вид работы будут оплачены.
Пример гарантийного письма на выполнение обязательств, не содержащего просьбу
Гарантийным письмом отправитель подтверждает принимаемые на себя обязательства. Пример гарантийного письма об оплате обязательно содержит банковские реквизиты отправителя, его подписывают и руководитель, и главный бухгалтер.
Образец гарантийного письма об оплате товара: алгоритм написания
Гарантийное письмо об оплате товара представляет собой документ, согласно которому на физическое или юридическое лицо накладываются определённые обязательства по внесению оплаты за товар или услугу.
Гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки.
Гарантийное письмо часто отправляется после получения претензии и является одним из способов урегулировать спорный вопрос.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Суть и цель документа
Основная суть письма заключается в предоставлении гарантий поставщику материальной ценности о том, что покупатель (заказчик) полностью и в срок произведёт оплату товара или услуги (о правилах составления гарантийного письма на оплату услуги мы подробно рассказываем в отдельном материале).
Таким образом поставщик на свое усмотрение может произвести выдачу ТМЦ без оплаты или отказать, например, если у покупателя плохая платежеспособность.
Документ составляется в целях:
- Со стороны покупателя — письменное принятие обязательств по уплате и последующее получении товара (если он не был доставлен ранее).
- Со стороны продавца — приобретение гарантий и уверенности в том, что заказчик произведёт оплату.
- Использование данного документа при судебных разбирательствах (в случае, если покупатель не оплатит товар).
О том, как и для чего составляют гарантийные письма на оплату, мы рассказываем тут.
Какие гарантии в нём содержатся?
Письмо содержит гарантии того, что товар или услуга будут оплачены в определённый срок, обозначенный в документе.
Кто должен составлять?
Письмо составляется заказчиком или покупателем. Чаще всего, в качестве покупателя выступает какая-то коммерческая фирма или организация. Далее, документ подписывается главой предприятия заказчика и бухгалтером, после чего отправляется продавцу (поставщику).
Основные пункты
При составлении письма, следует обратить внимание на следующие важные моменты:
- Для оформления можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации.
- Составленный документ регистрируют в журнале исходящей документации, с присвоением ему регистрационного номера (в левом углу бланка).
- В правом верхнем углу прописываются данные поставщика (название, должность, ФИО руководителя фирмы).
Пишется название документа, дата его составления, номер заявки с просьбой доставить товар.- Прописывается сумма, предназначенная к оплате.
- Срок оплаты товара (в т.ч. с графиком платежей).
- Указывается способ оплаты, банковский (или расчётный счёт), ИНН, КПП, ОКПО предприятия.
- Обозначается вид ответственности за невыполнение финансовых обязательств, где прописывается сумма штрафа (возможно, в процентах), пенни и т.д.
- Документ вступает в юридическую силу после заверения подписями руководителя и печатью предприятия.
Алгоритм написания
Как правило, для составления данного уведомления используют готовые фирменные бланки предприятия плательщика, где уже обозначены все необходимые пункты, и нужно только заполнить пустующие поля. Бланки имеют стандартную структуру.
Рассмотрим пример написания гарантийного письма на листе бумаги формата А4:
- В левом верхнем углу указываем исходный номер документа и дату (от какого числа).
- В правом верхнем углу пишем должность, название предприятия адресата.
- Ниже, по центру: »Гарантийное письмо».
- Далее, документ начинается с фразы: »Прошу Вас поставить товар, согласно заявки №…» (здесь указываем от какого числа была сделана заявка).
- Чуть ниже: »Оплату гарантируем с расчётного счёта №…» (номер счёта и наименование банка). Обозначаем дату (до какого числа будет сделана выплата) и сумму.
- Далее, прописываем что последует в случае неуплаты (какой штраф, проценты).
Пример: »В случае неоплаты, согласно установленному сроку…» (указываем % за каждый день просрочки, ссылаясь на ст.823 ГК РФ за использование чужих денежных средств в качестве поставленных товаров).
- Скачать бланк гарантийного письма об оплате товара
- Скачать образец гарантийного письма об оплате товара
Варианты отправки
Существует три официальных способа отправки письма адресату:
Отправить документ поставщику по почте заказным письмом с бланком-уведомлением.- Передать письмо лично в руки фирме-продавцу (через канцелярский отдел или с помощью секретаря).
Используя данный метод, стоит заранее приготовить два экземпляра документа, на одном из которых поставщик (или его уполномоченное лицо) должен поставить штамп о принятии.
Существует ли ответственность за невыполнение обязательств?
Гарантийное письмо документально подтверждает серьёзность намерений покупателя и выражает его готовность к своевременной оплате. Привлечь заказчика к ответственности за неисполнение предписанных обязательств (в случае неуплаты), возможно только в судебном порядке, и согласно прописанным ранее штрафам.
Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод, что письмо хоть и не является 100% гарантией того, что покупатель оплатит стоимость товара, зато представляет собой серьёзный документ в случае решения вопроса в судебном порядке.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Статья написана по материалам сайтов: bizneszakon.ru, www.sekretariat.ru, 101million.com.
»
Загрузка...