Смета расходов на проведение мероприятия

Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.

Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.

Для чего нужен документ

Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:

• цена аренды помещений;
• стоимость презентационных материалов, сувениров, подарков, продуктов питания;
• транспортные расходы;
• оплата труда привлеченного персонала;
• сюда же вносится количество человек, задействованных в мероприятии и дата его проведения.

Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.

Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.

Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Кто составляет смету

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

• специалист по внутрикорпоративному развитию
• маркетолог
• работник отдела кадров
• секретарь и т.д.

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.

После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.

При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Как составить бланк

На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.

Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:

• номер, место, дата составления бланка;
• информация об организации, в которой проводится мероприятии;
• название мероприятия и его дата.

Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:

• порядковый номер
• цель расходов
• количество человек
• цена расходов в расчете на одного человека
• общая стоимость.

При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.

Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.

Как оформить смету

Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.

Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.

Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.

Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.

Смета расходов на проведение спортивного мероприятия

Тип документа: Смета

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 2,4 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

• Смета: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Смета» по всему сайту
• «Смета расходов на проведение спортивного мероприятия».doc

• Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

• Договоры
• Все документы

• Календарь праздников и выходных на 2024 год
• Регистрация малого бизнеса полезно
• Как самостоятельно составить договор
• Таблица кодов ОКВЭД

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

СМЕТА НА ПРОВЕДЕНИЕ ФИЗКУЛЬТУРНО-СПОРТИВНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

Помимо бюджета (приходно-расходной сметы) практически во всех физкультурно-спортивных организациях разрабатываются сметы расходов на проведение определенных мероприятий — учебно-тренировочных сборов, соревнований и пр.

Эти сметы составляются в соответствии с календарным планом спортивно-массовых мероприятий и на основании утвержденных показателей количества участников, обслуживающего персонала, размеров оплаты труда и существующих нормативов на; необходимые услуги (питание, проезд, проживание и т.п.).

Рассмотрим исходные положения и механизм разработки сметы на проведение спортивного мероприятия на примере Москвы.

Постановлением коллегии Комитета физической культуры и спорта Правительства Москвы в 2000 г. утверждены Рекомендации по установлению порядка и норм расходования средств на материальное обеспечение участников спортивных мероприятий и Нормы расходов по финансовому обеспечению спортивно-массовых мероприятий и оздоровительных кампаний.

Рекомендации по установлению порядка и норм расходования средств на материальное обеспечение участников спортивных мероприятий относят:

к спортивным мероприятиям — московские, всероссийские и международные турниры, соревнования, учебно-тренировочные сборы и другие мероприятия, проводимые Москомспортом и другими физкультурно-спортивными организациями;

к участникам спортивных мероприятий — спортсменам, судьям, тренерам, обслуживающему персоналу (механики, конюхи, хореографы и т.д.), а также другим специалистам, оговоренным в правилах, положениях о соревнованиях, других регламентирующих документах.

Рекомендации предусматривают, что физкультурно-спортивные организации имеют право за счет собственных и привлеченных средств, средств спонсоров изменять нормы материального обеспечения спортивных мероприятий; расходы по найму жилого фонда для участников спортивных мероприятий производятся на основании норм возмещения командировочных расходов; за время нахождения в пути при проезде на спортивные мероприятия и обратно участникам выплачиваются суточные, установленные для служебных командировок; расходы по аренде спортивных сооружений и оборудования, транспортные, типографские, технические и другие расходы производятся по расценкам или договорным ценам, в режиме наиболее рационального использования средств; возмещение заработной платы участникам спортивных мероприятий не производится; оплата стартовых и заявочных взносов по соревнованиям всех уровней с участием сборных команд Москвы Москомспортом не производится; московские спортивные мероприятия могут проводиться с использованием средств участников соревнований, посредством заявочных и стартовых взносов и т.д.

Нормы расходов по финансовому обеспечению спортивно-массовых мероприятий и оздоровительных кампаний включают: нормы расходов на обеспечение питанием (табл. 23); нормы расходов на обеспечение медикаментами (табл. 24); размеры выплат главной судейской коллегии и обслуживающему персоналу (табл. 25); размеры стоимости памятных призов (табл. 26); размеры средств на приобретение канцелярских товаров и размножение материалов (табл. 27) и нормы расходов на проведение оздоровительно-спортивных лагерей ДЮСШ и СДЮШОР (табл. 28).

Пакет организационно-финансовых документов на проведение спортивного мероприятия включает положение о проведении мероприятия; смету расходов на проведение мероприятия (табл. 29); ведомость на оплату питания секретарям и судьям; ведомость на выдачу призов; отчет главного судьи о проведении мероприятия и др.

Цель предварительной разработки смет заключается в том, чтобы знать до начала проведения мероприятия сумму денежной потребности, возможность ее покрытия за счет собственных или привлекаемых источников.

Для соревнований и сборов всероссийского или международного масштаба смета представляется на специальных бланках установленной формы с развернутым перечнем основных статей расходов и доходов, а также формулами расчета-обоснования, которые заполняются конкретными цифрами при составлении сметы планируемых соревнований (табл. 30).

