Проверка хранения и ведения трудовых книжек

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Главная из них — это статья 66 Трудового кодекса РФ. На ее основании изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Правила ведения и хранения трудовых книжек практически неизменны на протяжении последних тринадцати лет.

Что такое трудовая книжка

Это главный документ о трудовой деятельности работника.

Она имеет большое значение для подсчета стажа трудящегося (общего, специального, страхового и пр.), а также для подтверждения имеющегося опыта при приеме на работу. Для работодателя может быть важна информация об увольнении работника с предыдущего места (причина и дата), отраженная в этом документе.

Трудовые книжки обязаны вести на каждого из своих работников (исключая совместителей), проработавших более пяти дней, все работодатели, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Туда заносится следующая информация о работнике и его труде:

• о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
• о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
• об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
• о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица – лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (действующему до настоящего времени TEXT о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Помощь: Проверка правильности ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек

ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

В соответствии с частью первой ст.50 Трудового кодекса РБ (далее — ТК) и п.1.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее — постановление № 1635) на территории Республики Беларусь трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работников.

Помимо вышеуказанных нормативных правовых актов отношения, связанные с ведением, учетом, хранением и выдачей трудовых книжек, подробно урегулированы Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 29.06.2006, далее — Инструкция).

Круг лиц, на которых ведутся трудовые книжки

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Кроме того, по желанию работника нанимателем по основному месту работы может быть сделана запись о работе по совместительству. В соответствии с п.5 Инструкции «на внештатных работников трудовые книжки ведутся наряду с общими требованиями при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию».

Необходимо иметь в виду следующее: несмотря на то что в соответствии с п.1.1 Указа Президента РБ от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам» юридические лица и индивидуальные предприниматели, предоставляющие работу гражданам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг, выполнение работ и создание объектов интеллектуальной собственности, обязаны уплачивать за них обязательные страховые взносы по государственному социальному страхованию в Фонд социальной защиты населения Минтруда и социальной защиты РБ, в соответствии с частью второй п.5 Инструкции на указанных лиц трудовые книжки не заполняются, а при наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся. Аналогичным образом трудовая книжка не заводится и не заполняется на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей). Вместе с тем на работников, работающих у индивидуального предпринимателя, трудовые книжки ведутся в общем порядке.

При получении от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием на работу и увольнение с работы, работнику выдается расписка произвольной формы, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя (п.58 Инструкции). Эта новелла появилась с внесением в Инструкцию дополнения (от 29.06.2006).

Проверка правильности заполнения трудовых книжек

Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется нанимателем (на практике обычно сотрудником кадровой службы) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике; работе; награждениях и поощрениях за успехи в работе; подготовке, повышении квалификации и переподготовке; назначении пенсии.

Остановимся подробнее на первых двух группах сведений, поскольку они имеют наиболее важное практическое значение.

Сведения о работнике включают в себя следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника, дата его рождения, образование, профессия, специальность.

Сведения о работнике вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче дубликата трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество записываются полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами. Эти записи, а также сведения о дате рождения вносятся на основании паспорта или свидетельства о рождении. Указание данных сведений со слов работника недопустимо.

Инструкция предусматривает следующие уровни образования: общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное и высшее. Внесение записи о неоконченном высшем образовании Инструкция не предусматривает. Данные об образовании, а также о профессии, специальности вносятся только на основании соответствующих документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных в нее сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица) и печатью нанимателя (местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя, если последний не имеет печати).

Изменение записей о работнике производится нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки путем зачеркивания одной чертой старой записи и внесения над ней новой, измененной. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица) и печатью.

Если же работник получает новую профессию, специальность, то изменение соответствующих записей производится не путем зачеркивания, а путем дополнения имеющихся записей новыми.

Сведения о работе отражают следующие вопросы: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение.

Инструкция (с изменениями и дополнениями от 29.06.2006) предусматривает обязанность нанимателя вносить в трудовую книжку запись о заключении трудового контракта. В соответствии с п.1 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О некоторых мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 30.08.2002, далее — Декрет № 29) нанимателям предоставлено право заключать трудовые контракты при приеме на работу и переводить работников, работающих по бессрочному трудовому договору, на контрактную форму найма. Полагаем, что в обоих случаях, если факт заключения контракта имел место после 20 июля 2006 г. (момента вступления в силу изменений и дополнений к Инструкции), наниматель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника.

Приведем образцы формулировок записей о заключении трудового контракта, вносимых в трудовую книжку:

При проведении кадрового аудита важно учитывать, что записи о продлении срока действия контракта в трудовой книжке работника не производятся.

Сведения о предварительном испытании, неполном рабочем времени, а также о временном переводе, отстранении от работы и взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Кроме того, наниматель должен учитывать, что служащие принимаются на должность, а рабочие — на работу, в связи с чем неверной, например, является следующая формулировка: «Принят на должность уборщика производственных и служебных помещений». В данном случае в трудовую книжку следовало внести запись: «Принят на работу уборщиком производственных и служебных помещений».

Записи в трудовой книжке о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК или специального законодательного акта (например, соответствующего абзаца подп.2.10 п.2 Декрета № 29). В случае расторжения трудового договора по желанию работника при наличии уважительной причины, с которой законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины.

Исправление записей в разделе «Сведения о работе» осуществляется следующим образом: в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — «запись номер ____ недействительна», и далее указывается правильный вариант, в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого вносится данная запись. Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных записей, исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» не допускается.

Учет бланков трудовых книжек

Наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством и несут ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведутся две книги по учету трудовых книжек:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется бухгалтерией);

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется кадровой службой или другим подразделением).

Формы данных книг приведены в приложениях 2 и 3 к Инструкции. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия — печатью нанимателя.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.

В ходе кадрового аудита важно учитывать, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (формы Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, собственноручно указывая дату получения.

Хранение бланков трудовых книжек

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет сотруднику кадровой службы.

В соответствии с п.50 Инструкции в случаях, предусмотренных актами законодательства, наниматель выдает работнику по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней, о чем делается соответствующая запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от уполномоченного должностного лица отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных с работников за заведение трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

В случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт (так же, как для документов строгой отчетности) о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения. В случае прекращения в установленном порядке деятельности индивидуального предпринимателя данный наниматель представляет документ о последнем получении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и сдает неиспользованные бланки в местный исполнительный и распорядительный орган, зарегистрировавший его.

В заключение статьи отметим, что нарушения, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек, являются довольно распространенными, о чем свидетельствуют проверки нанимателей, осуществляемые департаментом Государственной инспекции труда.

29.01.2007 г.

Наталья Калюта, юрист

Материал подготовлен редакцией журнала «Юрист»

О трудовых книжках: правила учета, ведения и хранения

В статье расскажем бухгалтерам и кадровикам о том, как навести порядок с учетом трудовых книжек. И какую ответственность несет должностное лицо при несоблюдении правил учета, хранения и ведения трудовых книжек и вкладыша в неё.

Где и кем ведётся учет

В пункте 40 законодательного документа, который регламентирует правила ведения и хранения трудовых книжек прописано (правило 225), что для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в неё организация обязана вести два документа:

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходную книгу ведет бухгалтер организации: вносит информацию о получении и расходовании бланков трудовых книжек. Для каждого бланка должны быть указаны его серия и номер.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба организации (или любой другой отдел, который занимается оформлением или увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на работу, а также ведет учет вновь выданных трудовых книжек действующим сотрудникам компании. По каждому документу указывается его серия и номер. При увольнении работник забирает трудовую книжку и расписывается в книге учета движения трудовых книжек.

Оба документа заверяются подписью руководителя компании, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью.

С 2018 года в России планируется перевод трудовых книжек в электронный вид. Проект давно прорабатывает Минтрудом России. На первом этапе внедрения электронных трудовых книжек, бумажный вид документа будут продолжать использовать. Уже сейчас, гражданин с подтвержденной учетной записью ЕСИА может посмотреть свой трудовой стаж в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России.

Печати в трудовой книжке: где и куда проставлять

Иметь круглую печать не обязаны организации с формой собственности ООО (общество с ограниченной ответственностью) или ОАО (открытое акционерное общество), за исключением случаев, когда это предусмотрено федеральным законом, то есть наличие круглой печати является правом выбора организации (изменения указаны в ФЗ-82 от 06.04.2015). Если печать есть — эта информация должна быть указана в уставе компании.