Таблица22. Нормы расходов на обеспечение питанием участников спортивных мероприятий, проводимых в Москве

Уровень (наименование) мероприятий

пределах до (руб. в день на 1 чел.

Учебно-тренировочные сборы по подготовке к первенствам, кубкам, чемпионатам Москвы, проводимые ДСО, ведомствами, МГФСО, управлениями культуры и спорта административных округов

Учебно-тренировочные сборы по непосредственной подготовке к официальным всероссийским соревнованиям (чемпионаты, первенства)

Учебно-тренировочные сборы по непосредственной подготовке к международным соревнованиям

Участие во всероссийских и международных соревнованиях, проводимых на территории Российской Федерации (в том числе в Москве)

Чемпионаты, кубки, первенства, московские, всероссийские и международные турниры, проводимые Москомспортом, соревнования, проводимые в Москве городскими и окружными физкультурно-спортивными организациями, МГФСО (питание судей в дни соревнований)

Чемпионаты, кубки, первенства, московские, всероссийские и международные турниры, проводимые Москомспортом, соревнования, проводимые городскими и окружными физкультурно-спортивными организа-циями, МГФСО в Московской области (питание судей в дни соревнований)

Питание отдельных категорий участников спортивно-массовых соревнований (воспитанников детских домов, школ-интернатов, реабилитационных центров, инвалидов)

• 50.00
• 100.00
• 100.00
• 90.00
• 60.00
• 75.00
• 50.00

• 1. При проведении спортивных мероприятий в Хабаровском и Приморском краях, в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, нормы повышаются на 30%.
• 2. Спортсменам, имеющим вес более 90 кг или рост свыше 190 см, нормы повышаются на 50%.

З. При отсутствии возможности организации питания по безналичному расчету участникам спортивных мероприятий разрешается выдавать наличные деньги по установленным нормам.

4. Учебно-тренировочные сборы Москомспорта проводятся по непосредственной подготовке к официальным всероссийским соревнованиям продолжительностью не более 24 дней; максимальная численность участников сборов: в игровых и индивидуальных видах — до 2,0 основного состава, в единоборства — до 3,0 стартового состава.

Таблица 23. Нормы расходов на обеспечение медикаментами общего лечебного назначения спортсменов-участников спортивных мероприятий

Уровень (наименование) мероприятий

Нормы расходов — в пределах до (руб.в день на 1 чел.)

1. Учебно-тренировочные сборы:

по подготовке к официальным всероссийским

по подготовке к международным соревнованиям

по подготовке к соревнованиям, проводимым

Москомспортом, управлениями физической культуры и

спорта административных округов, ДСО, ведомствами и

медикаменты для оказания первой помощи на все дни

• 35.00
• 35.00
• 15.00
• 35.00
• 200.00

Таблица 24. Размеры выплат главной судейской коллегии, судьям и обслуживающему персоналу соревнований (заработная плата или питание)

Судьи и обслуживающий персонал

Нормы расходов на человека в день, руб.

Главные судьи, секретари и их заместители

Начальник боепитания, боедистанции

Контролеры, показчики, контролеры по безопасности (оцепление), счетчики очков, демонстраторы Краснодеревщики, ремонтировщики спортивных судов, спортивного оружия и другого спортивного инвентаря Мотористы

Телефонисты, радисты, связисты, операторы

Рабочие по обслуживанию спортивных мероприятий (плотник, слесарь, электрик и др.)

Гл. судья, гл. секретарь 2 чел. х 6 дн. х 80 руб.= 960 руб.

Начисление 38,5% 6090,7 руб.

Начисление 38,5 % 693 руб.

Грамоты 125 шт. х 4 руб. =500 руб.

Канцелярские товары 400 руб

Стартовые патроны 200 руб

Итого по смете 94463,7 руб

Начисление за оказание 1417,0 руб .

банковских услуг 1,5%

Для соревнований местного масштаба (района, города, области) обычно небольшая по объему средств смета составляется с указанием только итоговых сумм расходов. Смета может содержать не только статьи предстоящих расходов, но и статьи доходов, например, от продажи входных билетов, программ, буклетов, вымпелов, значков, сувениров и т.п.

И бюджет физкультурно-спортивной организации, и смета ее расходов на специальные мероприятия являются не только основным документом для бухгалтерских отчетов и аудиторских проверок, но и материалом для анализа экономической и социальной эффективности затраченных ресурсов и поиска путей для ее повышения.

Смета расходов на проведение деловой встречи

с представителями ООО «Владимиртелематика» 25.08.2014

В том числе: Сумма (руб.)

На буфетное обслуживание во время переговоров 2 000

Транспортные расходы 3 000

Ответственный за проведение мероприятия Исайкина О.Б.

В случае оплаты расходов наличными средствами ответственное за проведение мероприятия лицо получает подотчетные суммы на представительские расходы в кассе организации на основании утвержденных документов — распоряжения на проведение мероприятия, программы мероприятия (деловой встречи, переговоров, заседания и т.д.) и сметы представительских расходов.