Поскольку наличие печати у хозяйственного общество перестало носить обязательный характер, Минтруд России издал приказ от 31.10.16 г. № 589н с разъяснением перечня случаев когда и куда осуществляется проставление печати, если она имеется в компании.

При оформлении нового работника на титульный лист трудовой книжки (первая страница);

При заверении на последней странице приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, предварительно указав: количество страниц документа, ФИО руководителя, дата заверения и номер пломбы;

При увольнении работника для заверении записей и изменений, которые были внесены в трудовую книжку за период работы в данной организации.

Если в компании нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или иного другого лица, кто занимается ведением трудовых книжек в компании.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыши в неё приравниваются к документам строгой отчетности и требуют соответствующего хранения, выдаются строго по заявлению.
Поскольку работодатель должен оформить запись в трудовую книжку работника в течении 5 дней со дня выхода сотрудника на работу, рекомендуем запастись бланками трудовой книжки, чтобы они всегда были в наличии, так как за 5 дней купить бланки можно не успеть. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Д-т 20,26,44 и К-т 60 и т.п.

Работнику бесплатно выдается трудовая книжки и оплачиваются работодателем только в случае:

Утери или массовой утраты трудовых книжек работодателям в результаты чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, различного рода катастрофы (экологические, техногенные) и массовые беспорядки;

Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее.

Во всех остальных случаях, стоимость трудовой книжки взимается с работника в размере суммы (с учетом налога на добавленную стоимость), потраченной на ее приобретение (Пункт 47, правило №225). Работник установленную сумму за трудовую книжку вносит в кассу организации или пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы.

Денежные средства, внесенные в кассу, учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет 91, субсчет 1 “Прочие доходы, в корреспонденции со счетом 73” и “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;

Денежные средства удержаны из заработной платы работника (при наличии заявления) учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет 91, субсчет 1 “Прочие доходы”, в корреспонденции со счетом 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Д-т 50, К-т 73 — работник внес сумму стоимости трудовой книжки;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — учтена полученная выручка за покупки трудовой книжки работником;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — учтен налог на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников.

Ответственность за нарушение правил по ведению трудовых книжек

В первую очередь, работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них: должен быть оформлен приказ или распоряжение за подписью работодателя, который регламентирует перечень ответственных лиц (конкретных сотрудников) в чьей компетенции будет находится данный вид работ.

Аудит трудовых книжек: общие вопросы

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2014, N 1

АУДИТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК: ОБЩИЕ ВОПРОСЫ

Безусловно, в ближайшее время отмены трудовых книжек, о которой так много говорят, не произойдет. Этому должен предшествовать определенный переходный период. Чтобы избежать нежелательных проблем с подтверждением трудового стажа в дальнейшем, рекомендуем кадровым работникам уже сегодня задуматься о необходимости проведения аудита трудовых книжек работников в компании.

Несмотря на то что согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, Правительство России неоднократно возвращается к вопросу об отмене трудовых книжек по причине нецелесообразности их дальнейшего ведения и утраты актуальности.

Примечание. Подробнее о покупке, учете и хранении трудовых книжек — на с. 28.

В этом случае возникает обоснованный вопрос: с чем связано такое мнение чиновников? Дело в том, что с введением в системе государственного пенсионного страхования персонифицированного учета трудовая книжка утратила свое основное предназначение — быть источником сведений о трудовом стаже, без которого в советское время невозможно было оформить трудовую пенсию.

Кроме того, с 2002 г. расчет трудовой пенсии производится исходя не из трудового стажа, а из периода, в течение которого на индивидуальный лицевой счет гражданина в Пенсионном фонде РФ поступали страховые взносы.

Вместе с тем на основании Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденного Постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 N 16/19па, специалисты Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии в обязательном порядке запрашивают трудовую книжку.

Требование о предъявлении трудовых книжек при оформлении трудовых пенсий обосновано тем, что пенсионная реформа в России началась лишь в 1997 г. Первым ее шагом стало введение персонифицированного учета, предполагающего обязательную регистрацию граждан в Пенсионном фонде РФ в качестве застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в результате чего у всех застрахованных граждан сейчас есть лицевые счета, на которых фиксируется информация о стаже, заработной плате и размерах уплаченных страховых взносов.