По завершении представительского мероприятия ответственное подотчетное лицо формирует авансовый отчет с приложением утвержденного отчета о проведении мероприятия, а также оправдательные первичные документы (договоры, счета, чеки ККМ, товарные чеки, накладные и т.д.). В отчете следует отразить, кроме прочего:

— сумму фактических расходов;

— какие мероприятия были проведены из запланированных, сколько было израсходовано средств на каждое из них;

— какие изменения произошли по ходу встречи;

— иные сведения, раскрывающие ход и результаты мероприятия.

Отчет о расходах на проведение деловой встречи с представителями ооо «Владимиртелематика»

Дата деловой встречи — 25.08.2014.

Место проведения — бизнес-центр «Феникс».

Время проведения — с 11:00 до 14:30.

Цель мероприятия — знакомство с программами, условиями и тарифами страхования предпринимательских рисков, страхования гражданской ответственности за неисполнение обязательств по договору, других видов страхования имущества и ответственности для корпоративных клиентов.

Программа мероприятий представлена и утверждена.

В том числе: Сумма (руб.)

На буфетное обслуживание во время переговоров 2 400

Транспортные расходы 3 700

Прочие расходы (аренда помещения) 9 300

Ответственный за проведение мероприятия Исайкина О.Б.

Следует учитывать, что представительские расходы должны носить производственный характер. Именно отчет о проведении мероприятия подтверждает направленность и обоснованность таких расходов.

Отчет о проведении мероприятия утверждается руководителем организации.

Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для производственного предприятия они списываются в дебет счета 26 « «Общехозяйственные расходы».

Налоговый учет представительских расходов:

Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда. Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определении налоговой базы при расчете налога на прибыль. Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на зарплату, берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.

Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.

Организация имела следующие расходы:

доставка партнеров в ресторан и обратно — 4000 руб.;

доставка партнеров в сауну и обратно — 4000 руб.;

Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно.

Сотрудник сдал авансовый отчет и в бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Журнал фактов хозяйственной деятельности

Выданы денежные средства сотруднику под отчет

РКО №15 от 15.05.2014

Принят авансовый отчет по представительским расходам

АО №35 от 20.05.2014

Отражены услуги сауну и доставки партнеров в сауну и обратно

АО №35 от 20.05.2014

Остаток неиспользованных подотчетных сумм внесены в кассу

ПКО №16 от 20.05.2014

Отчетный период — полугодие.

НДС по представительским расходам

Обычно в стоимость услуг, которые оплачивает организация при приеме представителей других организаций, входит НДС.

Сумму «входного» НДС по представительским расходам можно предъявить к налоговому вычету, если выполнены условия, перечисленные в ст. 171 и 172 НК РФ:

представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;

на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма НДС;

представительские расходы оплачены, а сумма НДС выделена в платежном документе отдельной строкой;

представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается НДС.

Аудит расчетов с подотчетными лицами.

Планирование аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами предполагает разработку общей стратегии и детального подхода к ожидаемому характеру, срокам проведения и объему аудиторских процедур. Правило (стандарт) №3 «Планирование аудита» устанавливает единые требования к планированию аудита финансовой (бухгалтерской отчетности). Аудитор вправе обсуждать отдельные разделы общего плана аудита и определенные аудиторские процедуры с работниками, членами совета директоров и ревизионной комиссии аудируемого лица для повышения эффективности аудита и координации аудиторских процедур с работой персонала аудируемого лица. При этом аудитор несет ответственность за правильную и полную разработку общего плана и программы аудита.

Основными задачами аудита являются:

-Проверка правильности документального оформления операций по расчётам с подотчётными лицами;

-Оценка состояния синтетического и аналитического учёта расчётов с подотчётными лицами;

-Оценка полноты и правильности отражения расчётов с подотчётными лицами в учётных регистрах и отчётности;

-Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчётами с подотчётными лицами.

Исходя из целей, стоящих перед аудитором, и задач, решаемых им в ходе проверки, объектами аудита в операциях по расчётам с подотчётными лицами, включая расчёты в иностранной валюте являются:

-дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами;

-кредиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами.

Нормативные акты, регламентирующие порядок учета расчетов с подотчетными лицами, можно подразделить на четыре уровня. Первый уровень — это законы, указы президента, постановления правительства, второй уровень представлен ПБУ, разработанными Министерством Финансов, и определяющими базовые правила и принципы ведения бухгалтерского учета. Третий уровень нормативного регулирования представлен методическими рекомендациями по ведению бухгалтерского учета (инструкциями, указаниями и т.п.). Наконец, четвертый уровень — это документы предприятия (в первую очередь, учетная политика и рабочий план счетов), которые принимаются для обеспечения ведения учета и составления отчетности, принимая во внимание специфику деятельности фирмы. Рабочая документация предприятия не может противоречить требованиям нормативных актов.

К действующим в настоящее время нормативным документам для расчетов с подотчетными лицами является:

Статья написана по материалам сайтов: dogovor-obrazets.ru, studwood.ru, studfiles.net.

»