Единственным источником сведений о трудовом стаже до 01.01.2002 является форма СЗВ-К , представленная далеко не всеми работодателями и не на всех работников. Поэтому на основании п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (далее — Постановление Правительства N 555) трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору.

Форма утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению».

Процедура проверки действующих трудовых книжек

При работе с трудовыми книжками нужно руководствоваться следующими нормативными правовыми актами: ТК РФ, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Постановление Правительства РФ N 225, Правила)) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция).

При проверке трудовых книжек необходимо обратить внимание на следующие моменты:

— соответствие бланка трудовой книжки установленному образцу;

— порядок приобретения и учета организацией трудовых книжек и вкладышей к ним, условий хранения;

— наличие документов, подтверждающих страховой стаж работников;

— правильность расчета страхового стажа работников;

— соответствие сведений о Ф. И. О., дате рождения работников в трудовых книжках паспортным данным;

— соответствие записей в трудовых книжках формулировкам приказов (распоряжений). Наличие сведений о документах, на основании которых внесена каждая запись о работе, с указанием даты и номера. Правильность внесения сведений о награждениях;

— отсутствие помарок, неточностей, исправлений, не соответствующих установленным требованиям;

— оформление вкладышей в трудовую книжку (при их наличии) в соответствии с установленными требованиями;

— правильность внесения сведений об изменении наименования организации, реорганизации и т. п.;

— наличие оттисков печатей, удостоверяющих соответствующие записи и исправления в записях;

— правильность указания наименования должностей (работы), специальностей, профессий с указанием квалификации;

— наличие записей об увольнении при прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие статьи ТК РФ, иных федеральных законов.

При оформлении трудовых пенсий в Пенсионном фонде РФ трудовые книжки тщательно изучаются. В связи с этим наличие неточностей и ошибок в заполнении, отсутствие необходимых сведений и печатей зачастую служат причиной нехватки оснований для подтверждения стажа граждан, в результате чего возникает необходимость представления дополнительных документов.

Постановлением Правительства N 555 определено, что при отсутствии трудовой книжки, а также если в ней содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы для подтверждения периодов работы принимаются:

— письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения данных правоотношений;

— справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;

— выписки из приказов;

— лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Кроме того, в качестве подтверждающих документов можно использовать иные документы (военный билет, выписку из индивидуального лицевого счета гражданина, предоставленную территориальным органом ПФР, и т. д.).

Однако, как показывает практика, нередки случаи, когда граждане не могут восстановить свои периоды работы дополнительными документами по различным причинам: утраты документов работодателями, ликвидации работодателей, отсутствия необходимых документов в архивных учреждениях. Поэтому крайне важной задачей сотрудников кадровых служб являются проверка трудовых книжек на соответствие их правилам нормативных правовых актов и исправление допущенных при заполнении ошибок.

Рассмотрим некоторые моменты процедуры проверки трудовых книжек подробнее.

Первое, что необходимо сделать, прежде чем приступить к самой проверке, — создать комиссию или назначить ответственного за проверку трудовых книжек. Поскольку унифицированной формы приказа или распоряжения законодательством не предусмотрено, составить его можно в произвольной форме (пример 1).

Пример 1. Образец приказа о создании комиссии по проверке трудовых книжек.

│ Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет» │

│ О создании комиссии │

│ по проверке трудовых книжек │

│ В целях проверки соответствия бланков и записей трудовых книжек │

│ требованиям законодательства РФ и выявления возможных нарушений │

│ 1. Создать комиссию по проверке трудовых книжек работников ООО │

│ «Рассвет» в следующем составе: │

│ председатель комиссии: Иванов Иван Иванович — начальник отдела │

│ члены комиссии: Петрова Ольга Сергеевна — ведущий юрисконсульт; │

│ Степанова Марина Петровна — специалист по кадрам. │

│ 2. Комиссии по проверке трудовых книжек работников ООО «Рассвет»: │

│ 2.1. провести проверку трудовых книжек в полном объеме в срок до │

│ 31.03.2014, в том числе: │

│ — соответствие бланков трудовых книжек установленным образцам; │

│ — порядок приобретения и учета организацией трудовых книжек и │

│ вкладышей в них, условий хранения; │

│ — наличие документов кадрового делопроизводства ООО «Рассвет», │

│ подтверждающих страховой стаж работников; │

│ — правильность расчета страхового стажа работников; │

│ — соответствие сведений о Ф. И. О., дате рождения работников в │

│ трудовых книжках паспортным данным; │

│ — наличие сведений о документах, на основании которых внесена │

│ каждая запись о работе, с указанием даты и номера; │

│ — правильность внесения сведений о награждениях; │

│ — отсутствие помарок, неточностей, исправлений, не соответствующих │

│ — оформление вкладышей в трудовую книжку (при их наличии) в │

│ соответствии с установленными требованиями; │

│ — правильность внесения сведений об изменении наименования │

│ организации, реорганизации и т. п.; │

│ — наличие оттисков печатей, удостоверяющих соответствующие записи и │

│ исправления в записях; │

│ — правильность указания наименования должностей (работы), │

│ специальностей, профессий с указанием квалификации; │

│ — наличие записей об увольнении при прекращении трудового договора │

│ со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального │

│ 2.2. Результаты проверки оформить протоколом. │

│ 2.3. В случае выявления в трудовых книжках нарушений или │

│ сомнительных для подтверждения страхового стажа периодов уведомить │

│ работников о необходимости исправлений или получения подтверждающих │

│ данный стаж документов. │

│ Директор Сидоров А. А. Сидоров │

Проверка бланков трудовых книжек

На основании п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 N 117н.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки осуществляется уполномоченными распространителями на основании договора. Но на практике работодатели часто пренебрегают данным требованием, предлагая работникам самостоятельно приобретать трудовые книжки и вкладыши в них. Причем такие ситуации имеют место не только сейчас, они достаточно часто практиковались и в предыдущие годы. Поэтому проверка бланков трудовых книжек позволит выявить трудовые книжки не установленных нормативными правовыми актами форм.

Сейчас в обороте используются трудовые книжки образца 2003 г., форма которых утверждена Постановлением Правительства РФ N 225. Это книжки серого цвета с гербом России на титульном листе, изготовленные Объединением «ГОЗНАК» и имеющие защитные знаки. Каждая новая трудовая книжка и дубликат начиная с 2004 г. должны иметь серию ТК, а вкладыш к трудовой книжке — серию ВТ.

Самая первая форма трудовой книжки утверждена Постановлением СНК СССР от 20.12.1938 N 1320 «О введении трудовых книжек». У нее темно-фиолетовый цвет обложки, обратный порядок даты (год, месяц, день) и нет защитных знаков, серии и номера. Следует отметить, что печать работодателя и подпись ответственного лица на ее титульном листе не предусмотрены.

В 1973 г. Постановлением СМ СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» утвержден бланк трудовой книжки с обложкой зеленого цвета и голубым цветом листов, а в 1975 г. Постановлением СМ СССР от 21.04.1975 N 310 «О трудовых книжках колхозников» — бланк трудовой книжки колхозника. Обе формы имеют герб РСФСР, водяные знаки — змееподобные изогнутые линии, которые можно рассмотреть под светом, ведение записей предусмотрено на русском языке и языке республики. Различие в том, что одна форма использовалась для оформления рабочим и служащим, а другая — колхозникам.

Начиная с 1974 г. и заканчивая 2003 г. использовались трудовые книжки серии АТ с нумерацией латинскими цифрами от I до X, по которым определяется период выпуска трудовой книжки:

Вкладыши в трудовую книжку выпускались также с серией АТ и нумерацией от I до IV.

На что следует обратить внимание при проверке соответствия трудовой книжки установленному образцу? Во-первых, форма бланка должна соответствовать той форме, которая действовала на момент оформления трудовых отношений с работником. Во-вторых, бланк должен быть отпечатан в типографии. В-третьих, нумерация страниц не должна быть нарушена. В-четвертых, серия и номер должны быть одинаковыми на каждой странице.

Пример 2. При проверке трудовых книжек выяснилось, что трудовая книжка одного из работников оказалась неустановленного образца с явными признаками подделки.

Такая трудовая книжка не может считаться действительной, и этот сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Хотя совсем не обязательно идти на крайние меры. Если бы данный факт был обнаружен на момент приема на работу, то, вернув трудовую книжку работнику, ему следовало по его письменному заявлению (с указанием причины — бланк неустановленного образца) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Однако, принимая во внимание то обстоятельство, что на момент приема на работу данный факт выявлен не был и работник определенный период времени уже работал по трудовой книжке неустановленного образца (новая трудовая книжка должна быть оформлена не позднее недельного срока со дня приема на работу — п. 8 Правил), в данной ситуации ему следует оформить дубликат. Обратите внимание: на основании имеющейся трудовой книжки дубликат оформлять нельзя, т. к. недействительная трудовая книжка не может служить основанием для подтверждения трудового стажа. Поэтому дубликат трудовой книжки может быть оформлен только на основании представленных работником подтверждающих документов с предыдущих мест работы.

Пример 3. При проверке трудовых книжек выяснилось, что на первом месте работы в 2004 г. одному из работников оформили трудовую книжку образца 1973 г. В этой ситуации трудовая книжка, оформленная на бланке старого образца, после 01.01.2004 будет считаться недействительной.

Сотруднику нужно объяснить, что трудовая книжка недействительна, и вернуть ему ее. Отправлять работника к предыдущему работодателю для оформления дубликата в данном случае неправомерно, так как трудовые отношения с этим работником уже оформлены.

На основании трудовой книжки недействующего образца дубликат оформить нельзя, т. к. трудовая книжка признана недействительной и юридической силы не имеет, поэтому оформление дубликата необходимо производить на основании подтверждающих документов.

Обратите внимание: в отношении вкладышей в трудовую книжку действуют те же правила, что и для трудовых книжек.

К сожалению, с момента введения в действие нового бланка трудовых книжек (с 01.01.2004) многие работодатели по различным причинам, не учитывая последствия своих действий, продолжали оформлять трудовые книжки образца 1973 г., в чем, безусловно, работники совершенно не виноваты, и отказывать им в приеме на работу по этой причине нельзя. Но проверять трудовые книжки на стадии приема на работу в любом случае не просто желательно, а даже необходимо как раз для обнаружения подобных несоответствий и исключения проблем в дальнейшем.

При выявлении несоответствия трудовой книжки установленной форме на момент приема на работу сотруднику можно оформить на основании его письменного заявления новую трудовую книжку или направить к предыдущему работодателю для оформления дубликата.

Отличие оформления новой трудовой книжки от дубликата

Нередко работники кадровых служб недопонимают, в чем отличие новой трудовой книжки от ее дубликата. В этом вопросе следует разобраться подробнее.

Когда гражданин впервые поступает на работу, работодатель оформляет ему трудовую книжку. Впоследствии при смене места работы работодатели продолжают вписывать в нее сведения о трудовом стаже и о награждениях.

Часть 5 ст. 65 ТК РФ регламентирует, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. В этом случае при оформлении трудовой пенсии работнику придется представить документы, подтверждающие его стаж, или подтверждать свой стаж в судебном порядке.

Правила предусматривают оформление дубликата трудовой книжки в следующих случаях:

— если она утеряна;

— пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

— в нее внесена недействительная запись об увольнении или переводе на другую работу.

Тогда в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о трудовом стаже, подтвержденные соответствующими документами, оригиналы которых работникам необходимо хранить для представления специалистам Пенсионного фонда РФ при оформлении трудовой пенсии.

Без подтверждающих документов в дубликат трудовой книжки вносятся записи со старой трудовой книжки в ситуациях, когда:

— запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной по письменному заявлению работника о выдаче дубликата (переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной);

— трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.) — переносятся все сведения, доступные для прочтения. Сведения, не доступные для прочтения, должны быть восстановлены на основании подтверждающих документов.

Следовательно, при поступлении на работу, являющуюся не первым местом работы, сотрудник, не имеющий на руках трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения или по иным причинам, вправе самостоятельно решить — завести ему новую трудовую книжку на новом месте работы или обратиться к последнему работодателю за оформлением дубликата.

Примечание. В следующем номере рассмотрим, на что обращать внимание при проверке титульного листа трудовой книжки, периодов работы, оттисков печатей и штампов, трудовых книжек иностранных государств и пр.

Статья написана по материалам сайтов: www.busel.org, www.audit-it.ru, hr-portal.ru.

»